¿Ya conoces el valor de contratar un Asistente remoto? ¡Felicidades! Ahora veamos cómo afrontar los retos que se pueden presentar. Te presentamos al menos 10 de ellos a continuación. pero antes veamos las ventajas que nos da trabajar con un Asistente Remoto.
Ventajas de contratar un Asistente remoto
Pues bien, los trabajadores remotos son personas tan profesionales, trabajadores y responsables como cualquier otro. Sin embargo, la reciente pandemia que afronta el mundo ha motivado a muchos a buscar oportunidades profesionales de forma remota con empleadores extranjeros.
Economía y profesionalismo al contratar un Asistente Remoto
Este es el escenario perfecto para ti como empresario que buscas trabajadores remotos. En especial porque los sueldos que aspiran son más que accesibles para ti.
Entonces, tienes a tu alcance personal altamente capacitado y con otras muchas características que te favorecen. En este post puedes ver las numerosas ventajas de los trabajadores remotos.
Aunque esta relación de trabajo es mutuamente beneficiosa, hay algunas cosas que tienes saber antes de contratar a un Asistente remoto.
Retos de contratar un Asistente Virtual de algunos países
Si entiendes los retos de contratar un Asistente remoto, puedes crear un ambiente de trabajo ideal. Así pues, en este ambiente ambos prosperarán y producirán un trabajo de calidad que les genere orgullo y satisfacción.
1.- Los problemas sociales, políticos y económicos actuales
Es crucial que asimiles lo que está pasando en el mundo entero. Así entenderás el impacto potencial que tiene en el día de trabajo típico de tu Asistente remoto.
Desde que el virus se esparció por el planeta, la realidad tal y como la conocíamos ha cambiado. Sumado a esto, muchos países latinoamericanos afrontan grandes crisis. Tan solo en Venezuela, Argentina y Uruguay, las tasas de inflación están entre las más altas del mundo.
Los alimentos y los medicamentos son inaccesibles en algunas ocasiones. En la región sudamericana hay algunos de los países más pobre del mundo. Dicho esto, hay algunas buenas oportunidades para que los empleadores contraten a candidatos muy talentosos con buenas tarifas.
2.- En ocasiones el Internet o el servicio eléctrico pudiera fallar
Está claro que el Internet es muy importante para cualquier trabajador remoto. En los últimos años los latinoamericanos tienen un acceso confiable y consistente a Internet, pero la pérdida de Internet todavía puede ocurrir pero con muy poca frecuencia.
Por ello siempre es recomendable en pensar previamente en lo que pueden hacer cuando no hay acceso a Internet. Tómate el tiempo para recordarle a tu Asistente remoto que entiendes las dificultades. Pero también es bueno que tengan un plan de respaldo si esto ocurre.
Programa tareas que se puedan hacer fuera de línea
Puedes desear tener tareas que se pueden hacer fuera de línea tales como: entrada de datos, edición de documentos, o programación. Todo ello se puede discutir con tu Asistente remoto previamente en caso de que hubiera problemas de Internet.
También puedes pedirle a tu Asistente remoto que actualice su conexión a Internet si necesitas velocidades de Internet más altas. O incluso, que tenga un proveedor de respaldo, su en su país hubiera cierta frecuencia en las fallas del servicio.
3.- Falta de comunicación efectiva
Tómate un momento para ponerte en este escenario que ejemplifica lo que puede pasar.
Acabas de terminar la tarea de crear una lista de más de 100 socios e inversores potenciales en los que estabas interesado. Te sientes satisfecho sabiendo que has investigado bien a estas personas y que has incluido toda la información necesaria.
Luego, le muestras esta lista a tu jefe y éste tiene quejas, muchas críticas y solicitudes adicionales que no se incluyeron en la sesión informativa de la tarea original.
Al principio, sólo pidió que crearas una lista de posibles socios e inversores, pero ahora está esperando cosas que no se especificaron en la tarea original. ¿Cómo te haría sentir eso? Es probable que te sientas frustrado e increíblemente confundido. Así que no le hagas esto a tu empleado.
Sé muy claro sobre lo que necesitas y cuándo lo necesitas
Invítalos a hacer preguntas, y nunca dudes en sobre-comunicarte. El objetivo es que se produzca un trabajo de calidad, así que hazlo fácil. No des instrucciones vagas y ambiguas, y describe con precisión el trabajo que necesitas.
Es importante observar cada paso de una tarea, no importa cuán pequeña sea. Anota todas las decisiones, acciones y patrones de pensamiento detrás de por qué este paso es necesario. Siempre es mejor ser específico sobre cada paso que asumir que es algo de conocimiento común.
