50 tareas por las que deberías contratar un Asistente Virtual

Contratar un Asistente Virtual puede ser la solución si  tu negocio está creciendo y estás tan ocupado que tienes muy poco tiempo para pensar en cómo hacerlo todo. 

¿Por qué deberías contratar un Asistente Virtual?

Tu realidad, como la de cualquier emprendedor o empresario, es que las tareas rutinarias ocupan la mayor parte del tiempo del día, pero son vitales para tu empresa.

Probablemente has explorado la idea de contratar un Asistente Virtual, y has escuchado una variedad de emprendedores exitosos que no han dudado en acudir a un asistente virtual.

Todo lo que puedes conseguir al contratar un Asistente Virtual

Pues bien, contratar un Asistente Virtual puede ayudar a aligerar la carga y disminuir la cantidad de trabajo y tareas que tienes que hacer.

Los asistentes virtuales pueden llevar a cabo una amplia gama de tareas. Eso sí, siempre y cuando tengan una capacidad idónea y cuenten con instrucciones adecuadas, se desempeñarán mejor de lo que crees. 

Áreas en la que puedes recibir ayuda al contratar un Asistente Virtual

Para darte una idea clara de lo que puede hacer una Asistente Virtual por ti, hemos dividido algunos proyectos clave en 4 áreas comunes:

• Administración
• Atención al cliente
• Creación de contenidos
• Mercadeo

¿Puedes contratar un Asistente Virtual para que te ayude con tus tareas administrativas?

Estamos todos de acuerdo con que las tareas administrativas son una parte vital pero que al mismo tiempo consume mucho tiempo en cualquier negocio, pequeño o mediano que sea.

Como dueño de un negocio, te puedes quitar ese peso de los hombros pasando un gran numero de responsabilidades y tareas a un asistente virtual.

Al delegar estas tareas, vas a liberar tiempo para que te puedas concentrar en los aspectos más importantes de tu negocio o para pasar más tiempo con tu familia.

Tareas generales de administración en las que te ayudará contratar un Asistente Virtual

Estas son algunas de las tareas generales de administración en las que puedes recibir ayuda al contratar un Asistente Virtual.

• Gestión de agenda, reuniones y calendario. Puedes contratar a un Asistente Virtual para que gestione tu Google Calendar y confirme o cambie tus citas.
• Limpieza y mantenimiento de una base de datos. ¿Cuándo fue la última vez que revisaste tu lista o base de datos de clientes? Un Asistente Virtual puede revisar tu base de datos, actualizando nombres, correos y datos de contacto. También puedes asignarle la tarea de añadir y eliminar contactos de los sistemas de gestión de base de datos/CRM.
• Investigación. ¿Buscas estadísticas y estudios de caso para negocios e investigación de mercadeo visit https://www.propertyleads.com/wholetail-real-estate/, quizás una presentación o un informe? Un Asistente Virtual puede indagar en Internet y realizar una búsqueda/investigación completa y precisa mientras tu te concentras en lo mas importante.

Otras tareas que el Asistente Virtual puede hacer para ti

vía Gifss

• Reservación de viajes. Todos sabemos cuánto tiempo puede llevar investigar y luego reservar el mejor viaje y alojamiento. Un asistente virtual encontrará la mejor ruta y opciones de hotel al mejor precio, y luego lo reservará todo para ti.
• Planificación de un evento. Ya sea que se trate de una simple fiesta navideña o de una gran conferencia, se necesita mucho tiempo para preparar y organizar un evento. Aquí es donde un Asistente Virtual puede ayudarte a aliviar la carga.
• Tomar de notas. Un asistente virtual puede participar en las reuniones para que pueda tomar notas precisas de cada tema importante.
• Contabilidad básica.  Si utilizas programas de contabilidad populares como ZohoBooks, Freshbooks o QuickBooks, agrega a tu asistente virtual como un “usuario” para procesar facturas, ejecutar informes y hacer seguimiento de los pagos de tus clientes.
• Planificador personal. Un asistente virtual estará encantado de ayudarte a planificar tanto como tareas de negocios o personales. Pídeles que arreglen las reservaciones en restaurantes, sesiones de gimnasio, compras de regalos y mucho más.

