Por fin encontraste el que parece ser el asistente virtual remoto ideal. Ahora piensas que puedes entregar el trabajo, sentarte y relajarte, ¿verdad? ¡Equivocado! Antes de ello, debes integrar tu asistente virtual a tu negocio.
De hecho, aquí es donde comienza el verdadero trabajo, al menos durante algún tiempo hasta que el nuevo asistente virtual (AV) reciba toda la formación adecuada.
¿Por qué debes integrar tu asistente virtual remoto?
Un AV remoto necesita ser entrenado para poder hacer bien todas las tareas asignadas. Honestamente, es un momento grande, emocionante y quizás hasta un poco desalentador para ellos. Es probable que sea la primera vez que trabajen para una persona extranjera y es normal que no sepan qué esperar.
Tienes que darles la bienvenida en su primer día, calmarlos, alinear sus tareas y expectativas, darles su primera asignación. Todo esto sin dejar de ser positivo y haciendo énfasis en cómo deseas que sea el trabajo con ellos. Sé un constructor de confianza desde el principio.
Este artículo tiene los pasos clave a seguir cuando se contrata un nuevo asistente virtual remoto. Sigue estos consejos y aumentarán significativamente las probabilidades de desarrollar una relación a largo plazo con tu AV remoto.
Necesitas poner todo el esfuerzo durante los primeros días y semanas. Tú trabajo duro ahora dará sus frutos. Con una buena cantidad de trabajo por hacer, no cometas el error de contratar más de un asistente virtual remoto al principio. Concéntrate en contratar uno para tu negocio, y luego expande cuando el tiempo y los ingresos lo permitan.
¿Cómo integrar tu asistente virtual remoto desde el primer día?
Lo más importante es enviarle un «email de bienvenida«. Además de la entrevista y las negociaciones de contratación, esta es la primera correspondencia que recibirá de tu parte. Necesitarás hacer un excelente trabajo, para establecer el tono de lo que vendrá en el futuro.
Asegúrate de ser positivo desde el principio. Dale la bienvenida diciendo lo emocionado que estás por contratarlo. Explícale que juntos pueden lograr grandes cosas y así estará seguro desde el principio de que su contribución puede hacer una verdadera diferencia para tí.
También puedes grabar un vídeo si te sientes cómodo haciéndolo. Simplemente sé tu mismo, da un mensaje de bienvenida alentador y cuéntale al nuevo AV un poco sobre ti. Significa mucho para ellos escuchar tu voz y ver tu cara.
Integrar tu asistente virtual remoto al delinear las políticas y reglas del negocio
Antes de seguir adelante y hacer que la relación laboral funcione, es esencial delinear las políticas y reglas del negocio para que no haya lugar para malentendidos.
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Confirma las horas de trabajo
Siempre recomendamos que el trabajo sea de tiempo completo. Pensamos que necesitas a alguien que pueda dedicar el 100% de su tiempo y esfuerzo para tu negocio. De igual manera, también puedes necesitar un trabajador a tiempo parcial.
Reitera las horas que esperas que te trabajen cada día. En general ocho horas por día a tiempo completo y cuatro horas por día a tiempo parcial. También, determina a qué hora esperas que empiecen cada día. Si estás contratando a tiempo completo,debes dejar claro que tu AV no puede trabajar para alguien más.
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Aclara detalles del pago
El AV debe saber cuánto se les pagará, ya que lo discutiste previamente durante la fase de negociación. De igual manera deja claro en tu correo electrónico y confirma en qué día del mes se les pagará.
Es una buena idea pagar semanalmente durante el primer mes y luego pasar a dos veces al mes o mensualmente. Lo que sea más conveniente para ti y el nuevo empleado. Esto les da a ambos la seguridad y la tranquilidad de cara al futuro.
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Vacaciones y Permisos
Debes establecer cuánto tiempo de vacaciones puede tomar y el estrés en estos días se tienen que pagar. Los días de enfermedad también deben ser pagados. Siempre y cuando reserven sus vacaciones con suficiente anticipación y avisen cuando estén enfermos, entonces puedes planear en consecuencia.
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Comunicación
Planifica la comunicación con ellos (correos electrónicos, Skype, Slack, herramientas de gestión de proyectos, etc.) y cómo esperas que te informen.
Tienes que estar siempre disponible. Y es que tienes que aclararles que siempre estarás ahí si tienen algún problema, preocupación o están luchando con alguna dificultad en el trabajo.
¿Cómo dar a tu asistente virtual remoto su primera tarea?
¿Recuerdas tu primer día en un nuevo trabajo? Probablemente estabas nervioso y emocionado al mismo tiempo. Y cuando llegó tu primera tarea, estabas ansioso por hacerla bien. Así es como se sentirá tu nuevo AV, así que piensa cuidadosamente en cuál debería ser la primera tarea.
No hagas que sea muy difícil, que echen un vistazo y piensen que el trabajo no es para ellos después de todo. Tú quieres que confíen en su capacidad para hacer el trabajo y hacerlo bien.
