Property Management Virtual Assistant

Full Job Description

Property Management Virtual Assistant (Support Role)Pay: $7-9/hour, based on experience Schedule: 25 hrs/week to start, America/Denver hours preferred 

Note: 

This role starts as a 3 month paid trial period before becoming permanent, so we can both make sure it's a good fit.

About Us

H2 Properties is a real estate investment and property management company based in Denver, Colorado. We buy, sell, fix and flip, and hold properties all over Colorado: single family, multifamily, commercial, and industrial. 

We're a small, hands-on team:

• Two active principals, Andy and Joe, who run acquisitions/dispositions and construction

• A general contractor and project manager overseeing our crews contractor crews who've been with us for 5 years

• A portfolio manager overseeing operations and projects across our 175 properties statewide. Whose been with the company 4+ years. This is who you will report to. 

• A lead VA who's been with us 2+years

• A Owners Rep whose been with the company for 2 and a half years

Everyone wears a lot of hats. Work hard, play hard, be yourself.

Job Responsibilities

Job Description

This role works directly with our portfolio  manager and property management VA  TO support day to day operations across the whole rental and fix and flip business. You'll have regular contact with tenants and vendors, handle real problems as they come up, and take ownership of the things on your plate rather than waiting to be told what to do next.

Responsibilities

• Manage day to day operations across our rental portfolio: marketing, leasing, lead follow-up, and assigning work orders to vendors

• Respond to tenant inquiries and concerns by email, chat, or phone, promptly and professionally — including the harder conversations, not just the easy ones

• Assist with screening and processing rental applications, including background and credit checks

• Coordinate lease agreements: prepare and review contracts, make sure everything's accurate, get signatures

• Keep tenant info, lease agreements, rent payments, and maintenance records accurate and current

• Schedule property viewings, inspections, and maintenance appointments with tenants, vendors, and owners

• Source vendors for jobs we don't already have someone for — find who to call, get quotes, and coordinate the work from scratch

• Set up utility accounts and follow up until they're actually active, which sometimes means calling every day for 4–5 days straight

• Help with rent collection and basic financial recordkeeping: tracking payments, sending reminders, preparing reports

• Manage property listings online and support marketing to attract tenants

• Help resolve tenant disputes and complaints, working through to an actual resolution, not just passing it along

• Do market research and competitive analysis to help with pricing and marketing decisions

• Handle general admin: filing, data entry, document management

• Help organize utility billing across the portfolio

• Code accounting entries in Google Sheets weekly

• Reconcile Appfolio, Home Depot, and other regular payables and receivables monthly

• Communicate with our outside bookkeeping firm monthly for edits and clarity

• Take on research and problem solving for things that don't have an established process yet, and come back with options instead of just questions

• Assist with fix and flip projects: tracking timelines, coordinating with contractors, keeping budgets and scope organizedRequirements

• Real estate, property management, or construction related experience is a plus, but we'll consider strong candidates without it

• Comfortable on the phone, including with upset tenants or difficult vendor conversations

• Appfolio experience helpful, but we'll train on it

• Comfortable with Excel or Google Sheets

• Organized enough to juggle a lot of moving pieces without dropping any of them

• Reliable internet and a quiet space for callsWhat We're Looking For

• A true jack of all trades, comfortable picking up something new without being walked through every step

• A problem solver who digs in and figures it out, not someone who needs constant direction

• Confident handling tough conversations, mad tenants, pushy vendors, awkward asks

• Responsible, self disciplined, and doesn't let things sit

•Positive attitude and genuinely easy to work withTrial PeriodThe first 3 months are a paid trial. Pay and schedule stay the same throughout — it's just a chance for both sides to confirm this is a good long-term fit before making it permanent.

Job Requirements

Minimum Skills & Qualifications:

• 3+ years of real estate or construction related experience

• Advanced knowledge of Appfolio software 

• Intermediate to advanced excel/spreadsheet knowledge

• Extremely strong communication & relationship building skills

Desired Qualifications:

• 3+ years of property management experience

• 2+ years of customer service

• 2+ years of leasing & marketing real estate

• 2+ years managing others

Personality Characteristics:

• Ability to work independently

• Confident

• Go Getter

• Responsible

• Passionate

• Self Disciplined

• Willingness To Get Uncomfortable

• Professional Appearance/Demeanor

• Voracious Learner

• Positive Attitude

Skills Required

• Phone Support - Intermediate
• Email Management - Intermediate
• Real Estate Sevices - Intermediate

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..