¿Puedes contratar un Asistente Virtual para Servicio de Atención al Cliente?

¡Absolutamente! Naturalmente, depende del tipo de negocio y de cómo interactuas con tus clientes, pero en esencia, hay cuatro áreas en las que un asistente virtual puede ayudarte con la atención al cliente para tu negocio.

Cuatro áreas de la atención al cliente en las que contratar un Asistente Virtual puede ayudarte   

• Contratar un Asistente Virtual para gestionar correos electrónicos. Dale acceso a tu asistente virtual a la bandeja de entrada de tu correo electrónico principal, permitiéndole filtrar y segmentar los correos por prioridad. Pueden responder cuando tenga sentido que lo hagan. Por lo tanto, tú puedes ocuparte de responder a los correo relativos a los asuntos más críticos o importantes del negocio. Y tu asistente virtual puede estar respondiendo a las muchas preguntas rutinarias que de otra manera te quitarían mucho tiempo.

• El Chat en vivo es posible al contratar un Asistente Virtual. El hecho de que un asistente virtual se encargue de tu chat en vivo puede beneficiar y aumentar las ventas y la satisfacción de tus clientes.

• Llamadas telefónicas o de Skype. Tu asistente virtual puede realizar las llamadas de rutina por ti. Puede tratarse de consultas comerciales o de simples llamadas de servicio postventa. Asegúrate de monitorear las llamadas para que puedas evaluar su desempeño.

• Tickets. El uso de herramientas como ZenDesk puede ayudar a gestionar solicitudes de soporte entrantes. Si estás utilizando las herramientas correctas para encargarte de esto, como sistemas de tickets para gestionar solicitudes de soporte, asegúrate de que tu asistente virtual se sienta cómodo utilizándolas.

¿Puedes contratar un Asistente Virtual para gestionar tu contenido?

¡Por supuesto! Te puede ayudar con el contenido que tienes que manejar en el mundo digital. Veamos cómo.

• Blogueando. Lanzar y actualizar un blog para tu negocio tiene tres beneficios clave:

1. Puede atraer a los lectores y incentivarlos a comprar algo en tus sitio web.
2. Puede hacer maravillas con sus esfuerzos de SEO.
3. Demuestra que eres activo y eres una autoridad en tu industria/comunidad.

• Puede crear los post. Tu asistente virtual puede investigar artículos de tendencias en tu industria utilizando herramientas como Buzzsumo por ejemplo e incluso puede escribir los artículos. Además, si sólo revisas la ortografía y la gramática, es mucho más rápido que si lo haces tú mismo desde cero.

• Puede llevar a cabo la construcción de enlaces o link building. Tu asistente virtual puede encontrar y hacer contacto con otros sitios web para colaboraciones u oportunidades.

• Comentando. Tu asistente virtual puede buscar contenido o blogs relacionados con tu industria. También pueden dejar comentarios “genuinos” incluyendo el nombre de tu empresa y un enlace a tu sitio web. Esto puede mejorar el tráfico de tu sitio web un poco, así como darle un impulso a tu SEO.

• Creando Boletines informativos. Redactar contenido para boletines es algo que tu asistente virtual puede hacer. También pueden programar cuándo se envían los correos electrónicos a través de herramientas como Mailchimp o Aweber. Luego, analiza y compila un informe sobre las tasas de apertura (open rate). A partir de ahí, ambos pueden trabajar juntos para desarrollar una estrategia para mejorar ambas áreas.

• Creando presentaciones. La edición de presentaciones de impacto puede hacer o romper un trato o un pitch para tus clientes o socios. Pero la creaccion de los mismas puede llevar mucho tiempo para hacer que sean llamativas y atractivas. Tu asistente virtual puede manejar la investigación, organizar y crear tu presentación. Y si tienen un don para el diseño, entonces aún mejor.

