¿Ya contrataste a tu primer trabajador remoto? Sí la respuesta es un sí… Entonces, ¡Felicidades! haz tomado una sabia decisión. Contratar un asistente virtual puede ser difícil. Te contamos cuales pueden ser los 7 errores comunes al contratar un asistente virtual para que los evites .
Quizás por fin te diste cuenta que tenías que entregarle a un asistente virtual la mayoría de tus tareas diarias y tediosas. Lo que necesitabas era un trabajador remoto bien calificado que se uniera a tu equipo por una remuneración mensual.
Evitar ciertos errores comunes al contratar es tu responsabilidad
Por muy acertada que es la idea de contratar un asistente virtual, dar este paso no te garantiza el éxito. Los resultados de esta importante decisión dependerán de ti y de tu nuevo empleado a distancia. En realidad, la responsabilidad de que este trabajo tenga éxito es tuya y no de el nuevo asistente virtual.
Tú como empleador, eres la persona que explica cómo funcionan las cosas, cuáles son las tareas diarias del nuevo empleado, solo tú puedes planear construir el futuro de tu negocio. Por esos asegúrate de evitar ciertos errores comunes al contratar un trabajador remoto.
Errores comunes al contratar
Entonces, queremos que no cometas ciertos errores comunes al contratar y trabajar con un asistente remoto. Por eso te dejo estos 4 procesos IMPORTANTES en lo que debes estar atento:
- El proceso de contratación y la formación
- La gestión en curso
- Construir para el futuro
- Esperar demasiado desde el principio
1.- Uno de los errores comunes al contratar es esperar demasiado
Antes de empezar, dejemos algo claro desde el principio, no vas a contratar a Superman. Los trabajadores remotos de América Latina suelen ser muy hábiles y elocuentes. Sin embargo, no pueden hacer todo lo que el negocio necesita.
En realidad, nadie puede… así que sí esperas demasiado, puedes terminar muy decepcionado. Y tu intento de tener un asistente virtual no tendrá mucho éxito.
Un asistente virtual o remoto (AV) puede ayudar con muchas cosas como programación, entrada de datos, administración de redes sociales, atención al cliente y mucho más. Justo el tipo de tareas que te ahorran tiempo.
Si tus necesidad son específicas busca un trabajador remoto especializado
Aun así, no esperes que ellos se conviertan en unos expertos redactores publicitarios, o que van aprender a construir un nuevo proyecto web para ti. Sí necesitas específicamente estos requisitos tienes que contratar a un redactor publicitario con talento, o un diseñador web con experiencia que también puede ser remoto.
Posiblemente, no encontrarás a una persona capaz de hacer todas las cosas que necesitas en tu ciudad, o en cualquier parte del mundo. Así que no lo esperes de un trabajador remoto.
Por lo tanto, un puesto de trabajo con demasiados requisitos resultará confuso para las personas que se quieran postular. De esta manera estarás empezando con el pie izquierdo y es uno de los errores comunes al contratar.
2.- Otro error es contratar a un asistente virtual y no prestarle atención
De manera personal, sí contratas a un asistente virtual, ¿harías que se siente en su puesto de trabajo y lo ignorarás por unos días? Si tu respuesta fue un sí, tienes que saber que esto NO funcionará. Es indispensable que te comuniques de manera inmediata y efectiva con el. Lo ideal es que hagas lo siguiente:
- Envíale un correo electrónico de bienvenida
- Describe las funciones que esperas que él cumpla
- Hazle saber que estás feliz y emocionado por tenerlo trabajando contigo
- Posteriormente, asigna su primera tarea
Algo que no sea ni demasiado fácil, ni demasiado difícil de hacer. Además, es ideal hacerles saber que estás disponibles para ellos, y ayudarlos cuando tengan dudas, preguntas, o simplemente para cuando lo necesiten.
El simple hecho de no enviar un correo electrónico de bienvenida atractivo con su tarea inicial es un paso para el inicio del desastre. Tu nuevo AV podría sentir que no le importas. Te recomendamos que te pongas siempre en su lugar y lo entiendas.
3.- Contratar un asistente virtual y no brindar un entrenamiento adecuado
El siguiente gran error es contratar a un Asistente Virtual y no darles la formación adecuada. De hecho es uno de los principales errores comunes al contratar. Es fundamental que entrenes a tus Asistentes Virtuales de la mejor manera posible, y los más constante que puedas.
No llegaste a donde estás sin antes aprender lo que necesitabas hacer. Un AV necesita formación en sistemas, en software y conocer los procesos de su empresa como la palma de su mano.
El nuevo Asistente Virtual no conoce tu negocio. Por lo tanto, tienes que entrenarlo en todos los aspectos de tu empresa. Recuerda, que ellos no hacen milagros.
Recursos para un entrenamiento adecuado
Previamente hemos escrito algunos artículos sobre cómo entrenar a tus nuevos AVs. Aquí hay algunas cosas que te ayudarán con la capacitación de los nuevos empleados:
- Videos tutoriales
- Guías paso a paso
- Herramientas de gestión de proyectos
- Un centro de recursos de conocimiento
Todas estas son herramientas que te permiten desarrollar una excelente manera de capacitar a tus empleados de manera efectiva.
