La mayoría de los dueños de pequeñas y medianas empresas (PyMEs) pasan más de 41 horas al año para preparar sus impuestos. Sin embargo, ¿sabías que puedes contratar un Contador Virtual que haga esto por ti? Y lo que es mejor, por una fracción del costo de un contador local. Sigue leyendo y verás cómo puedes hacerlo.
Por qué contratar un Contador Virtual
Seguro que sí eres propietario de una empresa, puedes estar familiarizado con la estadística antes mencionada ¿Cierto? Es probable que tú pases más tiempo del que deberías en los impuestos y en la contabilidad.
Y sí no te gusta la contabilidad el tiempo se hace aún mayor. Tranquilo, no estás solo. El 40% de los propietarios de pequeñas empresas dicen que la contabilidad y la preparación de impuestos es ¡la peor parte de ser dueño de un negocio!.
Pues bien, el costo financiero y el tiempo que toma el manejo de las tareas administrativas son dos de las responsabilidades más tediosas de ser dueño de un pequeño negocio.
Muchos han tenido que optar por contratar una empresa de contabilidad costosa para que haga este pesado trabajo. Si no es así en tu caso, estás haciendo tu mismo la contabilidad y no muy a gusto con ello.
Contratar un Contador Virtual remoto es accesible
Si te encuentras en esta situación, estarás feliz de saber que hay una opción accesible para manejar la contabilidad. Se llama OUTSOURCING y te permite la posibilidad de contar con un Contador Virtual latinoamericano y profesional.
Este te brinda la ayuda asequible para una amplia gama de tareas administrativas. Contratar a un Contador Virtual es una opción potencialmente atractiva para tu negocio.
Ahorra en costos al contratar un Contador Virtual
Un salario de un Contador Virtual latinoamericano es de la mitad, la tercera parte y hasta la cuarta parte de lo que pagarías por un contador local.
Esto significa que puedes contratar a un profesional talentoso por un precio mucho más bajo. Esto hace que puedas ahorrar en cuanto a los costos de empleo. Además, como este Contador Virtual trabajaría remotamente, no tendrás que pagar por espacio de oficina o beneficios.
Con un contador Virtual también ahorras tiempo
Las prácticas contables sólidas pueden tomar una cantidad significativa de tiempo lejos de otras tareas. Mantener los libros, hacer un seguimiento de los gastos, prepararse para los impuestos y asegurarse de que se pague a los proveedores puede convertirse rápidamente en algo desalentador.
Puede que te sientas mejor haciéndolo tú mismo, pero deberías estar trabajando en cosas de mayor complejidad. Contratar a un contador virtual asegura que tengas el tiempo que necesitas para trabajar en las tareas más importantes. Esto también te permite mantener un equilibrio saludable en el trabajo y en la vida.
Un Contador Virtual maneja tus fuentes de ingresos
Si está trabajando con una variedad de clientes o tiene múltiples fuentes de ingresos, el seguimiento de todos ellos puede ser difícil. Un contador virtual puede ayudarte a organizar estas cuentas y crear informes detallados de todos tus ingresos y gastos.
Estos informes pueden darte una idea de cuáles son los clientes y socios que más ingresos están generando. Como resultado, así puedes tomar decisiones sobre los clientes con los que debes seguir trabajando.
También te da la capacidad de revaluar una estrategia para obtener ganancias y ver si algo necesita ajustes. Aquí es donde un contador virtual puede ser una adición muy útil para tu negocio.
Con un Contador Virtual te puedes asegurar de que te tus clientes te paguen
¿Están actualizadas tus facturas? ¿Los clientes te han pagado? ¿o están en peligro de enfrentarse a penalidades por no enviarte los pagos a tiempo? Un Contador Virtual puede asumir la tarea de enviar facturas, llegar a los clientes que aún no han pagado e informarles de las penalizaciones por pagos atrasados.
Es posible que no tengas tiempo de rastrear quién ha pagado. Por lo tanto, un Contador Virtual puede quitar el estrés de esto asumiendo esta parte de las tareas administrativas. Puedes sentirte seguro al saber que alguien estará monitoreando todo el proceso de facturación. De este modo, todas las facturas se pagan a tiempo y se evitan así los recargos por demora.
Entiende tu situación financiera
Un Contador Virtual también puede administrar los registros financieros que informan sobre el desempeño de tu empresa. Los Contadores Virtuales con experiencia en contabilidad pueden crear balances, reconciliar estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito.
Así como también se encargan de gestionar las cuentas por pagar y cuentas por cobrar, junto con el conocimiento para incluso hacer la nómina. Todas estas tareas ayudan a entender los ingresos y gastos incurridos por tu negocio.
