La productividad es algo que los emprendedores, empleados y dueños de negocios persiguen a diario. Esto es especialmente cierto para quienes trabajan de forma remota. Aquí te presentamos las 16 herramientas de colaboración que son esenciales para esos trabajadores.
Lo cierto es que el camino para ser productivo en el trabajo puede ser complicado y totalmente desafiante. Gestionar las comunicaciones de los miembros del equipo y el trabajo a pesar de las distracciones son parte del desafío de ser un trabajador remoto.
Es esencial contar las herramientas de colaboración
Es cierto que tener ciertas características de personalidad ayuda. Como por ejemplo, la disciplina, la motivación intrínseca y las tendencias organizativas son esenciales para un trabajador remoto. Sin embargo, también se necesita poder contar con las herramientas de colaboración adecuadas.
Las herramientas de colaboración permiten tomar muchos de los elementos aparentemente inmanejables de tu vida profesional y organizarlos de manera que te permitan prosperar.
Afortunadamente, vivimos en una época en la que los empresarios y las empresas están desarrollando una variedad de recursos que te permiten manejar tus tareas esenciales. Si eres nuevo en el trabajo remoto o estás buscando ser aún más eficaz en la forma de enfrentar tu día, ¡estamos aquí para ayudarte!
16 herramientas de colaboración
A continuación, te mostramos una lista de 16 herramientas de colaboración que te ayudarán como trabajador remoto a lograr más eficiencia. Te invitamos a echar un vistazo, ya que tu próxima herramienta de productividad puede encontrarse en esta lista.
Herramientas de colaboración en el ámbito de la Comunicación
El correo electrónico siempre ha sido el medio estándar para la comunicación en el lugar de trabajo. Sin embargo, los trabajadores remotos no trabajan en oficina, por tanto podrían demorar en responder a un correo electrónico. Esto hace que surja la necesidad de sistemas de comunicación más sencillos y de videoconferencia.
Estas herramientas permiten remedar el diálogo instantáneo y las interacciones físicas que se producen cotidianamente en la oficina. Al mismo tiempo, ofrecen a los trabajadores la oportunidad de mantenerse conectados desde diversos dispositivos.
La productividad requiere comunicación fluida
Los trabajadores remotos no pueden colaborar adecuadamente con los miembros del equipo o completar proyectos sin comunicación fluida.
Herramientas de colaboración de Comunicación
A continuación, se presentan algunas herramientas de comunicación populares que deberían formar parte de las herramientas de colaboración de un trabajador remoto:
Skype, una de las herramientas de colaboración más usadas
Sus precios
- En cuanto a Business Essentials son 6$ mensuales
- Si es Business son 10$ mensuales
- Si es Business Premium se pagan unos 15$ al mes
Skype Business es una excelente opción de videoconferencia para empresas grandes y pequeñas. Los suscriptores pueden disfrutar de reuniones ilimitadas, invitaciones URL y funciones de mensajería instantánea integradas.
También, pueden unirse a reuniones desde cualquier dispositivo. Skype para empresas también es conocido por sus características que permiten una colaboración fluida en las reuniones en forma de dibujos whiteboard, subidas de Powerpoint y uso compartido de la pantalla.
Características Notables de Skype
- Soporte telefónico 24/7
- Colaboración en tiempo real con hasta 250 personas
- Capacidades de sondeo
- La capacidad de grabar reuniones para su posterior visualización
Zoom
Sus precios
- Su paquete básico es gratis y la versión pro tiene un precio de 14$ mensuales
- En cuanto al paquete Business 19.99$ mensuales con un mínimo de 10 hosts
- el paquete Entreprise tiene un costo de 19.99$ mensuales incluyendo un mínimo de 50 hosts
Aunque Zoom es excelente para las videoconferencias, este programa también ofrece recursos adicionales para facilitar oportunidades más naturales de comunicación y aprendizaje.
Los usuarios pueden gestionar reuniones en línea al mismo tiempo que se aprovechan de la creación de videoconferencias y salas de conferencias con posibilidad de colaboración.
La mensajería instantánea y el uso compartido de archivos también están incluidos. Muchos están impresionados con las capacidades de Zoom, ya que el servicio es utilizado por 20th Century Fox, Uber y Zendesk.
Características Notables de Zoom
- Disponible como aplicación en teléfonos iOS y Android
- La opción de integrarse con una variedad de otras aplicaciones y programas
- Mensajería de grupo
Slack
Sus precios
- Su paquete básico es gratuito
- El estándar cuesta unos 7$ mensuales
- Su paquete Plus es de 12,50$ mensuales
Zoom y Skype para empresas son excelentes para videoconferencias y sesiones de colaboración. Sin embargo, Slack es una herramienta excepcional de comunicación diaria y productividad para los trabajadores dentro y fuera de la oficina.