¿Puedes contratar un Asistente Virtual para el mercadeo de la empresa?

¡Si! Y mientras más lo piensas, existen más formas en que tu asistente virtual  puede hacer una contribución positiva a tu mercadeo.

Además de que algunas de las tareas de contenido ya mencionadas también podrían encajar bien en el área de mercadeo, aquí hay más trabajos que puedes delegar a tu asistente virtual. Echemos un vistazo a ello.

• Mensajes en las redes sociales. Encontrar y contactar a potenciales clientes a través de plataformas como Facebook, Twitter, Instagram y LinkedIn. Un asistente virtual puede construir relaciones y generar potenciales clientes a través de estas plataformas. Mientras que tu asistente virtual no envíe spam y haga contacto y conexiones de una forma natural ¡los resultados serán positivos!

• Foros de discusión. Los asistentes virtuales pueden unirse a foros que son relevantes en tu industria y para tu target. Ellos pueden responder y participar en los threads, aumentando el conocimiento de la marca. También puedes añadir una “firma” en tu perfil del foro con un enlace directo a tu sitio web.

• Gestión de redes sociales. La administración de redes sociales es un área en la que tu asistente virtual puede ayudarte. Un asistente virtual puede administrar tus cuentas en las redes sociales, respondiendo a las preguntas de la comunidad y participando en los comentarios cuando sea apropiado. No esperes que un asistente virtual cree tu estrategia digital. Eso es cosa tuya, pero te ayudará a ejecutarla.

• Publicidad en redes sociales. Puedes contratar a un asistente virtual para que cree y publique anuncios con Google AdWords o Facebook Ads, y realice un análisis de los resultados, recomendando palabras clave para que solo tengas que revisarlos cuando y donde sea necesario.

• Encontrar y captar clientes potenciales. Tu asistente también pueden buscar clientes potenciales para ti y ponerse en contacto con ellos. Luego, si consigue confirmar un cliente, es tu turno en hacerte cargo y hacer la venta final.

• Moderar comentarios. Tu asistentes virtuales puede ayudarte a moderar discusiones y comentarios en cuentas de Facebook, Twitter, Linkedin e Instagram.

¿Qué otras cosas puede hacer un Asistente Virtual?

Dijimos que podíamos enumerar un montón. Aquí hay algunas tareas más que puedes delegar en tu asistente. Así que aquí vamos:

• Transcripciones. Si tienes archivos de audio o vídeo que necesitan ser transcritos, este sería un trabajo fácil de realizar para tu asistente virtual.
• Gestión de archivos. ¿Utilizas Dropbox o Google Drive? Si tus archivos están por todas partes, pídele a tu asistente vitual que organice todo por ti. Así podrá encontrar lo que busca en carpetas ordenadas en un abrir y cerrar de ojos.
• Sitios sencillos de WordPress o Wix. No es necesario ser un mago del diseño para crear un sitio web básico. Usando temas de WordPress o de Wix, un sitio simple puede ser creado fácilmente por tu asistente virtual. Sólo recuerda que un sitio complicado donde se requiere codificación debe ser realizado por un desarrollador profesional.
• Instalar y configurar plugins de WordPress. Si tu asistente virtual es capaz de crear un simple sitio en WordPress, entonces podrá encontrar, instalar y configurar los plugins apropiados.
• Crear Landing Pages. Una vez que hayas mostrado a tu asistente virtual cómo hacer esto, tal vez utilizando herramientas como ClickFunnels o Leadpages, ellos podrán crear opt-in y landing pages efectivas.
• Crear formularios. Herramientas como Wufoo, Formstack, Typeform y JotForm hacen que la construcción de formularios sea un juego de niños. Una tarea de la que ya no tendrás que preocuparte.
• Llegar a usuarios potenciales. Si has creado un sitio, pídele a tu asistente virtual que se ponga en contacto con potenciales colaboradores para que participen. Haz que tu asistente virtual investigue sobre blogs y sitios web relacionados con tu industria y llegue a ellos para pedirles una colaboración.
• Administrar afiliados. Ya sea que utilices tu propio programa de afiliados o una solución de terceros como Shareasale, CJ, JVZoo o Clickbank, un asistente virtual es perfecto para administrar a tus afiliados haciendo tareas como recolectar estadísticas, monitorear pagos, actualizar banners, enlaces, y más.
• Telemercadeo. Si tienes los números de teléfono de tus potenciales clientes, puedes contratar a un asistente virtual para que los llame y evalúe su interés en tu producto. Algunos asistentes virtuales incluso tienen experiencia en ventas, lo que puede hacerlos exitosos en esta tarea. Si una llamada parece positiva, siempre pueden programar una llamada de seguimiento para que te encargues de la venta final.
• Encontrar correos electrónicos de clientes potenciales. Tu negocio crece con nuevas ventas de productos o servicios. Nada de esto puede suceder sin clientes, y tu asistente virtual está en una posición ideal para encontrarlos. Herramientas simples pero eficaces como Hunter, RockerReach o VoilaNorbert, le permiten encontrar el correo electrónico de la persona que estás buscando con sólo escribir el nombre de la empresa. Tu AV obtendrá una lista de personas en esa empresa, permitiéndote seleccionar los contactos correctos, para después tener una lista de miles de correos electrónicos y contactos dirigidos con precisión.
• Gestión de proyectos. Si eres dueño de una agencia de diseño web, por ejemplo, puedes contratar a un asistente virtual para que te ayude a administrar los proyectos de tus clientes.
• Alcance de influencers. El uso de influencers es una gran manera de difundir la voz. En el mundo de la comercialización digital, puede hacer toda la diferencia. Contratar un asistente virtual para que se comunique con personas influyentes en tu nicho y revisar si están interesados en asociarse contigo y con tu marca puede ser de muy grande beneficio.
• Tareas gráficas. Esto no funcionará con todos los asistente virtuales, pero si contratas a uno con experiencia en diseño gráfico y conocimientos básicos de software como Photoshop, Illustrator o Gimp. Entonces podrán producir hermosos logotipos, banners o ilustraciones de portada, ahorrándote una pequeña fortuna en gastos de diseño.
• Infografías. Herramientas como Canva facilitan la creación de infografías geniales. Las infografías son ideales para un blog o como parte de tu estrategia SEO, ya que otros sitios son  dispuestos a utilizarlos a menudo.
• Editar imágenes de productos. Si tienes una tienda en línea, las imágenes de tus productos deben destacar. Un asistente virtual con conocimientos en Photoshop, Illustrator o Gimp puede hacer que esto suceda.
• Gestión de YouTube. La creación de un canal de YouTube puede ayudar a mostrar y promocionar tu empresa. Tu asistente virtual puede ser capaz de proporcionar la edición básica de tus vídeos. Si tienes suerte ¡también puede crearlos! Y todos sabemos que subir vídeos de Youtube puede llevar mucho tiempo, así que tu AV puede hacerse cargo de esta tarea y subirlos por ti.
• Comentarios moderados de YouTube. Si tus vídeos en YouTube están recibiendo muchas visitas, es probable que también estén recibiendo muchos comentarios. Al dar las instrucciones adecuadas, tu asistente virtual puede moderar los comentarios de YouTube por ti.
• Crear presentaciones en SlideShare. Esta excelente función de LinkedIn permite a los profesionales revisar presentaciones sobre temas de los que pueden aprender. Tu negocio puede ser presentado como una autoridad en tu mercado si tu AV crea una presentación relevante en SlideShare y es ideal para la construcción y promoción de tu marca!
• Análisis de la competencia. Es difícil saber cuán competitivo se está volviendo tu nicho. Herramientas como SemRush y AHRefs permiten obtener una visión más profunda de tus competidores, así como las palabras clave para las que obtienen la mayor parte del tráfico.
• Optimización SEO. ¿Recuerdas ese sitio de WordPress que tu asistente virtual ayudo a crear? Ahora puedes instalar y configurar Yoast SEO y dejar que tu AV optimice los posts de tu blog para ti. La optimización de una página WordPress a través de Yoast no es difícil, pero necesitarás entrenar a tu asistente virtual en cómo utilizar correctamente el plugin de Yoast. Hay una buena cantidad de tutoriales en YouTube que pueden ayudarte a conseguirlo.
• Informes analíticos de Google. Google Analytics ofrece información sobre cómo los usuarios encuentran y utilizan tu sitio web. Tu asistente virtual puede crear informes semanales/mensuales para que esta información sea fácil de revisar.
• Preparar recursos de capacitación/entrenamiento. Si necesita reunir materiales de capacitación, puedes contratar a un asistente virtual para darle vida a todo. Pueden escribir guías paso a paso, hacer demostraciones en vídeo a través de herramientas como Loom y más. Simplemente crea una sección “privada” en tu sitio web donde se posicionar todo el material, que pueda ser almacenado y fácilmente accesible para tu equipo de trabajo.
• Configurar webinars. Tu asistente virtual puede ser entrenado para establecer seminarios en línea, ya sea para la generación de clientes potenciales, ventas, entrenamiento, o todo lo anterior.
• Convertir/dividir/fusionar PDFs. Un completo dolor de cabeza si alguna vez has intentado hacer esto por ti mismo. Lleva mucho tiempo y, bueno, tienes cosas mas importantes que hacer.
• Publicar anuncios en Facebook, Twitter e Instagram. Trabaja junto con tu asistente virtual y haz que publique anuncios en estas plataforma. Chequea los resultados y luego ajústalos para permitir mayores clics.
• Actualizar los listados de propiedades inmobiliarias. ¿Estás en el negocio inmobiliario? Nunca tendrás que sentarte y escribir listados de propiedades de nuevo.
• Actualiza los listados de Amazon/eBay/Etsy. Si manejas una tienda en línea, entonces esta es una de las tareas que más tiempo consume. Deja que tu asistente virtual se encargue a partir de ahora.
• Tareas de dropshipping. Dirigir un negocio de comercio electrónico es mucho más fácil cuando no se trata de manejar productos físicos. Pero todavía tienes que procesar los pedidos de los clientes y luego enviarlos a los proveedores como Amazon, eBay o AliExpress. Si contratas a un asistente virtual, él o ella puede ayudar encargándose de eso, así como responder a cualquier pregunta del servicio de atención al cliente.
• Papeleo general. Si todavía hay más papeleo que hacer, ya sea ordenar recibos o ayudar con las declaraciones de impuestos y suscripciones, entonces estas también pueden ser tareas que puedes delegar a tu asistente virtual.

