Así que, has decidido contratar a un Asistente Virtual ¡Genial! Ahora solo tienes que asegurarte de que estás contratando al Asistente Virtual adecuado para el negocio. No te preocupes, mediante una entrevista virtual puedes hacerlo.
Por qué hacer una entrevista virtual
Lo cierto es que estás en camino de maximizar tu enfoque de negocio y tus habilidades de gestión del tiempo al contratar un Asistente.
Pues bien, la contratación y la integración son dos de los aspectos más críticos en la formación de tu equipo. Es algo que tienes que dominar para contratar a alguien y la entrevista virtual te dará muchas herramientas para ello. Puedes mirar nuestro post de cómo te ayuda esta entrevista aquí.
Pasos para hacer una buena entrevista virtual
A continuación, encontrarás la información que necesitas saber para asegurarte de que estás contratando a la mejor persona para el trabajo. Te presentamos algunos consejos para prepararte para un momento importante: la entrevista virtual de los candidatos potenciales.
Paso 1. Antes de la entrevista virtual ten claro lo que buscas
Antes de publicar o incluso crear la descripción de tu trabajo, necesitas determinar lo que estás buscando en un Asistente Virtual. Por ejemplo, podrías preguntarte:
- ¿Estás buscando ayuda administrativa general?
- ¿Necesitas a alguien que se balancee entre las redes sociales y la programación?
- ¿Quieres que se especialicen en una faceta particular de tu negocio?
Asegúrate de saber cuáles son tus expectativas. Luego, crea una descripción del puesto que especifique las necesidades y utiliza la descripción del puesto para responder a las preguntas de los candidatos potenciales:
- ¿Cuáles son las calificaciones requeridas?
- ¿Qué habilidades y destrezas deben tener?
- ¿De qué tareas son responsables?
- ¿Cuáles son tus expectativas en cuanto a cuándo y cómo deberían estar disponibles?
- ¿Cómo es la cultura de tu empresa?
Los Asistentes Virtuales candidatos probablemente tengan tantas preguntas como tú. Por lo tanto, tómate un momento para pensar en el trabajo a través de tu criterio, y crea tu descripción en acorde a ello.
Paso 2. Asegúrate de estar consciente de lo que necesitas
Las entrevistas pueden decir mucho sobre un candidato. Desde su lenguaje corporal hasta su vocabulario, hay mucho que llevarse. Por lo tanto, no te limites a ser consciente de lo que quieres, también presta atención a lo que necesitas.
Por ejemplo, tu quieres a alguien que no sólo tenga la experiencia adecuada, sino que también te gustaría que se entusiasme con lo que hace. Entonces, tú quieres a alguien que esté motivado e inspirado por la misión de tu empresa. Además de esta cualidad, aquí hay algunas otras cosas que debes buscar:
- Destrezas, habilidades y experiencias que lo hagan capaz de manejar las tareas
- Adecuado manejo de los asuntos situacionales (las preguntas específicas lo revelarán)
- Las habilidades de comunicación y escritura
- Que el candidato a Asistente Virtual se sienta cómodo con las tareas que le pides
- Con la confianza suficiente para manejar cualquier problema inesperado que se les presente
Si bien es posible que durante la entrevista virtual no se sienta cómodo con algunas de estas cosas, tienes que adaptar las preguntas para que revelen la mayor cantidad posible de estos puntos.
Paso 3. Prepara la logística de la entrevista virtual
Una vez que hayas publicado el puesto, recibidos las solicitudes y reducido el número de candidatos potenciales, es una buena idea prepararse para una entrevista virtual.
Sabemos que te puedes sentir más cómodo con una entrevista por mensajería de texto, nosotros te recomendamos que optes por una entrevista virtual por vídeo. Las entrevistas virtuales por vídeo permiten verte e interactuar con el candidato. También te permiten leer el lenguaje corporal y las señales físicas.
Prepara las herramienta para la entrevista virtual
Por lo tanto, si aún no tienes un software de videoconferencias favorito, empieza a investigar sobre ellos. Google Hangouts, Skype, Zoom, Go-To-Meeting, Appear.in y muchos otros programas están disponibles. Así pues, asegúrate de revisar sus ventajas, desventajas y escoge algo que funcione para ti y para el candidato potencial.
Después de seleccionar un software de videoconferencia y probar su viabilidad, ahora es el momento de concretar la entrevista. Sería estupendo usar un programa como Calendly para programar un horario que te funcione a ti y al candidato.
Después de seleccionar una hora, programas como Calendly que puede integrarse con Gmail u otros servidores de correo electrónico para enviar la información de la reunión al candidato.