Slack es conocido por permitir a los usuarios crear canales para organizar conversaciones en torno a un proyecto o tema específico. La plataforma ha evolucionado hasta convertirse en una plataforma que facilita las discusiones cara a cara y el intercambio de archivos.
Características Notables
- Compartido de canales fácil
- Conversaciones con capacidad de búsqueda
- La capacidad de integrar más de 1.500 aplicaciones listadas en el directorio Slack App Directory
- Crear aplicaciones personalizadas con la ayuda de los APIs de Slack
Herramientas de colaboración para la Atención al Cliente
Hoy en día, la mayoría de los clientes pagan más dinero para tener una experiencia placentera. Muchas de las empresas de hoy en día se están dando cuenta de esto, y están utilizando un cúmulo de herramientas de productividad para proporcionar un excelente soporte al cliente.
Al mismo tiempo, muchos puestos de servicio al cliente y de apoyo son remotos. Es por ello que los empresarios y dueños de negocios han tenido que averiguar cómo permitir que los trabajadores colaboren para ofrecer un servicio excelente. Hoy en día, las empresas con visión han respondido a la llamada de proporcionar soluciones únicas de software de soporte al cliente.
Si necesitas un seguimiento más eficiente del soporte de ayuda por ticket o lograr una colaboración más fácil entre equipos, sigue leyendo. Las herramientas de productividad que se muestran a continuación permitirán que los trabajadores remotos prosperen.
Intercom
Los precios
- El paquete «Essential» tiene un precio de 87$ mensuales
- El Pro 153$ mensuales
- Si quieres el Premium debes contactarlos para conocer el costo
Intercom es una solución de atención al cliente todo en uno para empresas de cualquier tamaño. Los usuarios pueden usar chatbots para responder preguntas en tiempo real y enviar correos electrónicos dirigidos a los clientes.
También pueden utilizar el programa para crear herramientas de ayuda y bibliotecas de base de conocimientos. El programa no sólo incorpora recursos para apoyar a los clientes. También incluye una variedad de herramientas para impulsar las ventas y mover a los clientes a través del proceso de compra. Esta oferta definitivamente puede aumentar la productividad de los trabajadores remotos que estén a cargo de la atención al cliente y el aumento de ventas.
Características Notables
- Énfasis en impulsar las ventas así como la atención al cliente
- Los profesionales pueden ofrecer soporte 24/7 con el uso de automatización y live bots
- Una bandeja de entrada de equipo que permite a los trabajadores remotos colaborar rápidamente en las consultas o reclamaciones de los clientes
Herramientas de colaboración para Gestión de Proyectos
Nada puede matar la productividad más rápido que una mala gestión de proyectos. Es un área donde muchos dueños de negocios y gerentes todavía fallan. Es comprensible, ya que la gestión de proyectos puede venir con una variedad de piezas móviles.
Tanto si se trata de la gestión presupuestaria, la delegación de tareas o la elaboración de informes, se necesitan herramientas de productividad basadas en la gestión de proyectos.
Las herramientas de productividad adecuadas pueden permitir a los trabajadores remotos ahorrar tiempo, dinero y otros recursos valiosos. La siguiente lista detalla algunas herramientas de productividad populares y ampliamente utilizadas en la gestión de proyectos para aquellos que buscan organizar sus tareas a corto y largo plazo.
Hubspot
Precios
- Tienen un paquete gratis
- El paquete Starter es de 50$ mensuales
- Paquete Professional 800$ mensuales
- El paquete Enterprise tiene un costo de 3200$ mensuales
Hoy en día, los clientes esperan múltiples puntos de contacto e interacciones. Afortunadamente, Hubspot es capaz de permitir a las empresas gestionar mejor los proyectos de marketing digital.
Desde herramientas de creación de contenido hasta marketing por correo electrónico y Predictive Lead Scoring, Hubspot tiene una variedad de funciones de gestión de proyectos de marketing. Además del marketing digital, Hubspot también ofrece un centro de CRM, ventas y service hub.
Características Notables
- Integración con la consola de búsqueda de Google
- Solución CRM gratuita
- Opciones de soporte al cliente
- Automatización de marketing
Bitrix24
Sus precios
- Tiene un paquete gratuito
- Su paquete CRM+ cuesta 69$ mensuales
- El Standard 99$ mensuales
- El Professional de 199$ al mes
Bitrix24 hace que la gestión de tareas de grupo, la planificación de proyectos, la colaboración y la gestión de clientes sea fluida y optimizada. Como resultado, Bitrix24 es una herramienta de productividad fiable.