Otro error común que hay que evitar en el proceso de contratación es contratar demasiados AVs a la vez. Todo ese entrenamiento toma tiempo, así que ¿imagínate tratar de hacerlo con más de una persona?
Mejor comienza con un AV. Entiende el proceso de contratar un Asistente Virtual junto con la relación que lo acompaña antes de entrar y tratar de contratar a un equipo completo de asistentes.
4.- Errores de gestión continuos
Hay errores de gestión que se pueden cometer en cualquier entorno de oficina. Pero estos son exagerados cuando existe un trabajador remoto, que no está allí para buscar aclaraciones u orientación adicional e inmediata.
Sé específico con las instrucciones. tienes que detallar todo porque la claridad absoluta trae los mejores resultados. Así que, si es necesario, da instrucciones paso a paso para cada tarea. Hay que hacerlo así por lo menos la primera vez que el asistente virtual hace alguna labor. O también, cuando está comenzando una nueva etapa en la que previamente necesita entrenamiento para ello.
Proporcionar instrucciones vagas a tu AV simplemente conducirá a un trabajo incompleto o mal ejecutado. ¿Y de quién es la culpa? es tuya, por no se claro, ni detallado con tus asistentes.
5.- No seas un extraño
Tu AV remoto (o cualquier otro puesto para el que lo hayas contratado) estará dispuesto a trabajar duro. Pero no hay nada más confuso o frustrante que tener un jefe que rara vez se pone en contacto. Los empleados remotos podrían pensar que probablemente no te preocupas por ellos.
En cambio, tienes que estar en contacto regular, ofreciendo apoyo y orientación. Sabemos que no quieres asfixiarlos con atención pero, tienes que crear la impresión de que estás disponible en cualquier momento que necesiten tu ayuda o consejo. Esto hará que el AV tenga más confianza y esté dispuesto a desarrollar sus propias ideas.
6.- No seas impaciente y no ignores el Feedback
Que no te falte la paciencia con tu Asistente Virtual. La impaciencia es una característica humana desafortunada, pero es peor cuando la muestra un jefe. Todo lo que estás haciendo al ser impaciente es dañar la confianza del empleado. Se sentirá apresurado y bajo presión, esto lo que sólo puede conducir son errores.
En serio, corres el riesgo de que tu AV se vaya. Y si eso sucede, vuelves a empezar de cero. Este es otro de los errores comunes al contratar. Así que sé paciente, tómate el tiempo para explicarlo todo y no esperes demasiado desde el principio.
No ignores el feedback
Dar y recibir retroalimentación es crucial para tener una relación exitosa entre el empleador y el empleado. Todos necesitan saber que lo que han hecho ha sido bien recibido. Sí, las palabras amables son siempre bienvenidas, pero igualmente, es importante saber si algo no estaba del todo bien.
Como propietario de un negocio, tienes que acostumbrarte a proporcionar retroalimentación. No hacerlo es uno de los errores comunes al contratar. Recuerda, que sí falta la comunicación, tu asistente virtual se va a preocupar por si hizo algo malo, o de que sencillamente tu no le prestas atención.
No seas el tipo de jefe que es vago, distante, impaciente y no da retroalimentación. Si lo eres, y tu relación con tu empleado remoto no es tan exitosa como debería ser, sentimos ser bruscos, pero es tu culpa.
7- No ignores la importancia de pensar en el futuro
Una de las razones por las que contrataste a un Asistente Virtual fue para liberar tiempo en tu agenda diaria. El gran beneficio debe ser tener tiempo para concentrarte en el panorama general, para encontrar nuevas formas de hacer crecer el negocio.
Algunos empresarios pueden estar tentados a contratar a un asistente virtual pensando que ellos mismos resolverán las cosas. Pero eso es uno de los errores comunes al contratar. Así que necesitas crear un plan, proveer entrenamiento y crear una estrategia para sacar el máximo provecho de los trabajadores remotos.
Con el tiempo, puedes asignar responsabilidades adicionales. Tus empleados querrán crecer y desarrollar su carrera como cualquier otra persona. Si les demuestras que quieres que crezcan con el negocio, estarán más interesados en tu éxito.
¿Lo Tienes Todo?
Pues bien, sabemos que es mucho para asimilar. Pero créenos cuando te decimos que evitando estos errores comunes al contratar, estarás construyendo una relación de trabajo productiva con tu Asistente Virtual.
Y una vez que hayas repasado esta lista de errores que debes evitar, te darás cuenta de que gran parte de ellos son de sentido común.
Seguramente tú nunca querrías ser tratado por un jefe que tiene estos defectos en sus habilidades de gestión, así que, ¿por qué actuar así con alguien más?
Al contratar un Asistente Virtual, el desarrollo y el éxito de la relación depende en gran medida de ti Sí sale mal, mírate en el espejo y pregúntate: “¿Hice todo lo que debía haber hecho?” Si no, cambia tus errores antes de contratar a alguien nuevo. De lo contrario, estarás cometiendo los mismos errores una y otra vez.
