Experienced Self Storage Property Manager

Full Job Description

We currently manage 13 self-storage properties, handle inbound calls for 7 partner facilities, and are expanding further next month. We are a growing, global company with a supportive team based in the Philippines, South Africa, and the US.

Role Overview:

We are seeking a dedicated, honest, and accountable team member who aligns with our core values: integrity, doing the right thing when no one is watching, and a commitment to our mission of growing together. This is a sales-focused, full-time remote role for a professional looking to move beyond the traditional BPO environment.

Why Join Us:

- Performance-Based Pay: We offer competitive base compensation with uncapped bonus opportunities. Your income potential is entirely in your hands based on your ability to convert leads into rentals.

- Reliability: We pay twice monthly (1st–5th and 15th–20th) via Wise.

- Culture: We prioritize teamwork and professional growth within a remote-first culture.

If you are a self-storage expert ready to take the next step in your career with a company that values your contribution, we would love to hear from you.

Job Responsibilities

About the Role

Better Self Storage is looking for an experienced Remote Self Storage Property Manager to help manage the day-to-day operations of our U.S.-based self-storage facilities.

This is not a general virtual assistant position. We are specifically looking for someone who understands property management, preferably self-storage, and is comfortable taking ownership of tenant communication, rentals, collections, lead follow-up, account management, facility coordination, and operational tasks.

You will work directly with our U.S. operations team and onsite Facility Managers to keep properties running smoothly, customers taken care of, accounts current, vacant units renting, and projects moving forward.

If you have previously worked remotely for a U.S. self-storage company, self-storage BPO, call center, or property-management company, we especially want to hear from you.

What You'll Be Doing

Customer Service & Tenant Account Management

• Answer and respond to inbound tenant calls, SMS messages, and emails.
• Provide friendly, professional customer service to current and prospective tenants.
• Manage tenant accounts and document communication accurately.
• Process payments and assist tenants with their online account.
• Help resolve billing, access, rental, move-in, move-out, and account questions.
• Escalate unusual or sensitive situations to leadership when necessary. 

Rentals, Leads & Occupancy

• Respond quickly to new leads and rental inquiries.
• Follow up with leads throughout the day and according to scheduled follow-up.
• Help customers choose the right unit size and complete their rental.
• Convert inquiries and reservations into completed move-ins.
• Monitor vacant inventory and actively work to increase occupancy.
• Identify missed rental opportunities and communicate challenges to management.
• Accurately document lead activity and follow-up in the property-management system. 

Move-Ins & Move-Outs

• Complete move-ins, move-outs, transfers, and account updates.
• Verify required lease documents and addenda are completed.
• Confirm valid identification and required tenant information have been received.
• Verify required tenant protection coverage or approved outside coverage.
• Confirm required payments have been completed before releasing access information.
• Review move-out status and coordinate with onsite staff when physical verification is needed. 

Collections & Delinquency

• Make professional collection calls and follow up on delinquent accounts.
• Monitor accounts receivable and work to prevent balances from aging.
• Document collection activity and tenant communication.
• Coordinate overlock, lien, and auction-related account activity according to company procedures.
• Review account notes and documentation before taking action.
• Escalate bankruptcy, military-status, or unusual lien situations immediately.  

Self-Storage Software & Account Administration

You should be comfortable learning and working extensively inside storage-management software. Our Property Managers are expected to handle tasks including:

• Move-ins
• Move-outs
• Transfers
• Payments
• Tenant information updates
• Document uploads
• Space creation
• Unit/map updates
• Individual and mass rent increases
• Account notes and communication
• Unit status changes 

We currently use Cubby as our primary property-management system.

Experience with any of the following is highly valuable:

Cubby, SiteLink, Storable, storEDGE, Easy Storage Solutions, Storage Commander, Tenant Inc., DoorLoop, AppFolio, Buildium, Yardi, or similar property-management software.

Facility Manager Coordination

This is a remote position, but you will help manage the people working physically at the facilities.

Responsibilities include:

• Coordinate with onsite Facility Managers and maintenance personnel.
• Organize tasks that need to be completed during facility visits.
• Review facility walkthrough reports, photos, and updates.
• Track vacant, unrentable, delinquent, and ready-to-rent units.
• Coordinate lock cuts and auction inventory when required.
• Create and monitor maintenance tasks.
• Follow up on repairs and customer-service issues.
• Make sure onsite tasks are documented and completed.
• Communicate primarily through ClickUp and the property-management system. 

Vendor & Maintenance Coordination

• Communicate with vendors and contractors.
• Obtain quotes for repairs and maintenance.
• Maintain vendor documentation, including W-9s and Certificates of Insurance.
• Coordinate scheduling when tenant units may be affected.
• Track repair projects through completion.
• Review completion photos and supporting documentation.
• Submit vendor information and invoices through company procedures. 

Lien & Auction Support

Depending on experience and training, you may assist with:

• Delinquent account review
• Overlock status
• Lien documentation
• Lock-cut coordination
• Auction inventory
• Auction photographs
• Storage Treasures
• Tenant communication
• Reviewing accounts for military or bankruptcy restrictions

Previous experience with self-storage liens and auctions is a major plus.

Performance & Accountability

Our Property Managers are not simply answering phones. You will be expected to understand and improve the performance of the properties you help manage.

We track areas including:

• Rentals / move-ins
• Move-outs
• Lead conversion
• Occupancy
• Vacant units
• Collections
• Accounts receivable
• Delinquency
• Tenant protection coverage
• AutoPay
• Rate management
• Operational task completion

Strongly Preferred

We would especially like to speak with candidates who have:

• Direct U.S. self-storage experience
• Worked for a self-storage BPO or remote management company
• Managed multiple self-storage properties remotely
• Cubby experience
• SiteLink / Storable / storEDGE experience
• Storage Treasures experience
• Self-storage collections experience
• Lien and auction experience
• Lead conversion / rental sales experience
• Facility Manager or maintenance coordination experience
• U.S. property-management experience
• BPO or call-center experience supporting U.S. customers

Systems We Use

• Cubby
• ClickUp
• Gmail
• Google Drive
• Storage Treasures
• Gate/access-control platforms
• Additional internal reporting and communication tools

Your manual specifically makes Cubby and ClickUp central to daily PM task management, along with Google Drive and Storage Treasures for documentation and auction work. 

Who Will Do Well Here

We're looking for someone who is:

Friendly but confident. You genuinely like helping customers, but you can also enforce company policies and collect past-due balances.

Sales-minded. When someone needs storage, you understand that the goal is to help them choose a unit and complete the rental — not simply answer their question.

Organized. If something needs follow-up Tuesday, it doesn't disappear until Friday.

Accountable. You notice problems, communicate them, and follow through until they're resolved.

Comfortable with numbers. Occupancy, collections, A/R, lead conversion, rentals and move-outs should mean something to you.

Experienced in self-storage. This is our biggest preference. We would much rather hire someone who already understands storage operations and train them on our systems than hire a general VA with no property-management background.

Job Requirements

Self storage Experience, English Proficient

Skills Required

• Customer Support - Intermediate
• Sales Representative - Intermediate
• Time Management - Beginner

Attachments

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