Además, este programa permite métodos de gestión de proyectos más intensivos como el uso de diagramas de Gantt. En su esencia, Bitrix24 es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno que puede ayudar a los trabajadores remotos a gestionar mejor su día.
Características Notables
- Espacios de trabajo de proyectos
- Grupos de extranet para usuarios externos
- Dependencias de tareas
- Timetracking
- Videoconferencia
Trello
Precios
- Tiene una versión gratuita
- Una versión ejecutiva de 10$ al mes
- Su versión para empresa de 20,82$ al mes
A diferencia de muchas otras aplicaciones y plataformas de gestión de proyectos, Trello enfatiza la importancia de la organización visual. Trello permite a los usuarios crear tableros para varios proyectos y las tarjetas correspondientes para cada tarea.
A medida que se completan las tareas, los usuarios pueden moverlas a otro tablero o categoría. Para ayudar con la organización, los usuarios pueden añadir comentarios, archivos adjuntos y plazos para una mejor organización.
Características Notables
- Múltiples opciones de integración para una mayor productividad y organización
- La capacidad de sincronizar Trello a través de una variedad de dispositivos
- Adjuntar archivos y listas de control a las tarjetas
Basecamp
En cuánto a su precio, tiene un costo de 99$ mensuales.
Basecamp es una excelente alternativa a las herramientas de gestión de proyectos como Bitrix24 y Trello. La oferta de Basecamp se centra en listas de tareas, calendarios y tableros de mensajes.
Asimismo, los usuarios pueden asignar el quehacer a varios miembros del equipo, utilizar tableros de mensajes internos para las discusiones del proyecto y compartir fácilmente los calendarios con los equipos.
El programa también permite a los usuarios trabajar con clientes y miembros del equipo en la misma plataforma para facilitar su uso.
Características Notables
- Chat grupal en tiempo real
- Vincular fácilmente Google Docs
- Seguir el trabajo realizado con las Hill Charts de Basecamp
- Toma ventaja del check-in organizado
Herramientas de colaboración de Almacenamiento y colaboración en la nube
Ninguna lista de herramientas de productividad para trabajadores remotos está completa sin el almacenamiento en la nube y las herramientas de colaboración.
La propia naturaleza del trabajo remoto requiere herramientas que faciliten soluciones flexibles de almacenamiento y trabajo en equipo. La productividad y el compromiso pueden verse afectados fácilmente cuando los trabajadores remotos no pueden acceder fácilmente a los proyectos o trabajar en ellos con otros.
El almacenamiento en nube y software de colaboración hacen posible el trabajo sin importar la ubicación. Afortunadamente, hay una variedad de herramientas en esta categoría que pueden llevar a un aumento en la productividad. A continuación, se presentan algunos de los más conocidos y valorados en este espacio.
Onedrive
Precios
- El paquete básico ofrece 5GB de manera gratuita
- 50 GB por 1.99$ mensuales
- Office 365 Personal por 6.99$ al mes que ofrece 1TB
- Office 365 Home 9.99$ mensuales con 6TB
Mientras que el uso de Gmail sigue aumentando en las empresas más grandes, Microsoft Outlook sigue siendo el rey para muchos. Dado que este es el caso, muchos trabajadores remotos probablemente tendrán que usar OneDrive, un competidor digno de Google Drive.
Al igual que este último, OneDrive permite a los usuarios editar y acceder a los archivos desde cualquier dispositivo, ya sea que estén conectados o desconectados. Los usuarios también pueden compartir fácilmente archivos y carpetas enviando enlaces por correo electrónico, texto, iMessage o Facebook.
Características Notables
- Escanear documentos con un teléfono móvil para almacenarlos directamente en OneDrive
- Establecer límites de tiempo para que los enlaces expiren para aumentar la seguridad
- Colaborar con los miembros del equipo para editar archivos en tiempo real
Google Drive
Precios
- Ofrece 15GB de manera gratuita
- 2$ por 100 GB mensual
- 3$ por 200GB mensual
Al igual que Dropbox, Google ha ayudado a preparar el camino para el almacenamiento y la colaboración basados en la nube. Durante años, los usuarios se han aprovechado de un paquete freemium que ofrece un gran tamaño de almacenamiento y oportunidades de colaboración sin precedentes.