Envía un correo informativo antes
Además de toda esta logística, también es útil enviar un correo electrónico de seguimiento con la información adicional necesaria:
- Hazle saber si estás grabando esta entrevista
- Dile si alguien más va a estar presente
- Recuérdale que es posible que necesite descargar algún software adicional antes de la entrevista
- Proporcionales otra vías para contactarte al que puedan llamar en caso de que tengan dificultades técnicas
Incluir esta información en un correo electrónico de seguimiento puede responder a cualquier pregunta adicional que el candidato pueda tener, al mismo tiempo que alivia sus preocupaciones.
Paso 4. Prepara las Preguntas de la Entrevista Virtual
Antes de comenzar a preparar las preguntas para la entrevista virtual. Hay dos cosas que tienes que revisar:
- Primero revisa su currículo. Toma nota de cualquier inquietud o pregunta adicional que tengas sobre su historial laboral, logros o responsabilidades.
- Luego, fíjate en tus necesidades. Haz preguntas que lleguen al centro de las capacidades del candidato.
Estas dos ideas principales tienen que ser una guía para preparar las preguntas de la entrevista. Para empezar, aquí hay algunas otras preguntas que probablemente quieras incluir en tu entrevista:
- Cuánto tiempo has sido Asistente Virtual
- Cuánta experiencia tienes trabajando remotamente
- Por qué elegiste convertirte en Asistente Virtual
- Qué tareas de asistencia virtual te entusiasman más y por qué
- Y cuáles te apasionan menos y por qué
- Con qué software de comunicación y colaboración estás familiarizado
- Cuál es tu horario de trabajo habitual
- Con cuántos otros clientes estas trabajando, si es que tienes alguno
- Qué tan rápida y confiable es tu conexión a Internet
Estas son preguntas sólidas para empezar, ya que revelan las intenciones generales y te dan una idea de su estilo de trabajo y experiencia. Sin embargo, mientras prepara estas preguntas, asegúrate de añadir algunas preguntas sobre la situación.
Si tú sabes que necesitas asistencia especializada, agrega preguntas que lleguen a lo que necesitas. Además, no tengas miedo de hacer alguna investigación adicional.
Busca en Google algunos problemas y situaciones comunes con los que se encuentran los Asistentes Virtuales y formula preguntas a alrededor de ellos.
Paso 5. Haz la Entrevista Virtual
El objetivo final aquí debe ser encontrar la información que necesitas. Sin embargo, lo mejor sería que también hicieras que el candidato se sintiera a gusto.
Por ejemplo, no empieces la entrevista con preguntas difíciles. En su lugar, comienza la conversación saludando, diciendo lo que pueden esperar y pidiéndoles información general sobre quiénes son.
Demuestra que estás ahí para proporcionarles la ayuda y la información que necesitan para tener éxito. Pregúntale al candidato sobre sus metas, pregúntale de dónde es, o incluso rompe el hielo con un poco de información sobre ti.
Encontrar cosas que tienen en común, ya sea un pasatiempo o una pasión, puede hacer que el candidato se sienta cómodo rápidamente. Tienes que tratar la entrevista como si fuera una conversación.
Además, permite que el candidato también haga preguntas. De cierta manera también te están entrevistando y quieren saber si esto es lo que mejor se ajusta a sus aspiraciones profesionales o comerciales.
Paso 6. ¿Qué hacer después de la entrevista virtual?
Hacia el final de la entrevista virtual, asegúrate de agradecerle por su tiempo y de proporcionarle algunos pasos tentativos. Si es posible, dale un rango de tiempo que puedan esperar antes de escuchar de ti.
Después de la entrevista, asegúrate de anotar tus ideas principales sobre cada candidato. Si grabaste las entrevistas, fija una hora para volver a verlas. Además, tómate un tiempo para enviar un correo electrónico de seguimiento de los próximos pasos, y un recordatorio de cuándo pueden esperar saber de ti.
Ofrece una tarea de prueba
Esta parte del proceso también es un buen momento para ofrecer una tarea de prueba, esta es una gran manera de obtener una visión más profunda de sus habilidades.
Una vez que hayas tomado tu decisión, asegúrate de hacérselo saber a todas las personas que entrevistaste, así como a aquellas que no hayan llegado a la etapa de la entrevista.
Nunca sabes cuándo puedes necesitar otro Asistente Virtual, así que siempre lleva un registro de aquellos con los que has interactuado para una posición futura.
Recomendaciones Finales
Entrevistar a tu primer Asistente Virtual puede ser intimidante, pero es un paso necesario en la propiedad del negocio. Las entrevistas virtuales deben ser utilizadas como un método para encontrar a los mejores candidatos para el negocio.
Por lo tanto, asegúrate de abordar el proceso con una estrategia. Tienes que saber lo que estás buscando y formulando preguntas sobre estas necesidades. Además, permite que los candidatos demuestren quiénes son.
Si sigues los pasos anteriores, estarás bien encaminado para realizar una entrevista virtual eficiente y efectiva y contratar a un gran candidato. Así que ¡éxito! Para tu futura contratación.
