Contratar un Asistente Virtual para Tu Firma de Abogados

Steve

Un artículo de Business Insider destaca el día en la vida de un abogado y aquí discutiremos los beneficios de contratar un Asistente Virtual para Bufete de abogados.

 

Por qué contratar un Asistente Virtual para Bufete de abogados

 

Hay muchísimos beneficios en  contratar un Asistente Virtual para Bufete de abogados. Pero antes veamos cómo es el día de un abogado según el artículo antes mencionado.

Primero, el autor hace una crónica de su día que comienza a las 7:00 a.m. y se extiende hasta las 8:45 p.m. en un día de trabajo muy ocupado. Su trabajo consiste en responder y enviar un sinfín de correos electrónicos, atender llamadas de clientes, asistir a reuniones, hacer revisiones de documentos y negociaciones.

Le resultaba difícil encontrar tiempo para visitar el gimnasio o para sentarse onlinepokerstart a almorzar durante una hora. El autor también detalló su agenda en un día no muy ajetreado. Pero aun así la mayoría de los días terminaba a las 8:45 p.m.

 

Un Asistente Virtual para Bufete ayuda a conseguir el equilibrio

 

Según un estudio de la Hazelden Betty Ford Foundation y la American Bar Association Commission on Lawyer Assistance Programs, el 28% de los abogados en ejercicio sufren de depresión. Un estudio de Vault, una compañía de investigación de carrera, encontró que sólo el 31% de los abogados están usando todos sus días de vacaciones.

Estas estadísticas revelan que un gran número de abogados no disfruta de un equilibrio decente entre el trabajo y la vida privada.

No es un secreto que cada día viene con su propio conjunto de desafíos únicos. Sin embargo, como se indica en el sitio web de The Balance Small Business, un equilibrio eficiente entre el trabajo y la vida privada no ocurre por sí solo.

 

Un Asistente Virtual para Bufete es la solución

 

En vista de lo anterior, los abogados deben sentirse cómodos con la delegación de tareas. Pueden crear una estrategia de gestión del tiempo que les ayude a comprender sus días de trabajo.

Una de las mejores maneras en que un abogado puede aliviar su carga de trabajo es contratando un Asistente Virtual para Bufete de abogados remotos.

Un Asistente Virtual profesional y experimentado puede quitarte muchas tareas de las manos. Esto te permite centrarte en los aspectos de las tareas más críticas de tu trabajo.

Según el Estudio del Estado de las Pequeñas Firmas de Abogados de 2017, el 70% de las empresas consideran que dedican demasiado tiempo a tareas administrativas. Piensa en las siguientes dos preguntas:

 

  • ¿Estás invirtiendo una gran cantidad de tiempo en marketing, contabilidad, gestión de horarios o llamadas de clientes?
  • ¿Tienes muy poco tiempo para las tareas que sólo tú puedes hacer, así como tiempo para descansar?

 

Si todas las respuestas son desfavorables, consulta nuestros consejos para contratar un Asistente Virtual para Bufete que pueda aliviar tu agotamiento.

 

Decide qué delegar a un Asistente Virtual para Bufete 

 

Este paso puede ser una de las tareas más difíciles de hacer (además de encontrar al profesional remoto adecuado). Sin embargo, esto es necesario para empezar a trabajar. Necesitas repasar cada función que estás haciendo actualmente y determinar lo que puedes darle a un Asistente Virtual para  Bufete

Una excelente manera de comenzar este proceso es categorizar tus tareas en grupos de complejidad y riesgo. Por ejemplo, los elementos de bajo riesgo y baja complejidad son las tareas que le darás a un Asistente Virtual. Tareas de alto riesgo y de alta complejidad son tareas que tú tienes que manejar.

Para todo lo demás, puedes delegar en base a la experiencia que tenga tu Asistente Virtual para Bufete en asuntos legales.

 

Encuentra el Asistente Virtual para Bufete adecuado

 

La cantidad de experiencia que buscas dependerá de la cantidad de tareas de alta complejidad que desees para tu Asistente Virtual para Bufete. Seguramente estas buscando a alguien que tenga experiencia previa en la industria.

Es crucial que establezcas tu proceso de contratación e incorporación para los candidatos que sólo cumplan con los criterios especificados.

 

Qué buscar en un Asistente Virtual para Bufete

 

Por lo antes dicho, sería útil que consideraras adoptar el siguiente enfoque:

  • Presta atención a la experiencia. Si estás buscando a través de perfiles en nuestro sitio, mantén un ojo en la experiencia del profesional. Por ejemplo, ¿han trabajado para un bufete de abogados? ¿Son abogados convertidos en asistentes administrativos a tiempo parcial? ¿Asistieron a la escuela para estudiar asuntos legales? Ten cuidado con estas interacciones con tu sector.
  • Crea preguntas basadas en el escenario. Si deseas saber cómo manejan una tarea específica, incluye preguntas generales y específicas del escenario en tu entrevista. Obtén la información más detallada posible sobre lo que necesitas y formula preguntas en torno a estas tareas.
  • Permíteles mostrar tu experiencia a través de proyectos. Antes de que ambos se comprometan a trabajar juntos, pídeles que asuman un proyecto de bajo riesgo. Esto, por lo tanto, indicará su nivel de experiencia en asuntos legales.

Seguir este proceso puede ayudarte a encontrar al profesional latinoamericano que mejor se adapte a tu organización.