4.- No proporcionarles suficiente trabajo
La razón por la que buscas un asistente es porque necesitas una mano. Pues bien, no dudes en asignarle tareas tan pronto hagas la contratación. Hay un montón de actividades que puedes darle a tu asistente como puedes ver en este post.
Además, no tengas miedo de darles tareas complejas. Si te tomas el tiempo para comunicar claramente tus expectativas y proporcionarles la capacitación adecuada, entonces tu hará un trabajo estelar.
5.- No contar con un plan previo de trabajo
¿Empezaste el negocio sin un plan integral? Es dudoso que lo hicieras. Entonces, ¿por qué contratar un Asistente Virtual sin una estrategia sólida?
Crear un esquema de lo que tu Asistente remoto logrará no es sólo lo correcto, sino que ahorras tiempo y dinero.
Antes de contratar un Asistente Virtual (AV), mira tus tareas actuales. Ve lo que puede hacer otra persona que no seas tú mismo. Divide tus responsabilidades en:
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Tareas que sabes que necesitas realizar a tiempo completo
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Actividades que pueden ser realizadas tanto por ti como por un Asistente remoto
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Tareas que no tienen que ser manejadas por ti en ningún momento
Establecer una lista dividida en estas tres categorías te permitirá ver adecuadamente cuánta ayuda necesitas. Si la segunda y tercera categoría son más altas que la primera, entonces un Asistente Virtual es ideal para ti.
6.- Abrumar al Asistente remoto con demasiadas tareas
Ahora, hablemos del otro extremo. Un error que muchos propietarios de pequeñas empresas hacen es contratar un Asistente para que se encargue de una multitud de tareas diferentes.
En lugar de contratar a alguien para que se encargue de algunas tareas y deberes específicos, están buscando a alguien para hacerlo todo:
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Programar todas las reuniones de negocios
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Responder a las llamadas de los clientes
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Proporcionar soporte a través de correo electrónico y livechat
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Escribir artículos en el blog
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Publicar en Facebook, Twitter, LinkedIn e Instagram
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Llegar a influencers.
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Realizar la entrada de datos
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Crear campañas de correo electrónico y enviar boletines informativos
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Desarrollar sitios de WordPress
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Cuidar del SEO de la página
Y la lista podría seguir y seguir… Contratar un Asistente Virtual para manejar múltiples facetas de tu negocio es un gran error. No sólo trae estrés al trabajador, sino que no reconoces dónde son los más fuertes. Investiga cuáles son las fortalezas de tu Asistente Virtual y combínalas con lo que necesitas.
Esta táctica disminuirá la sobrecarga de trabajo mientras que también le das tareas que son una prioridad para ti. La productividad se ve gravemente afectada cuando alguien se enfrenta a demasiadas cosas que hacer.
7.- Comenzar con expectativas demasiado altas
Como empresario, tu trabajo es entrar en cada proyecto, con metas y expectativas claramente definidas. Sin embargo, cuando se trabaja con personas, hay que crear un margen de maniobra en las expectativas. Puede haber ocasiones en las que un Asistente Virtual no haya cumplido con su obligación de programar citas para la próxima semana.
De cualquier manera, es probable que se trate de un problema de falta de comunicación más que de un mal desempeño deliberado. Recuerda, ellos están aprendiendo más sobre el trabajo y tus expectativas.
Dales tiempo para que aprendan en varios ámbitos. Guíalos hacia lo que necesitas. Ajusta tus expectativas, y deja que te sorprendan con el tiempo.
8.- Contratar demasiados asistentes remotos al principio
Cuando descubres por primera vez lo efectivo y asequible que es contratar trabajadores remotos, puede ser fácil imaginar las posibilidades y emocionarse.
Pero si alguna vez has manejado a varios empleados en una oficina, ya sabe cuáles son algunos de los problemas comunes con los que puedes encontrarte. Y estas mismas situaciones desafiantes ocurren cuando se habla de trabajadores remotos.
La comunicación, las diferencias de personalidad, la gestión del rendimiento y muchos otros problemas también son más difíciles de manejar cuando hay una distancia entre los empleadores y sus empleados. Ahora, multiplica esto por un mayor número de trabajadores.
Por lo tanto, resuelve este problema comenzando con contratar un Asistente remoto, y observa cómo funciona. Tómate el tiempo para desarrollar una relación de trabajo estable con él.
Además, permítete aprender a convertirte en el líder que necesitas ser. Sólo una vez que te sientas cómodo y hayas visto dónde prospera tu Asistente Virtual, contrata a otro miembro del equipo.
