Accountant

Full Job Description

Overview

Xchange Auto is based in the USA and a fast-paced international vehicle wholesale company managing complex transactions across the U.S. and Canada. With over 18 years of experience sourcing new vehicles from the U.S. and Canada and delivering them to customers worldwide. We specialize in high-demand models and manage a complex, fast-moving operation that spans dealer networks, logistics, and international shipping.

We are seeking a highly organized, detail-oriented Accountant / Accounting Coordinator to support the company’s financial operations. This is a hands-on role responsible for ensuring all financial transactions, payments, and records are accurate, up to date, and executed on time.

Golden Rule: Accuracy and timeliness in all financial tasks. Nothing is missed.

If you take ownership, are highly detail-oriented, and thrive in a high-responsibility environment, this role is for you.

Responsibilities

Accounting & Financial Operations

• Prepare and execute payments (vehicles, vendors, transport, etc.)
• Manage wires and ACH payments accurately and on time
• Track and confirm all outgoing and incoming payments
• Maintain and update cash reports daily
• Track financing transactions (FAB and other financing) and related documentation
• Process and track commission payments
• Support deal closing from an accounting perspective (payment tracking, reconciliation, documentation)
• Enter and maintain accurate financial data in QuickBooks and internal systems
• Track and manage 1099s and ensure proper documentation

Reconciliation & Reporting

• Assist with bank reconciliations and financial record accuracy
• Ensure all invoices, receipts, and financial documents are properly recorded and matched
• Identify discrepancies and resolve them quickly
• Prepare basic financial summaries and reports as needed

Coordination & Follow-Up

• Follow up with vendors and internal teams regarding invoices, payments, and missing documentation
• Ensure all financial deadlines are met (payments, reporting, documentation)
• Proactively identify delays or issues and take action
• Act as a coordination point between accounting, operations, and management
• Maintain organized financial filing systems (digital and physical)
• Track status of invoices, payments, and financial documents

Who You Are

• Extremely detail-oriented and organized
• Strong sense of ownership and accountability
• High urgency and ability to move quickly
• Persistent follow-up (you don’t stop until it’s done)
• Reliable and consistent execution

What Success Looks Like

• Zero missed or delayed payments
• Accurate and up-to-date financial records at all times
• Clean and organized financial documentation system
• Minimal errors in financial data and reporting
• Full visibility on all payments, invoices, and financial status

Salary

$1,200 - $1,800 payable in USD depending on Experience.

Join us as an accounting assistant to lead with energy, precision, and purpose—driving success for your team while delivering outstanding experiences for our customers!

Job Responsibilities

Responsibilities

Accounting & Financial Operations

• Prepare and execute payments (vehicles, vendors, transport, etc.)
• Manage wires and ACH payments accurately and on time
• Track and confirm all outgoing and incoming payments
• Maintain and update cash reports daily
• Track financing transactions (FAB and other financing) and related documentation
• Process and track commission payments
• Support deal closing from an accounting perspective (payment tracking, reconciliation, documentation)
• Enter and maintain accurate financial data in QuickBooks and internal systems
• Track and manage 1099s and ensure proper documentation

Reconciliation & Reporting

• Assist with bank reconciliations and financial record accuracy
• Ensure all invoices, receipts, and financial documents are properly recorded and matched
• Identify discrepancies and resolve them quickly
• Prepare basic financial summaries and reports as needed

Coordination & Follow-Up

• Follow up with vendors and internal teams regarding invoices, payments, and missing documentation
• Ensure all financial deadlines are met (payments, reporting, documentation)
• Proactively identify delays or issues and take action
• Act as a coordination point between accounting, operations, and management
• Maintain organized financial filing systems (digital and physical)
• Track status of invoices, payments, and financial documents

Job Requirements

Skills Required

• Associate’s degree in Accounting, Finance, or related field (or equivalent experience)
• Minimum 5 years of accounting or bookkeeping experience
• Strong understanding of payments, invoices, and basic accounting principles
• Experience with QuickBooks or similar accounting software
• Proficient in Microsoft Excel and Office tools
• Strong attention to detail and ability to manage multiple financial tasks

Skills Required

• Payroll - Beginner
• Financial Reporting - Intermediate
• Accounting - Intermediate

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..