 

Crea un sistema para que tu Asistente Virtual para Bufete haga las tareas

 

Has creado un sistema de contratación e incorporación que te ayudará a asegurarte de que puedes encontrar el talento adecuado. ¡Excelente! Sin embargo, aún queda trabajo por hacer. Para que la vida sea más cómoda, es necesario crear sistemas. Esto es muy importante para que tú y tu  Asistente Virtual para Bufete tengan éxito.

Por ejemplo, si necesitas que tu asistente te ayude a manejar mejor tu horario, desarrolla este sistema antes de que llegue. Encuentra una aplicación de gestión de horarios que funcione mejor con tu rutina diaria. Y entonces, configura el marco de trabajo para utilizar este sistema.

Los pasos incluyen el desarrollo de un procedimiento sobre cómo deben categorizar los eventos y la urgencia de cada uno. También debes decidir la cantidad de tiempo de bufete entre cada reunión o llamada. Una vez que ya tengas los principios y el sistema, tienes que tener el tiempo para ponerlos en práctica. Luego, entrégales estas herramientas a tu asistente.

 

Permíteles administrar tu presencia en la Web

 

Como se mencionó anteriormente, la mayor parte del día consiste en reuniones, correos electrónicos y revisiones de documentos. Por lo tanto, crear y mantener una presencia en la web es una tarea difícil.

Esta tarea es de menor riesgo y baja complejidad dependiendo de las funciones que necesites realizar. Tu Asistente Virtual para Bufete puede publicar en las redes sociales, interactuar con tus seguidores, mantener tu sitio web y publicar contenido en un blog.

Muchas de las tareas que tu asistente manejará dependerán de su nivel de experiencia y de la complejidad de lo que tú necesitas. Si sabes que necesitas ayuda en el departamento de marketing, busca un profesional con experiencia en este campo.

Ellos pueden organizar y agilizar la comercialización y la marca de la práctica jurídica. Esto también hará que sea más fácil para los clientes encontrarte.

 

Asigna tareas de investigación básica y de entrada de datos

 

La investigación de casos y leyes complejas debe ser dejada a los abogados profesionales y a los abogados junior. Los profesionales latinoamericanos pueden realizar investigaciones preliminares y básicas, lo que puede ahorrarte mucho tiempo.

Para ello, es posible que desees revisar y categorizar la información que necesitas que es de bajo riesgo y relativamente fácil de encontrar. De esta manera, te aseguras que tu asistente puede ayudar sin sentirse abrumado o confundido acerca de lo que necesitas.

También se les pueden asignar tareas relacionadas con la entrada de datos. Puedes pedirles que introduzcan la información del cliente en un CRM, o que transcriban grabaciones de entrevistas o testimonios. Ambas tareas son relativamente de bajo riesgo, pero también son increíblemente útiles para permitirte a ti y a los abogados junior trabajar en proyectos de mayor complejidad.

 

Delega deberes financieros y de contabilidad básica 

 

Es posible que tengas un contador profesional que revise periódicamente tus libros. Sin embargo, ¿quién gestiona el presupuesto y los gastos diarios? Esto podría ser justo lo que necesitas para mantener tus finanzas organizadas.

Hemos compilado una lista de aplicaciones de software que facilitan la gestión de recibos y el seguimiento de gastos. Aplicaciones como Quickbooks, Zoho Office Suite, Xero y Wave facilitan el seguimiento de los costes diarios. Además, los equilibran en gastos con el presupuesto asignado.

El hecho de que un  vigile atentamente tus libros les permite detectar cualquier cosa que pueda presentar un problema financiero significativo.

Es posible que tú mismo tengas la intención de llevar un registro de esta información. Pero es probable que tu horario no te permita detectar gastos excesivos o errores menores que un Asistente Virtual para Bufete  tendría tiempo de ver.

 

Haz que tu Asistente Virtual haga Screen Calls

 

En el artículo de Business Insider mencionado anteriormente, el autor discutió el alto volumen de llamadas que recibió a lo largo del día. Algunos clientes pueden tener necesidades urgentes que requieren atención inmediata. Mientras que las necesidades de otros clientes pueden no ser tan importantes. Sin embargo, una vez que el autor estaba al teléfono, tenía que ayudar al cliente a resolver el problema.

Un Asistente Virtual podría ser beneficioso durante este proceso. En lugar de tener que responder a cada llamada, podrían responder a tus llamadas y sólo enviarte los clientes que tienen problemas urgentes. Ellos pueden entonces programar las llamadas menos urgentes para una hora que mejor funcione para ti y el cliente.

Un trabajo importante para esta tarea sería la creación de un sistema como Calendly. También pueden ver tu calendario mientras hablan con los clientes para elegir un momento para el seguimiento.

 

Recomendaciones Finales

 

Afortunadamente, el aumento de Internet de alta velocidad y las comunicaciones eficaces en línea hace que sea fácil contratar a un Asistente Virtual Remoto a un precio asequible. Una vez más, el objetivo es encontrar tareas de bajo riesgo y baja complejidad.

Luego entrevistarlos para ver si pueden asumir tareas de mayor complejidad. A partir de ahí, puedes decidir mejor las tareas administrativas y de marketing que puedes delegar a tu recién contratado Asistente Virtual.

Tus días de trabajo no deben ser de 12 a 15 horas. En algún momento, tienes que encontrar un equilibrio entre tu vida profesional y personal. Contratar un Asistente Virtual te permite practicar mejor la gestión del tiempo y la delegación de tareas.

 

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Steve

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