Pero igualmente, no lo hagas tan fácil, que se vuelvan complacientes. En su lugar, que sea lo suficientemente desafiante como para que tengan ganas de triunfar y demuestren de lo que son capaces. Diles que tú sabes que es un reto, pero que esperas que lo completen bien. Si necesitan hacer una pregunta, asegúrate de demostrar que pueden acercarse a tí en cualquier momento.
Es importante que esta tarea esté relacionada con el trabajo para el que fueron contratados, no es sólo una tarea al azar. Y una vez que el trabajo esté hecho, evalúa el desempeño y dales tu opinión detallada.
Ofrecer críticas constructivas está bien, siempre y cuando expliques las razones de ello. Sobre todo, asegúrales lo contento que estás con su trabajo. Ahora que han comenzado, el trabajo debería progresar sin problemas de aquí en adelante.
¿Tu asistente virtual remoto tiene las herramientas adecuadas?
Antes de entregarles el trabajo regular, asegúrate de que tengan todo el software y las herramientas adecuadas y de que tengan acceso a ellas. Hay toda una lista de cosas que podrían necesitar dependiendo de las tareas que les hayas encomendado. Estos podrían incluir:
- Acceso al correo electrónico.
- Chat en vivo para tu sitio web.
- Acceso a hosting.
- Acceso a WordPress o al sitio web.
- Google Analytics y Google Ads.
- Tus cuentas de redes sociales.
- Calendario de Google.
- Herramientas de software como Photoshop, Illustrator, etc.
- Herramientas en línea como SEMrush o HRefs.
- Skype, Slack, etc.
- Acceso a tus materiales de formación.
- Acceso a Dropbox o Google Drive.
Estas son algunas de las herramientas y software más comunes para las que podrían necesitar acceso, pero puede haber más dependiendo de tu negocio.
También puedes utilizar herramientas de gestión de contraseñas como Roboformand Lastpass y darles acceso restringido a determinadas aplicaciones y herramientas para que el flujo de trabajo sea más eficiente.
A medida que encuentres más y más tareas para que hagan, la capacitación debe ser un proceso continuo con tu nuevo empleado.
Nunca Dejes de Entrenar tu AV
Entrenarlos toma tiempo, pero sin él entrenamiento, estarás haciendo más trabajo para tí mismo en el futuro. Para empezar, dales el entrenamiento adecuado.
No sólo les da los conocimientos necesarios para completar el trabajo, sino que también les da la confianza para tener éxito. Incluso se sentirán más seguros porque te habrás tomando el tiempo para ayudarlos a prosperar.
Las Primeras Semanas Juntos
Como toda nueva relación laboral, las primeras semanas son las más importantes. Establece el tono para el futuro y puede tener un impacto real en el éxito de tu relación laboral.
Asegúrate de que siempre haya otra tarea preparada para ellos. Si completan un trabajo antes de lo que pensabas (¡genial!), no los dejes sentados. Sí están ocupados, obteniendo mucho trabajo y mucha retroalimentación positiva, estarán contentos, especialmente si tú siempre estás disponible para responder preguntas u ofrecer consejos.
El Correo Electrónico Diario
Cuando trabajas remotamente, tal vez a miles de kilómetros de distancia, incluso si estás en la misma zona horaria, un correo electrónico diario es una forma vital de informarte sobre su progreso.
El correo electrónico diario tiene tres propósitos esenciales:
- Dejarte saber qué tareas han realizado durante el día.
- Evitar cualquier problema con el que se encontraran.
- Dar sugerencias sobre cómo puedes ayudar a resolver esos problemas.
Por supuesto, también puedes comunicarte varias veces al día a través de Skype o de otras herramientas de mensajería instantánea y correo electrónico, pero el papel vital del correo electrónico diario sigue siendo el mismo. Es un registro escrito de los progresos y los obstáculos. Además, es fácil para tí responder con elogios, agradecerles y hacer cualquier pregunta que puedas tener.
No olvides responder a estos correos electrónicos diarios, aunque sea con un simple agradecimiento, porque entonces sabrán que lo recibiste y hubo una respuesta.
Pronto sabrás si todo está funcionando
En algún momento del primer mes, llegarás a una conclusión sobre el éxito o fracaso de la relación de trabajo con tu nuevo asistente virtual remoto.
Sabrás si son tan capaces como esperabas y si los has entrenado tan minuciosamente como hemos recomendado en este artículo. Entonces probablemente estarás satisfecho con los resultado.
No vamos a fingir que va a funcionar todo el tiempo. Puede haber muchas razones como la personalidad y la actitud que influyen en los resultados. Pero si las cosas no están funcionando, entonces es mejor dejarlos ir (obviamente asegurándose de que hayan sido pagados correctamente).
Pero no te rindas si no funcionó la primera vez. Inténtalo de nuevo y contrata a otro. Si cometiste errores con el primero, es de esperar que hayas aprendido de esos errores. La próxima contratación debería funcionar mejor, y probablemente obtendrás un retorno de la inversión muchas veces mayor.