Después de que tu asistente virtual, haya demostrado una y otra vez que es bueno en cuanto a calidad y tiempo, quizás haya una tarea más en la que te puede ayudar. Veamos a continuación de qué hablamos.

El entrenamiento de tus nuevos Asistentes Virtuales

Sí, tu experiencia con un asistente virtual ha sido excelente, quizás ahora quieras contratar a otro. Probablemente tú quieres llevar a cabo el reclutamiento de tu próximo empleado. Pero tu asistente virtual puede jugar un papel importante en el entrenamiento del nuevo AV. Sólo recuerda que ahora es un buen momento para darle a tu asistente un pequeño aumento.

No dudes en contratar un Asistente Virtual

Nuestra lista de tareas que un asistente virtual puede realizar puede parecer larga. No obstante, hay muchas más que pueden hacer tu vida más fácil, liberando tu tiempo de trabajo y haciendo tus días más eficientes.

Algunas tareas serán comunes en todas las empresas, pero otras variarán de una industria  a otra. Eso sí, pronto verás los beneficios.

Sólo recuerda, los asistente virtuales no te reemplazan en tu negocio. Nunca quites la vista de la pelota ni esperes que ellos dirijan el espectáculo. Ellos están ahí para asistirte y ayudarte, dándote más tiempo para trabajar en la expansión de tu negocio.

Así que, ¡Buena suerte! y Feliz contratación…