Sin duda alguna, la comunicación efectiva es vital en cualquier relación de trabajo. Sin embargo, es especialmente importante que puedas comunicarte con tu Asistente Virtual de manera efectiva.
Las dificultades de comunicarte con tu Asistente Virtual de manera efectiva
Muchos de nosotros sabemos que necesitamos tener conversaciones intencionales y productivas con aquellos con los que trabajamos. Pero la carga de trabajo, las distracciones y la falta general de comprensión de algunas tareas pueden entorpecer la comunicación efectiva.
Aunque tus empleados quieren hacer un buen trabajo, a veces no lo consiguen porque pueden necesitar alguna guía y dirección. Y comunicarte con tu Asistente Virtual de modo efectivo es especialmente importante. Sobre todo al principio, cuando se trata de conocer las prácticas de tu negocio.
Comunicarte con tu Asistente Virtual es esencial en cualquier asociación de trabajo
Según Clear Company, las empresas con una comunicación efectiva tienen un 50% más de probabilidades de tener una menor rotación de empleados. Otra fuente, HerdWisdom, reveló que el 33% de los empleados encuestados dijo que la falta de comunicación abierta tiene el impacto más negativo en la moral de los empleados.
Así pues, hay claras ventajas en saber comunicarte con tu Asistente Virtual efectivamente. Veamos algunos consejos a fin de conseguirlo.
Comunicarte con tu Asistente Virtual mediante el Correo Electrónico
Una de las maneras más eficientes de hacer el check-in con tu Asistente Virtual es a través del correo electrónico. Debe exigirles que te informen de lo siguiente:
- El progreso de cualquier trabajo que hayas asignado.
- Algún problema que hayan encontrado mientras trataban de hacer el trabajo.
- Si requieren alguna ayuda o asistencia de tu parte.
- Cualquier comentario que tengan para ti.
Este correo electrónico debe ser enviado al principio de cada día laborable. Es vital verificar el progreso de la tarea para asegurarse que tu Asistente Virtual entienda completamente los requisitos.
A través del correo electrónico diario, tu Asistente Virtual también puede solicitar tu ayuda o aclaración si la necesitan. Esto puede llevar a establecer una llamada telefónica o videoconferencia si necesita más explicaciones.
Emails durante el día para comunicarte con tu Asistente Virtual
Esto depende de las preferencias personales de cada persona. Algunos profesionales que trabajan prefieren el correo electrónico en lugar de una herramienta de comunicación instantánea, mientras que otros no lo ven de esta manera.
Tú y tu Asistente Virtual tienen que decidir cómo van a discutir los temas rápida y eficientemente a lo largo del día. El correo electrónico es una forma más lenta de comunicación, y puede no satisfacer tus necesidades de contacto inmediato.
Skype y Softwares de Videoconferencia para comunicarte con tu Asistente Virtual
Skype es una excelente fuente para comunicarte con tu Asistente Virtual si necesitas verlo cara a cara. Así te aseguras de que no estás perdiendo el verdadero significado de tus palabras, lo que puede suceder fácilmente a través del correo electrónico o la mensajería instantánea.
Además, mediante estas comunicaciones en tiempo real puedes tener una mejor idea de lo que están tratando de decirte. Herramientas como estas también permiten compartir la pantalla de tu computadora para que puedas mostrarles procesos o documentos vitales.
Skype y otros software de videoconferencia como Zoom, GotoMeeting o Appear.in son perfectos para reuniones sobre un gran proyecto, para formación y desarrollo.
Llamadas telefónicas para comunicarte con tu Asistente Virtual
En el caso de una emergencia o de la necesidad de aclarar más las instrucciones, levantar el teléfono puede ser la mejor opción. Si tú estás en los Estados Unidos, es probable que las horas regulares se superpongan con tus horas de trabajo. Por lo tanto, asegúrate de tener opciones para llamar fuera de una llamada telefónica real.
Skype, Google Hangouts y Whatsapp son opciones gratuitas que puedes usar para tener una conversación telefónica con tu Asistente Virtual. Sólo reserva las llamadas telefónicas reales para emergencias inmediatas.
Comunicarte con tu Asistente Virtual con Slack
Aparte del correo electrónico y las llamadas telefónicas ocasionales, Slack es una de las mejores opciones para la comunicación instantánea. A diferencia del correo electrónico o de las llamadas telefónicas, Slack permite chatear instantáneamente durante todo el día.
Con Slack puedes crear varias salas de chat para propósitos y temas específicos mientras compartes documentos. Si necesitas volver rápidamente a una conversación anterior, Slack te permite buscar en tu registro de chat.
