Quizás ya hayas escuchado el lema de “No los podemos culpar, los podemos entrenar». Cuéntanos, ¿Alguna vez te has planteado entrenar tu Asistente Virtual?
Si eres empleador puede que alguna vez te hayas visto frustrado por el desempeño de tus Asistentes Virtuales (AV). Sin embargo, si no los has capacitado, entonces no te estás dando cuenta que la culpa no de ellos. Lo que realmente pasó es que nunca realizaron una capacitación adecuada cuando empezaron a trabajar como AV.
Entrenar tu Asistente Virtual
Todas las personas necesitan una capacitación antes de iniciar en un nuevo trabajo. Así que tómate el tiempo para entrenar a un nuevo empleado. Esto será el inicio de una exitosa relación de trabajo.
De igual manera, todos los empleos tienen necesidades específicas. Y aunque estés contratando a un profesional, igual debes capacitarlo para que desempeñe bien tu trabajo.
Es importante un entrenamiento adecuado para aprovechar al máximo tu AV. Haz una inversión y saca un tiempo para que puedas entrenar tu Asistente Virtual. Tienes que entender que a pesar de que esto es un compromiso, también, es un paso básico en el procedimiento de contratación del empleado.
¿Por qué es tan Importante entrenar tu Asistente Virtual?
El entrenamiento es indispensable para la confianza que hay desde el principio entre el empleado y tú. Este es capaz de brindar el conocimiento correcto para terminar todas las tareas asignadas en el área laboral.
Esto hará que te sientas más seguro en cuanto al trabajo que los AV van a realizar. además, ellos van a tener más confianza en ti al ver que inviertes tiempo en ellos y en el trabajo que hacen para tu empresa. Serás alguien en quien creer y a quién seguir, por tu experiencia y los conocimientos que les otorgaste en el entrenamiento.
Las personas que se desempeñan como Asistente Virtual y no reciben una capacitación o una ayuda pueden hacer sus tareas mal y con bajo rendimiento.
En cambio, ponte en el lugar de ellos, entiéndelos, sé amable y paciente. Toma un tiempo para explicarles las cosas con detalle, anímalos y ayúdales a crecer en el área laboral. Así, alcanzará el éxito que estás buscando.
Capacitaciones continuas para entrenar tu Asistente Virtual
Las capacitaciones tienen que ser continuas. No solo es un proceso al inicio de la relación laboral. Tiene que ser constante, porque en el mundo digital siempre hay cosas nuevas que aprender e innovar.
En cuanto a tecnología y nuevos procedimientos, asegúrate de que tú AV tenga el mayor conocimiento posible. Recuerda, entrenar también es construir una relación a largo plazo.
¿Cuál es la mejor manera de entrenar tu Asistente Virtual?
Veamos algunas maneras en que puedes entrenar tu Asistente Virtual a continuación:
Crea Material Audiovisual
¿No has escuchado que una imagen dice más que mil palabras? Imagínate un vídeo, dice un millón de palabras. Si tenemos un empleado fijo es más fácil enseñarles. Pero cuando tú asistente es virtual y no hay maneras de poder hacer un entrenamiento personal lo mejor es un vídeo tutorial.
Una de las mejores herramientas para esto es un software como Camtasia o Snagit. Estos son sencillos de utilizar y no son costoso. Estos programas te permiten grabar directo de la pantalla, crear y editar vídeos.
La ventaja de los vídeos
Los vídeos se sienten más personales para los que están en capacitación. Pueden escuchar tu voz, e incluso llegar a verte, de esta manera dejarás de ser un jefe de correo electrónico. Esto genera una conexión más cercana y de confianza, que es indispensable para el éxito de la relación laboral.
Hay muchas maneras de hacerle llegar los vídeos a tu asistente virtual. Puedes enviarlos vía correo electrónico. También, puedes subirlos a una plataforma en la que varios asistentes tengan el acceso y puedan verlos todas las veces que lo necesiten.
Sabemos que producir el vídeo es una inversión de tiempo. Pero también sabemos que es una herramienta muy útil y que puede servir para tu próximo asistente virtual.
Crea instrucciones de correo electrónico paso a paso
Esta es una técnica más tradicional que el vídeo, pero infalible. Puedes enviar instrucciones vía correo electrónico, al igual que puedes hacer una guía escrita pasó a paso para las tareas básicas de AV.