Hoy en día, las cosas no son diferentes. Google Drive permite a los trabajadores remotos almacenar o editar fácilmente múltiples tipos de archivos. Al igual que OneDrive, los usuarios pueden acceder o editar archivos desde cualquier dispositivo.
Además, en lugar de enviar archivos grandes o correo electrónico, los trabajadores remotos pueden enviar un enlace para que los miembros del equipo accedan y comiencen a editar archivos.
Características Notables
- Enviar rápidamente archivos adjuntos de correo electrónico a Google Drive con un solo clic
- Recopilación eficiente de información con los formularios de Google
- Crear diagramas con Google Drawings
Dropbox
Precios
Dropbox tiene una variedad de planes de precios desde 19,99$ mensuales por individuos hasta 20$ mensuales/por persona para empresas.
Dropbox es una excelente alternativa para aquellos que no quieren que su cliente de correo electrónico esté vinculado al almacenamiento en la nube. Los trabajadores remotos pueden almacenar archivos en un lugar central para que todos los miembros del equipo puedan acceder fácilmente a los proyectos o documentos relacionados.
Los usuarios pueden compartir archivos y carpetas con cualquier persona. Además, la función Paper de Dropbox permite a los miembros del equipo colaborar en proyectos, realizar una lluvia de ideas o compartir borradores en un lugar de fácil acceso.
Características Notables
- Planes y precios a medida para trabajadores remotos, personas con pequeños y grandes equipos
- Editar y colaborar directamente en la aplicación para móviles Dropbox
WeTransfer
Precios
- Tiene su paquete gratis
- Plus para grandes ideas 12$ mensuales
- Para ideas aun más grandes 19$ mensuales
WeTransfer es un programa de transferencia de archivos basados en la nube. Con él, los usuarios pueden enviar archivos de hasta 20 GB en todo el mundo. La empresa comenzó en 2009 y, desde entonces, ha crecido para ofrecer opciones adicionales de almacenamiento en nube.
Los usuarios pueden almacenar archivos grandes, trabajar en nuevas ideas o agrupar documentos y datos en un solo lugar. Aunque la oferta principal es gratuita, los usuarios pueden aumentar el tamaño del almacenamiento así como el tamaño de los archivos que pueden enviar contratando sus versiones de pago.
Características Notables
- Acceder al historial de envío de archivos para reenviar o eliminar transferencias
- Acceso protegido por contraseña
- Integraciones con aplicaciones como Slack, Chrome, Firefox, Command Line y Sketch
Herramientas de colaboración de controladores de tiempo y gestión de equipos
En la oficina, los gerentes y líderes pueden tener una idea de cómo y cuándo están trabajando los empleados. Pero este no es el caso de los trabajadores remotos.
Al igual que el software de colaboración y comunicación, los time trackers y software de gestión de equipos son esenciales para los trabajadores remotos. Ambos conjuntos de herramientas ayudan a ayudar a los equipos remotos a mejorar su productividad general.
Como resultado, muchas empresas, tanto remotas como de oficina, se están dando cuenta de la importancia de contar con herramientas para seguimiento del tiempo invertido en los proyectos.
Las empresas que se indican a continuación proporcionan herramientas excepcionales de seguimiento del tiempo y de gestión de equipos.
Hubstaff
Precios
- Tiene una opción gratuita
- El paquete básico es de 8$ mensuales
- La versión premium es de 11$ mensuales
- El paquete entreprise de 20$ mensuales
Hubstaff es una herramienta excelente para las empresas que pueden tener un departamento de RRHH esbelto. Hubstaff permite a los usuarios:
- Realizar un seguimiento del tiempo
- Crear nóminas
- Facturar a los contratistas
- Hacer capturas de pantalla del progreso de los empleados, todo ello dentro de la plataforma
Hubstaff también ayuda a los equipos a mejorar la productividad con puntuaciones de actividad diaria e informes sobre el progreso. El robusto conjunto de características de esta herramienta facilita la tarea de garantizar que los trabajadores sigan siendo productivos dondequiera que se encuentren.
Características Notables
- Función de planificación de empleados
- Seguimiento por GPS del tiempo dedicado a conducir en comparación con las horas trabajadas
- Capacidades de crear presupuestos de proyectos
Toggl
Precios
- Tiene su opción gratuita
- El starter tiene un costo de 10$ mensuales o 20$ mensuales
- Si quieres la opción Enterprise son precios personalizados y tienes que contactarte con ellos
Toggl hace que el seguimiento del tiempo sea sencillo y fluido. La aplicación permite que los trabajadores remotos puedan controlar fácilmente su productividad. La herramienta tiene una variedad de características para asegurar que los trabajadores permanezcan comprometidos.
