Es probable que parezca que nunca hay suficientes horas en el día, si eres un empresario. La sensación de tener los días llenos puede hacernos envejecer rápidamente. Por eso, delegar tareas es crucial para la vida de un empresario.
Por qué es esencial delegar tareas
Puede ser un reto dominar este arte. Pero delegar tareas te dará el tiempo y el espacio que necesitas. Así podrás manejar los aspectos del negocio y los asuntos que realmente necesitan tu atención.
La delegación es necesaria, pero también es difícil de poner en práctica. Puede ser difícil confiar en alguien lo suficiente como para pasarle tus deberes. Sin embargo, aún no vivimos en una época en la que puedas clonarte a ti mismo o a tu empleado estrella.
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Por lo tanto, necesitas algunas manos adicionales para ayudarte a lograr lo que necesitas.Aquí es donde un asistente virtual puede realmente entrar en juego.
Estos profesionales pueden ayudarte a gestionar las tareas repetitivas o “comunes” de tu negocio. Sin embargo, antes de que puedas utilizar sus servicios, tienes que entender el verdadero significado detrás de la delegación.
¿Qué significa delegar tareas?
Para los empresarios, delegar tareas es más un entendimiento que una terminología. Delegar tareas es darse cuenta que no se puede hacer todo. En su esencia, la delegación de tareas requiere que tu seas estratégico en cuanto a lo que realmente deberías dedicarle tu tiempo.
¿Deberías responder a esa llamada, o debería un asistente virtual hacerlo? Si lo dejas a él manejar al cliente mientras creas una estrategia más completa de experiencia del cliente, estás aprendiendo a delegar tareas.
Una vez que entiendes el significado de la delegación, entonces podrás comenzar a elaborar una estrategia para tratar con ella. El arte de delegar tareas va a ser diferente para cada empresario.
Por lo tanto, se requiere que entiendas el significado básico, pero también que formules tu propia respuesta sobre cómo se ve la delegación para ti. Así que, antes de preparar una descripción de trabajo o entrevistar a un candidato, vuelve a la pregunta “¿Qué significa delegar?”. A partir de ahí, puedes poner tus necesidades en una perspectiva más elevada.
Establecer las tareas que sólo tú puedes hacer
El primer paso en el proceso de delegación es saber qué es lo que sólo tú puedes manejar. Tómate un momento para sentarte, repasar y escribir todo lo que haces en un día de trabajo y todo lo que necesitas hacer en tu negocio.
Una vez que hagas esto, da un paso atrás y cuenta todas las cosas que prefieres hacer que sólo tú puedes hacer. Estas tareas van a ser tus tareas comerciales importantes. Estos pueden incluir:
- Hablar con los socios
- Preparar estrategias de negocios a largo plazo
- Lanzar tu negocio
- Cerrar tratos
Estas son las acciones en las que eres la cara de tu negocio. Las tareas que sólo tú puedes hacer son aquellas que requieren conocimientos específicos y que probablemente ocupará gran parte de tu espacio mental. Saber cuáles son estas tareas, te ayudará a reducir la lista que puedes pasar a otra persona.
Prepárate para separarte de lo que “te gusta” hacer
Puede haber tareas que te gusten. Tal vez te guste administrar tus mensajes en las redes sociales o crear diseños gráficos sencillos. También, puedes disfrutar de una interacción diaria y directa con los clientes.
Aunque estas actividades pueden proporcionarte satisfacción, también pueden alejarte de las cosas que sólo tú puedes hacer. Por muy difícil que sea, estas son tareas que deben pasar a los asistentes virtuales.
Para llegar al corazón de por qué es importante, volvamos a la pregunta “¿Qué significa delegar?”. Recuerda lo que es realmente una delegación y por qué es crucial para tu éxito. Esta mentalidad te permitirá dejar ir las tareas que te gustan, para obtener la tranquilidad que necesitas.
No tengas miedo de delegar tareas que crees que no deberías
Es fácil olvidar que la vida diaria puede interferir en tu día a día. Las citas con el dentista, las vacaciones familiares y las compras no pueden quedar en el camino. Necesitas una manera de manejar estos aspectos personales de tu vida, al mismo tiempo que manejas tus tareas profesionales.
Afortunadamente, un asistente virtual puede ayudarte a manejar mejor estas tareas.Puedes sentirte culpable por pedirle a un asistente virtual que programe una entrega en el supermercado, arreglos de vacaciones o citas con el médico. Sin embargo, estas son cosas que hay que hacer.
No te dejes atrapar por lo que crees que “deberías” hacer tú mismo. Hay que dejar paso a lo que “sólo” se puede hacer. Por lo tanto, recuerda tu pregunta orientadora: “¿Qué significa delegar?” Piensa en la respuesta y aplica el concepto a las cosas que crees que deberías estar manejando.
La mayoría de lo que haces puede ser delegado
La mayoría de lo que manejas en el día a día se puede pasar a un asistente virtual. El reto entra en juego con respecto a tu apego a estas tareas, y tu confianza en la persona a la que le estás delegando las tareas.