No te preocupes por ser demasiado detallado, coloca en el correo todo lo que puedes imaginar. Mientras el asistente virtual entienda todo lo que debe hacer. Las tareas van a ser realizadas de manera eficiente, no habrá confusiones, ni malentendidos.
Las capturas de pantalla
Utiliza capturas de pantalla cuando quieras mostrar un punto más específico. Y los puedes resaltar en la guía o en el correo electrónico cuando lo consideres necesario.
Una guía paso a paso reducirá los errores en el asistente virtual. Con ellas puedes esperar que realice bien su trabajo y sea más eficientes con el tiempo. Nunca subestimes el poder de los correos electrónicos con instrucciones paso a paso. Recuerda siempre ser detallado, lo que puede ser obvio para ti, para tu AV no.
Utiliza Herramientas de Gestión de Proyectos
Todas las herramientas que tengamos para la gestión de proyectos también son útiles para nuestros empleados remotos. Por ejemplo, Basecamp o Hubspot son súper útiles para gestionar proyectos.
Tanto empleado como empleador deben estar organizados. Y Basecamp permite hacer seguimientos a los proyectos, gestionar, colaborar, incluso colocar una fecha límite para la entrega del proyectos.
De esta manera tu AV estará integrado al equipo virtual. Además, se sincroniza con el correo electrónico, de manera que todas las tareas que sean culminadas serán notificadas por vía Email.
Otra herramienta que recomendamos es mantenerse conectados a una nube de almacenamiento, puede ser Google Drive o Dropbox, estas permiten que varias personas colaboren en el mismo documento y estar juntos en varios archivos al mismo tiempo.
Ten presente que cuando tenemos buenas herramientas de gestión de proyectos hacemos que nuestro asistente virtual se sienta más incluido en la organización, a pesar de ser un empleado remoto.
Seminarios web y vídeos tutoriales de otras personas
Sí quieres que tu AV aprenda cosas nuevas sobre tu negocio, una de las mejores maneras es que se tome un momento para observar nuevas estrategias de marketing, o una introducción a nuevos proyectos web.
De mejor manera, puedes motivarlos a ver seminarios web que tengan contenido que construyan alrededor de tú negocio. Esto podría ampliar su conocimiento en el ámbito laboral.
Combina todo en un centro de recursos
Ya te estás dando cuenta de la importancia que tiene la capacitación para los AV, y qué métodos debes usar para realizar el entrenamiento.
Pues bien, ahora debes crear un centro de recursos donde puedas guardar todo el contenido del entrenamiento. Cada vez que crees un nuevo vídeo tutorial, guía paso a paso u otra herramienta de capacitación, cárgalo y guárdalo.
La intención de la base de recursos es que cualquier miembro del equipo pueda acceder a esos documentos cuando tenga alguna duda. De esta manera se crea una base de conocimientos sólida en los AV.
Además, esto significa que no estás siendo repetitivo con el entrenamiento y estás variando el contenido. Asimismo, estás realizando la tarea correspondiente como empleador para que no tengas ningún problema con tus asistentes virtuales.
¿Cómo realizar un centro de recursos?
Es sencillo. En una plataforma tan básica como WordPress podrás configurar todo el contenido para tus empleados. Solo instala WordPress en el directorio, coloca un tema gratis y empieza a agregar el contenido que quieras.
No te preocupes por si alguien que no sea de la organización puede plagiar tu contenido. Tú puedes hacerlo no visible para el público y que solo tengan acceso a él los empleados y tú.
La configuración en sencilla. De hecho, dura alrededor de diez minutos y funciona de la mejor manera como base de conocimientos para almacenar un vídeo, audio, imágenes y texto.
¿Entrenar tu Asistente Virtual Funcionará para ti?
La capacitación para asistentes virtuales sirve para que tu AV sea lo más eficiente posible en su ámbito laboral. Sabemos que toma tiempo y esfuerzo de parte del empleador. Pero es la única manera de brindarte la mejor oportunidad de crear un relación laboral exitosa con tu empleado.
No pienses que todas las personas que tienes en tu oficina lo saben todo. Porque incluso el más experimentado necesita una capacitación y aprendizajes nuevos. Así que nunca dejes pasar por alto la capacitación de un AV.
Mientras más los entrenes, mejores serán y más involucrados estarán con tu negocio. Querrán tener éxito, por lo que van a continuar en la organización y querrán mejorar la relación a largo plazo. Y por supuesto, mientras más capacitado esté, más eficiente será.