Sus capacidades de detección de inactividad les recordarán a los trabajadores que deben volver a lo que estaban trabajando. Además, los gerentes pueden desglosar sus informes de tiempo para ver las acciones que están generando ingresos y que están costando dinero.
Características Notables
- Automatización de la gestión de las hojas de horas
- La opción de formación Toggl de un consultor certificado
- Una variedad de integraciones con otras herramientas de gestión de proyectos y productividad
TimeDoctor
Precios: Tiene un costo de 10$ mensuales.
TimeDoctor no sólo es útil, sino que también es accesible. Con el plan de precios de casi $10 al mes, los usuarios pueden recibir muchas funciones que ofrecen las herramientas de rastreo de tiempo más costosas.
Los usuarios pueden realizar un seguimiento del tiempo, las tareas y los proyectos. También pueden supervisar los horarios de trabajo y la asistencia, así como integrar las opciones de pago y nómina. TimeDoctor puede incluso enviar alertas a los usuarios para que se mantengan alejados de los sitios web de «pérdida de tiempo» especificados.
Características Notables
- La capacidad de rastrear las pausas
- Monitoreo del chat
- Puede informar a los clientes sobre el progreso del proyecto
- La aplicación es accesible en una variedad de dispositivos
- Capturas de pantalla automatizadas
Herramientas de colaboración: grabadores de pantalla
Mientras que una imagen vale más que mil palabras, los vídeos no tienen precio. Utilizar grabaciones de vídeo y el uso compartido de pantalla son una herramienta de productividad muy viable. Los vídeos permiten a los trabajadores remotos compartir información de una manera que puede compensar la distancia.
Desde compartir tutoriales hasta fomentar conexiones profesionales más profundas, las herramientas de vídeo son imprescindibles para los trabajadores remotos.
Aunque la mayoría todavía piensa en YouTube cuando se habla de vídeos, hay herramientas que existen con el único propósito de compartir información de manera eficiente. A continuación se presentan un par de ejemplos de opciones de software útiles para la grabación de vídeo y la captura de pantalla.
Snagit
Precios: La licencia para personas y empresas tiene un precio de 49.95$
Tratar de entrenar a alguien en una nueva tecnología o concepto de negocio puede ser un reto sin el uso de vídeos. Sin embargo, en el pasado, los trabajadores han tenido que depender sólo de capturas de pantalla y de sofisticados programas de grabación de vídeo.
Hoy en día, el Snagit de TechSmith añade algo de facilidad al proceso. La herramienta permite a los usuarios grabarse fácilmente trabajando a través de cada paso, desarrollando GIFs animados y editando rápidamente clips de vídeo.
En lugar de tener que moverse entre múltiples opciones de software, Snagit proporciona todo lo que los trabajadores remotos necesitan para grabar vídeos en un solo lugar.
Características Notables
- Grabación de pantallas de iOS
- Agregar anotaciones a todas las capturas de pantalla
- Grabar audio usando un micrófono o el audio del sistema de la computadora
Loom
Precios:
- Su paquete básico es gratis
- Su paquete Pro tiene un precio de 10$ mensuales
Si los trabajadores remotos quieren una capa adicional de simplicidad a sus grabaciones de vídeo, Loom está perfectamente posicionado para ofrecerlo. Los usuarios pueden capturar su pantalla, a la vez que graban con la cámara frontal. Una vez finalizada la grabación, los usuarios pueden compartir el vídeo con sus colegas mediante un enlace.
Los clientes han utilizado Loom para realizar demostraciones de demos productos, realizar anuncios del equipo y para incorporar a nuevos empleados. Loom es utilizado por empresas como HubSpot, Dropbox, Uber, Shopify y Salesforce.
Características Notables
- Cumple con GDPR
- Encriptación de vídeos
- Integración de Slack
Recomendaciones Finales para emplear las mejores herramientas de colaboración
El trabajo remoto puede ser una experiencia excelente. Sin embargo, para que este pueda prosperar, el trabajador remoto depende de todo un conjunto de herramientas adecuadas para la productividad.
Trabajar y comunicarse con colegas que podrían estar en todo el mundo, requiere disciplina y la voluntad de aprender cosas nuevas.
Si bien la tecnología no es la respuesta a todas las situaciones problemáticas de trabajo remoto que surgen, puede hacer que el trabajo remoto sea mucho más manejable.
Por lo tanto, esperamos que las herramientas de productividad mencionadas anteriormente proporcionen a los trabajadores remotos la ayuda que necesitan para sobresalir en una mejor gestión de la productividad.
