Full Job Description

Bookkeeper and Billing Administrator

Contractor Marketing Pros

Reports to: Mauricio Cardenal, Founder Department: Finance Location: Remote, US business hours Status: [Confirm W-2 or contractor before posting]

About Contractor Marketing Pros

We help home service companies generate more revenue through digital marketing. Our clients are roofers, HVAC companies, plumbers, electricians, solar installers, siding contractors and other home service businesses across the United States. We run SEO, paid media, web, and podcast production for roughly 45 clients.

Our vision is to empower 1,000 home improvement companies and grow their businesses. We are a small, fast team.

About this role

You own the books and the billing for the agency.

That means closing the month on time, every month, without anyone asking you for it. It means every client gets invoiced correctly and on schedule. It means ad spend gets tracked, reconciled, and reported accurately so we always know what is our money and what is the client's money passing through us.

This is a hands on role. You are the one reconciling the accounts, running payroll, sending the invoices, and chasing the collections. There is no team under you doing the work.

The single most important thing about this job: we need financials we can trust, delivered on a date we can count on. That is the whole job in one sentence.

Why agency background helps

We are not a normal business and our books do not look like a normal business.

Our revenue comes in as monthly retainers, one time project fees, and media budgets that clients send us to spend on Google and Meta on their behalf. That last piece is the part most bookkeepers get wrong. Ad spend that passes through our accounts to the ad platforms is not our revenue. If it gets booked as revenue, our P&L is meaningless and we cannot tell which clients are actually profitable.

If you have kept the books for a marketing agency, ad agency, or a similar client services business where a large share of client money passes straight through to a vendor, you already understand this and you will ramp much faster. If you have not, you need to be able to explain in the interview how you would structure the books so pass through spend never touches revenue.

Job responsibilities

Monthly close

Close the books and reconcile every account by the tenth business day of the following month. Deliver the P&L, balance sheet and cash flow to the founder on that date. No exceptions and no chasing.

Client billing and invoicing

Invoice every client accurately and on schedule for retainers, projects and any additional work. Catch billing errors before the client does.

Ad spend tracking and reconciliation

Track every dollar of client media budget across Google and Meta. Reconcile what the client was billed against what was actually spent on the platforms. Flag overspend, underspend and discrepancies immediately. Keep pass through spend clearly separated from agency revenue in the books.

Client and service line profitability reporting

Code every transaction to the correct client and service line, which for us is SEO, Paid Ads, Web and Podcast. Produce a monthly report showing revenue, direct cost and margin per client so leadership knows which accounts are worth serving.

Accounts receivable and collections

Send invoices on time. Review aging monthly. Escalate anything past sixty days with a recommended action, not just a note. Have the follow up conversation with clients who have not paid.

Accounts payable

Review vendor invoices before payment. Process subcontractor and freelancer payments on agreed terms. Prevent duplicate and unauthorized payments.

Payroll

Process full cycle payroll on schedule with zero missed runs. Keep W-2, 1099, W-4 and I-9 documentation complete and current for everyone on the roster.

Bank and credit card reconciliation

Reconcile all accounts monthly with zero unexplained variances. Flag any discrepancy the week it is found, not at close.

CPA coordination and year end

Keep the books tax ready year round. Answer questions from our external CPA within two business days. Deliver a clean year end close without a scramble.

Documentation and process

Document every recurring finance task as an SOP in Notion so the company keeps running if you are out for two weeks. Recommend improvements that make the close faster and the reporting clearer.

Reporting and communication

Give leadership a clear read on cash position, revenue and margin. Raise financial issues early and in plain language.

What success looks like

First 30 days

Full access to all accounts. Complete review of the current state of the books. Written assessment of what is broken, what is missing, and what needs cleanup. Current month closed on time.

First 60 days

Cleanup identified in month one either complete or on a dated plan. Payroll and billing running independently. First version of the client profitability report delivered.