Si bien estas actividades pueden parecer tediosas y aburridas, son esenciales para examinar cómo tu empresa está manejando los ingresos. Además, permiten a un Contador Virtual ver si tienes un flujo de caja saludable, así como fondos para reservas. Conocer esta información puede ayudarte a crear mejores estrategias para administrar tus fondos en caso de que surjan problemas.
¡Manos a la obra para el futuro!
En las manos de un contador no suelen estar las proyecciones financieras, sin embargo, ellos pueden proporcionártelas. Una contabilidad más avanzada requerirá empresas profesionales que se adapten mejor a este tipo de trabajo.
Tres de los indicadores clave de desempeño (KPI) más importantes son:
- Estado de flujo de caja
- El estado de ingresos
- Calendario de desembolso de efectivo
Si un contador virtual ha estado monitoreando estos números durante el mes (y en última instancia durante todo el año), puedes comenzar a usar esa información para hacer algunas proyecciones básicas sobre el próximo trimestre.
Además, si estás viendo una caída en estos números durante épocas específicas durante el año, entonces puedes prepararte mejor para estos períodos durante el mismo período el próximo año.
Tener una visión precisa de estos factores te da información valiosa. Esta te que permite una mejor toma de decisiones y proyecciones financieras con respecto a tu negocio.
Permite una reunión más ágil con tu Contador Virtual
¡Viene la temporada de impuestos! ¿Estás preparado para la visita del contador? ¿Tienes todas tus declaraciones? ¿Cuál es tu posición general? En lugar de sentirte como si estuvieras dos pasos atrás, contratar a un contador virtual puede ayudar a prepararte para una reunión sin estrés con tu contador. Ellos pueden:
- Organizar todos los informes que tu contador necesita ver
- Administrar el proceso del documento fiscal 1099
- Hacer preguntas sobre cualquier transacción compleja
- Manejar cargos duplicados en tus cuentas
- Asegurarse de que tengas toda la información que necesitas para la reunión con el contador público
Tener la información correcta en la primera ronda también puede ahorrarte tener que localizar otra información y pagar cuotas adicionales para reunirse de nuevo. Por lo tanto, trabaja con un contador virtual para asegurarte de que todo esté listo la primera vez.
Consejos para asegurar que obtengas lo mejor de tu Contador Virtual
Tienes que estar pendiente de que el contador virtual esté familiarizado con tu sistema de contabilidad. Trata de encontrar a alguien que tenga experiencia con el sistema de contabilidad que usas. Si no lo hacen, asegúrate de tener tutoriales y otras herramientas de formación para ayudarlos a familiarizarse con las características.
Seguramente, el contador virtual tendrá preguntas. Estas consultas pueden estar relacionadas con el sistema de contabilidad, una transacción reciente, tus gastos o un tema de contabilidad más avanzado. Por lo tanto, es crucial que fijes horas a lo largo de la semana para reunirte con tu contador virtual y proporcionarles la información que necesitan.
Sé claro acerca de los plazos. El momento de los impuestos es mucho más fácil si tienes toda la documentación que necesitas al final del año. Por lo tanto, comunicarte con tu Contador Virtual sobre los formularios es importante, informes e información que necesitas para este momento.
También debes proporcionarle las fechas límite para los informes mensuales y las instantáneas de tu estado financiero actual.
Tienes que proporcionar capacitación, aunque la contabilidad es relativamente sencilla en la práctica, nunca está de más proporcionarle al contador virtual alguna capacitación adicional.
Podrían encontrar formas más eficientes de organizar documentos, hacer un seguimiento de los gastos o incluso familiarizarse con algunas prácticas de análisis financiero. Por lo tanto, habla con tu Contador Virtual para ver dónde les gustaría mejorar y proporcionar capacitación cuando sea posible.
Recomendaciones Finales
El solo hecho de pensar en un Contador Virtual puede causar sentimientos de ansiedad y temor. Cada vez que facturas a un cliente, pagas por un artículo o compensas a un proveedor o contratista, el dinero cambia de manos. Como resultado, estas interacciones tienen que ser rastreadas.
Es probable que no tengas tiempo para manejar estos eventos adecuadamente. Un contador virtual con la habilidad de llevar la contabilidad puede ayudarte a tener un mejor control de las finanzas de tu negocio.
En lugar de preocuparte por el estado de pago de las facturas, la nómina de pago, o si estás aportando lo suficiente para cubrir los gastos, contrata a un Contador Virtual para que se encargue de todo esto por ti.