9.- Fallar en proporcionar la capacitación adecuada
Todo el mundo necesita entrenamiento cuando empieza un nuevo trabajo, ¿verdad? Así que tómate el tiempo para entrenar a tu asistente virtual ya que esto es importante para desarrollar una relación de trabajo exitosa.
Como cualquier otro empleado, tu nuevo Asistente Virtual necesita ser entrenado. La capacitación es crucial para asegurar que obtengas el máximo provecho del empleado remoto.
El entrenamiento apropiado de un Asistente es un compromiso de tiempo, pero tienes que entender que es un paso normal del proceso de contratación. Hay muchas maneras eficientes de entrenar a tu asistente virtual. Veamos algunos de ellos.
A.- Configura una base de recursos
Cada vez que crees un vídeo, un proceso o un paquete de formación, cárgalo y guárdalo. Crea una base de conocimiento de todos los detalles que van juntos. Así lograrás hacer que el equipo trabaje como una máquina bien engrasada.
Crea un punto central para que los miembros de tu equipo accedan a esta importante información. También significa que no te estás repitiendo con el entrenamiento y por ende ahorras tiempo al no tener que hacer la misma tarea una y otra vez.
Cómo configurar una base de recursos
Configurar una base de recursos puede ser tan fácil como usar un blog de WordPress.
- Primero instala WordPress en un directorio
- Luego, añade un tema libre
- Finalmente, empieza a añadir contenido
No es visible para el público, sólo es accesible para ti y tus empleados. Se tarda unos 10 minutos en configurarlo y funciona perfectamente como base de conocimientos para que almacenes vídeo, audio, imágenes y texto.
B.- Usa vídeos y audios
Hay un viejo dicho que dice que “una imagen vale más que mil palabras” . Y de los vídeos podríamos decir que valen como un millón de palabras.
Puedes utilizar ScreenFlow en un MAC, muchos usuarios de PC recomendarán software como Camtasia y Snagit. También hay soluciones gratuitas, siendo las más populares CamStudio, OBS Studio y Flashback Express.
Estas herramientas te permiten grabar procesos y entregar instrucciones importantes a través de un vídeo. No sólo es mucho más personal, sino que además es más fácil de hacer.
Te tardas más tiempo en poner instrucciones en un correo electrónico para una tarea compleja que en grabar un vídeo de lo que se necesita hacer.
El vídeo ayuda a superar las barreras lingüísticas, explica las tareas con mayor claridad y es un recurso que se puede utilizar repetidamente.
C.- Envía correos electrónicos con instrucciones paso a paso
Si bien hay formas más eficientes de comunicarse hoy en día, los buenos y anticuados correos electrónicos siguen siendo una herramienta válida y vigente. Sólo asegúrate de ser muy detallado al redactar el proceso paso a paso de cómo quieres que se complete la tarea.
Utiliza capturas de pantalla para explicar en detalle lo que te gustaría que se hiciera. Herramientas como Lightshot que toman rápidamente y capturas de pantalla que se pueden incluso editar.
D.- Utiliza sistemas de gestión de proyectos
Utiliza softwares como Basecamp, Salesforce, Hubspot, Bitrix24, Insightly y Zoho. A través del sistema Basecamp, por ejemplo, informes individuales sobre las tareas se envían automáticamente por correo electrónico. Así puedes conversar de un lado a otro sobre las tareas y también es un método de seguimiento del trabajo que se ha completado y asignado.
Estamos seguros de que puedes pensar en otros métodos de entrenamiento. Sólo recuerda que entrenar a tu trabajador no es una cosa de una sola vez. Debes continuar formándolos a lo largo de la relación laboral.
10.- No ser paciente
¿Ha desaparecido tu asistente por períodos de tiempo sin notificarte? ¿Su trabajo carece de la calidad a la que estás está acostumbrado? En lugar de despedirlos inmediatamente, pregúntales qué está pasando.
Tómate el tiempo para investigar más a fondo por qué están siendo improductivos. Te sorprenderás al descubrir qué hay detrás de su caída en el rendimiento. Podrían ser problemas relacionados con el trabajo, pero también podría ser un problema personal que los está alejando de su trabajo. Antes de tomar cualquier acción drástica, tómate el tiempo para hacer preguntas.
En resumen, tómate el tiempo para aprender sobre la cultura, entender y prepararte para algunos de los inconvenientes externos (apagones y problemas de Internet), y siempre mantén abiertas las líneas de comunicación.
Contratar un Asistente remoto siempre va a ser una buena opción. Con la capacitación adecuada y el intercambio de conocimientos, un trabajador de Latinoamérica puede ser la solución perfecta para ayudarte a crecer y expandir tu negocio.
