Bilingual Client Care Coordinator | Pediatric ABA Therapy Practice

Full Job Description

Job Description

We are a clinician-led pediatric therapy practice in Texas providing in-home and clinic-based care to children with autism. Every week, families are approved for the therapy their child needs — and someone has to make sure those hours actually happen.

That's this role.

As Client Care Coordinator, you connect approved families with the right therapist, keep our clinical team's schedules running clean, and make sure nothing promised to a family gets missed. When a therapist calls out, when a family needs to reschedule, when a new hire is about to start their first case — you are the person who makes it land.

The work is fast, detailed, and it matters. Children who don't get scheduled don't get therapy.

We are growing into new states, and the people here now will be the ones leading later. You will work directly with our founders and clinical director — no bureaucracy, no layers. Paid training, on-time pay every month, and performance bonuses based on results.

Schedule: Full-time, Monday–Friday, 8:00am–5:00pm US Central Time

Job Responsibilities

• Match approved families with the right therapist based on location, language, availability, and hours needed
• Build and maintain weekly therapy schedules across multiple cities
• Handle cancellations, call-outs, and coverage gaps same-day so families are not left without service
• Coordinate supervision sessions between our clinical supervisors and therapists
• Track approved hours against delivered hours each week and flag any gaps before they become a problem
• Prepare and report weekly scheduling and hours data to leadership
• Support new team members through their onboarding: paperwork, background checks, training assignments, and a brief introduction before their first case
• Hold a weekly check-in with our recruiter and clinical lead to align on upcoming start dates and client assignments
• Communicate with families by phone, text, and email in English and Spanish

Job Requirements

• Fluent in both English and Spanish — you will be on live calls in both languages every day
• Strong scheduling and organizational ability: you can hold many moving pieces at once and spot a conflict before it happens
• Comfortable working with spreadsheets and reporting numbers weekly
• Relentless follow-up — nobody should have to remind you twice
• Calm and clear-headed when several things go wrong at once
• Able to work full US Central Time business hours consistently (8:00am–5:00pm CT)
• Reliable high-speed internet, quiet dedicated workspace, headset, and a backup plan for power and internet outages
• Quick to learn new software; comfortable in CRM or scheduling systems
• Discretion and professionalism with confidential health information (training provided)
• Preferred: experience in US healthcare, home health, therapy, or staffing coordination

Skills Required

• Customer Service - Intermediate
• Autism Support - Intermediate
• Time Management - Intermediate

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..