Appointment setter. Note Taker for Live Sales Calls.

Full Job Description

Appointment Setter / Sales Support (Remote – South America)

We are looking for a detail-oriented Appointment Setter to work closely with our Sales Representative and help improve the speed, organization, and effectiveness of our sales process.

In this role, you will listen in on live sales calls and provide real-time support to the sales rep. Your main responsibilities will include taking notes, sending follow-up emails during the call, and scheduling appointments when needed.

Responsibilities

• Listen in on live sales calls alongside our sales representative
• Take clear and organized notes during each call
• Send follow-up emails during the call when the prospect provides their email address
• Schedule follow-up appointments in the calendar when the prospect is not available or asks for a second call
• Ensure the calendar is updated accurately based on what is discussed on the call
• Help improve the overall sales workflow by being fast, attentive, and proactive

Requirements

• Strong listening and attention to detail
• Excellent English understanding. People will be speaking in accents (south midwest etc) and you should be able to understand them. 
• Excellent written English (emails must be professional and clear)
• Comfortable working in real time during live sales calls
• Organized and reliable with calendar management
• Prior experience in appointment setting, sales support, or virtual assistance is a plus but not required

What We’re Looking For

This role is ideal for someone who is quick, focused, and able to multitask while listening to live conversations. You must be comfortable acting immediately based on what you hear and supporting the sales rep without interrupting the flow of the call.

Job Responsibilities

Responsibilities Monday - Thursday 

• Listen in on live sales calls alongside our sales representative
• Take clear and organized notes during each call
• Send follow-up emails during the call when the prospect provides their email address
• Schedule follow-up appointments in the calendar when the prospect is not available or asks for a second call
• Ensure the calendar is updated accurately based on what is discussed on the call
• Help improve the overall sales workflow by being fast, attentive, and proactive

Friday -

This will be a half day as most stores buyers are not in. You will double check the weeks work making sure the calender is accurate and going through our CRM for any missed leads that we might have not contacted in a while. 

You also on Friday's mid day will be assigned store research so finding leads to fill the time on Friday. 

Job Requirements

Requirements

• Strong listening and attention to detail
• Excellent English understanding. People will be speaking in accents (south midwest etc) and you should be able to understand them. 
• Excellent written English (emails must be professional and clear)
• Comfortable working in real time during live sales calls
• Organized and reliable with calendar management
• Prior experience in appointment setting, sales support, or virtual assistance is a plus but not required

Look. At my company if you are motivated to work you will be rewarded. I have a few great employees that work at GrubTerra we are a team of 6 currently.  Everyone works hard and rewarded with our growing success as a company. 

To apply to this job I will require a 30 second to 1 minute video of you speaking english tell us about your self so we can learn who is applying and also see your english skills. 

Skills Required

• Admin Support - Beginner
• Email Outreach - Beginner

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