Administrative and Email Assistant - Looking for a Unicorn!

Full Job Description

I’m Rhino Julie, and I LOVE building super teams to service our clients' needs.

If you love a challenge, love problem solving, love working with others (and also love working by yourself LOL), and it makes you happy when you overdeliver for clients, I want you on my team!

My promise to you:

-I provide a FUN working environment.

-We are constantly learning new things.

-We are a team who wants to be the best at what we do, which means you have the BEST teammates.

-I ALWAYS pay on time.

-I treat all of my team members with respect and love.

Client Overview:

We are looking for an organized, detail-oriented, and proactive VA who can help with email communication, recruitment progress reporting, and scheduling/calendar coordination. This role is perfect for someone who is new to virtual assistance and eager to learn, but already has EXCELLENT English communication skills, strong attention to detail, and the ability to follow instructions carefully.

Job Responsibilities

Client Requirements:

Must be able to work 40 hours weekly

Must be able to work 9am to 5pm Pacific Time (US)

Must have EXCELLENT written communication skills

Must have EXCELLENT English grammar, no typos, no misspellings

Must be highly organized and detail-oriented

Must be proactive and able to manage tasks independently

Must be comfortable handling recruitment-related updates and reports

Must be reliable with deadlines and recurring reporting schedules

Must be able to write emails manually WITHOUT the use of AI tools

Job Requirements

Responsibilities/Tasks:

Must-Have Experience (Responsibilities You Must Be Proficient In):

These are the tasks the VA needs to handle independently and confidently from day one:

Email Communication

Manage the team inbox

Draft clear, thoughtful, and human-written emails

Follow instructions, tone, and communication guidelines

Keep email communication organized and timely

Flag important emails or items that need the team’s attention

Recruitment Progress Reporting:

Prepare recruitment progress reports twice a week

Report how many candidates are in each recruitment stage

Ensure recruitment numbers are accurate before sending updates to the client

Communicate progress updates to the client on schedule

Nice-to-Have Experience (Responsibilities You Can Learn Over Time):

These tasks are valuable but can be trained on the job:

Assist with scheduling as needed

Coordinate calendar availability between the client, candidates, and other parties

Send calendar invites and scheduling confirmations

Monitor calendar changes and help reschedule meetings when needed

Ensure all scheduled meetings are accurate and clearly communicated

Follow up when scheduling responses are pending

Track candidate movement through the recruitment process via the company’s ATS system

Skills Required

• Admin Support - Expert
• Email Support - Expert
• Email Management - Intermediate
• Writing - Expert

Attachments

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