Si tú sabes que necesitas estar constantemente disponible para tu Asistente Virtual, Slack es una de las mejores maneras de hacerlo. Elimina la necesidad de correos electrónicos largos y desorganizados o llamadas telefónicas constantes.
Por ejemplo, si tienes un Asistente Virtual que acaba de comenzar un proyecto o puede necesitar alguna guía, entonces estar accesible en Slack es lo que ambos necesitaban. Al igual que con cualquier otro programa, debes configurar los parámetros. Además, asegúrate de que ambos están de acuerdo en las horas en que estarán disponibles.
¿Cuál escoger para comunicarte con tu Asistente Virtual?
Tendría sentido que establecieras un estándar para lo que debe ser la comunicación a través del correo electrónico y lo que debe ocurrir a través de un sistema de mensajes instantáneos.
Por ejemplo, tu Asistente Virtual puede querer comentarios sobre un proyecto grande de desarrollo a largo plazo. Dado que esto no requiere atención inmediata, se puede hacer por correo electrónico.
Por el contrario, es posible que necesite ayuda rápida para buscar información sobre un cliente con el que se va a reunir en el plazo de una hora. Un medio de comunicación más rápido como una llamada telefónica, videollamada o un programa de mensajes instantáneos puede ser más apropiado en este caso. Por lo tanto, discute estos estándares con tu Asistente Virtual.
Sistemas de Gestión de Relaciones con los clientes
Los CRMs son ideales para la gestión de proyectos y la delegación de tareas. Medios como Basecamp, Salesforce, Hubspot y Bitrix24 son ideales para asignar tareas a tu Asistente Virtual. Así como el seguimiento de su progreso en cualquier proyecto que le hayas asignado.
Estos programas te permiten compartir documentos, darles acceso a los archivos con los que pueden trabajar y permitir la colaboración en el trabajo. Los CRMs son especialmente útiles si tienes un equipo de Asistentes Virtuales o trabajadores remotos.
La conversación, especialmente al principio, debe ocurrir antes de que le asignes algo a un Asistente Virtual. Utiliza el correo electrónico o Skype para informarles de los proyectos que piensas enviarles. Los CRMs son más bien una herramienta de gestión de proyectos que una herramienta utilizada estrictamente para la comunicación.
Software de presentaciones y de grabación de pantallas
La capacitación es una parte importante al principio de la relación de trabajo con tu Asistente Virtual. Tendrás que tomarte el tiempo para llevarlas a cabo ciertas tareas.
Por ejemplo, es posible que tengas una forma específica en la que te gusten las hojas de cálculo de datos formateadas en Excel o en las hojas de cálculo de Google. O quizás puede que desees guiarlos sobre cómo publicar una entrada de blog en WordPress. Una de las maneras más efectivas de entrenarlos es usar herramientas visuales para guiarlos a través de tareas y proyectos.
Herramientas como Camtasia, Snagit y Screencastify te permiten grabar fácilmente la pantalla de tu ordenador añadiendo instrucciones orales para que las compartas con tu Asistente Virtual.
Google Docs
Hay una razón por la que Google Drive y Google Docs son algunas de las aplicaciones más populares para compartir documentos. Permiten crear documentos en los que puedes trabajar eficientemente con otra persona. En el pasado, otras plataformas exigían que crearas otra versión de un proyecto antes de poder realizar una edición.
Google Docs también te permite supervisar el trabajo de tus empleados remotos en tiempo real, ya que realiza un seguimiento de las ediciones realizadas. veamos algunas de sus funciones:
- Revela la última vez que se editó el documento,
- Te permite realizar un seguimiento de los cambios que detallan el alcance de las ediciones,
- Te permite almacenar documentos de gran tamaño y compartirlos rápidamente por correo electrónico.
Google Drive y Google Docs son perfectos para proyectos en los que tú y tu asistente Virtual necesitan trabajar.
Recomendaciones Finales
La comunicación efectiva es la base de cualquier relación de trabajo productiva. Tú y tu Asistente Virtual tienen que entender las expectativas, proporcionar una retroalimentación consistente el uno al otro.
Además, estar disponible para discutir las mejores formas de abordar un proyecto o una tarea. Dado que estás operando en un entorno de trabajo remoto, debes utilizar las mejores herramientas para comunicarte.
Luego, entrénalos en cómo realizar tareas que cumplan con tus expectativas. Entender las diferencias entre el correo electrónico y Slack, o por qué una videoconferencia de Skype es mejor en ciertas situaciones que una llamada telefónica también aportará eficiencia y menos confusión a las comunicaciones.
Por lo tanto, revisa estas herramientas de comunicación y analiza cómo puedes adaptarlas a tu negocio. Puede beneficiarte de maneras que jamás habrías pensado que fueran posibles.