Tienes que sentirte cómodo manejando lo que haces y trabajando con tu asistente virtual para completar estos proyectos. Sin embargo, antes de iniciar el proceso de delegación, debes asegurarte de que tienes el talento adecuado. La siguiente sección discutirá los pasos que debes seguir para preparar tus tareas para un asistente virtual.
Configura las tareas para delegar
Una vez que hayas decidido delegar tareas, prepáralas para que pasen rápidamente a otra persona. Estos son los pasos que debes seguir en el proceso de preparación de la delegación.
- Empieza con la pregunta orientadora de ¿Qué significa delegar? Esta pregunta debe actuar como filtro para el proceso de tu delegación.
- Vuelve al significado básico de delegación y al tuyo propio.
- Luego, vuelve a revisar tus listas de tareas que decidiste mantener y asegúrate de haber delegado todo lo que puedas.
Crea instrucciones sencillas y prácticas
Repasa estas actividades como si nunca las hubieras hecho antes, y empieza a escribir las acciones necesarias para llevarlas a cabo. Esto te permitirá ver las acciones necesarias para completar tus tareas. Como resultado, también puedes crear un programa de capacitación que los acompañe.
Especifica los resultados deseados
¿Cuáles son los productos o resultados de estas acciones? Asegúrate de saber qué es lo que quieres que ocurra después de que se complete la actividad.
Por ejemplo, tal vez deseas obtener resultados más altos en las encuestas de satisfacción del cliente. Un asistente virtual ha estado manejando más llamadas telefónicas desde que lo contrataste. Conoce las mejoras y los resultados que deseas ver.
Crea expectativas claras
Sé claro acerca de lo que estás buscando con respecto a cada tarea. ¿Deseas que tu asistente virtual esté accesible durante ciertas horas del día? ¿Necesitas que los asistentes virtuales se adhieran a una plantilla determinada? Conoce tus necesidades y sé lo más claro posible con respecto a lo que esperas.
Ten un plan para proporcionar retroalimentación
Sé accesible para tu asistente virtual, tienes que estar disponible para preguntas, inquietudes y consultas sobre mejoras. Cuanto más tiempo trabaje tu asistente virtual para ti, más fácil será para ellos saber qué es lo que esperas.
Sin embargo, puedes hacer que sea más fácil para ellos hacer esto al proporcionarles retroalimentación por lo menos cada dos semanas o cada mes.
Configura cualquier procedimiento o software
Si sabes que necesitarás una aplicación de comunicación es imprescindible que lo configures antes de contratar a alguien. Puede ser un programa de software de colaboración o una herramienta de gestión del tiempo.
No esperes hasta que contrates a un asistente virtual para probar un nuevo software. Considera la posibilidad de delegar las tareas e investiga las herramientas que necesitarás para trabajar con tu asistente virtual de manera efectiva. Ayudará si se te das cuenta de ellos con anticipación.
Puntos a recordar para delegar tareas
Cuando contratas un asistente virtual, hay algunos puntos que debes recordar mientras te preparas para encontrar a la persona adecuada.
Debes saber si necesita ayuda especializada
Muchas veces, los asistentes virtuales pueden manejar tareas básicas que son relativamente fáciles de entregar. Sin embargo, si tiene necesidades más detalladas, puedes contratar a un asistente virtual especializado.
Por lo tanto, mira tus tareas para ver si tu asistente virtual necesita conocimientos más sofisticados para completarlas.
- Pide recomendaciones o muestras de su trabajo
Siempre pide pruebas de la ética de trabajo y el rendimiento de un asistente virtual. Esto podría ser en forma de portafolio o de recomendaciones de un empleador anterior.
- Pídeles que completen proyectos de prueba
Comprende las tareas más importantes que tienes que delegar y crea proyectos de prueba en torno a ellos. Si bien es posible que no puedas probarlos en todo, crea proyectos en torno a las tres tareas más importantes. Esto te permitirá comprobar la ética laboral y el proceso de pensamiento crítico.
- Recuerda lo que significa delegar tareas
Vuelve siempre a tus creencias fundamentales sobre la delegación y por qué es importante. Necesitas a alguien que te permita trabajar en las cosas que sólo puedes hacer. Por lo tanto, encuentra alguien que pueda mantenerse motivado y pueda trabajar de manera independiente.
Recomendaciones Finales
Delegar tareas puede ser un concepto difícil de manejar. Como empresario, estás familiarizado con el uso de múltiples sombreros por tu cuenta. Sin embargo, el éxito será más fácil de conseguir si sólo te aferras a tareas que sólo tú puedes hacer.
Tú objetivo es ser la cara de tu empresa y manejar las tareas estratégicas de alto nivel que la acompañan. Afortunadamente, los asistentes virtuales pueden permitirte hacer esto de manera más efectiva.
En el centro de este proceso, siempre hay que volver a “¿Qué significa delegar?”. La definición detrás de este término hará que sea más fácil dejar ir lo que necesitas para que puedas manejar las cosas que sólo tú puedes hacer.