First 90 days

Two consecutive on time, accurate closes. Ad spend reconciliation running as a standard monthly process. Finance SOPs documented in Notion.

Job requirements

Required

Five or more years of full cycle bookkeeping or accounting for US based businesses.

Xero at an advanced level, used daily. We run on Xero, not QuickBooks. QuickBooks background is fine as history, but Xero is the platform you will work in every day.

Month end close ownership, meaning you ran it, not that you supported someone who did.

Full cycle payroll processing and working knowledge of US federal and state payroll tax concepts.

Bank and credit card reconciliation across multiple accounts.

Client level or project level profitability reporting using tracking categories, classes, departments or an equivalent structure.

Accounts receivable and collections experience, including having the follow up conversation with a client who has not paid.

Ability to explain financial information clearly to people who are not accountants.

Fluent written and spoken English.

Available on US business hours.

Preferred

Marketing agency, ad agency, or similar client services business bookkeeping experience, where revenue arrives as retainers and a large share passes straight through to media buys. This is the single strongest predictor of a fast ramp in this role.

Ad spend reconciliation experience, reconciling client media budgets against actual platform spend.

Direct experience pulling spend data from Google Ads and Meta Ads Manager.

Experience in a business with 30 or more active client accounts.

Experience with Xero add ons for payroll, expense management or bill pay.

CPA or an international equivalent.

Comfortable using AI tools in daily work.

Who fits here

Our core values are Performance, Results, Ownership and Speed.

For this role specifically, Ownership is the one that matters most. You own the close date. You do not wait to be asked for the financials. If something is going to be late, we hear it from you early with a plan, not an excuse afterward.

Accuracy over speed when the two conflict. We would rather hear "I do not know, let me verify" than get a confident number that turns out to be wrong.

You can explain financial information to people who are not accountants. Plain language, no jargon.

We are a laid back culture that is big on personal development and peak performance. We are direct with each other, we hold each other accountable, and we do not take it personally. Small team, so if one person fails, we all fail.

How we work

Log in and out of Slack daily Send start of day and end of day reports via email and Slack Stay on top of Slack daily All team meetings are mandatory Deadlines get met, and if one will not be, you give an update before it slips 24 hour notice if you cannot work

Job Responsibilities

Monthly close. Close the books and reconcile every account by the tenth business day of the following month. Deliver the P&L, balance sheet and cash flow on that date, without anyone chasing you for it.

Client billing and invoicing. Invoice every client accurately and on schedule for retainers, projects and additional work. Catch billing errors before the client does.

Ad spend tracking and reconciliation. Track every dollar of client media budget across Google and Meta. Reconcile what the client was billed against what was actually spent on the platforms. Flag overspend, underspend and discrepancies immediately. Keep pass through spend clearly separated from agency revenue.

Client and service line profitability. Code every transaction to the correct client and service line, which for us is SEO, Paid Ads, Web and Podcast. Produce a monthly report showing revenue, direct cost and margin per client.

Accounts receivable and collections. Send invoices on time. Review aging monthly. Escalate anything past sixty days with a recommended action, not just a note. Have the follow up conversation with clients who have not paid.

Accounts payable. Review vendor invoices before payment. Process subcontractor and freelancer payments on agreed terms. Prevent duplicate and unauthorized payments.

Payroll. Process full cycle payroll on schedule with zero missed runs. Keep W-2, 1099, W-4 and I-9 documentation complete and current for everyone on the roster.

Bank and credit card reconciliation. Reconcile all accounts monthly with zero unexplained variances. Flag any discrepancy the week it is found, not at close.

CPA coordination and year end. Keep the books tax ready year round. Answer questions from our external CPA within two business days. Deliver a clean year end close without a scramble.

Documentation and processes. Document every recurring finance task as an SOP in Notion so the company keeps running if you are out for two weeks. Recommend improvements that make the close faster and the reporting clearer.

Job Requirements

• Five or more years of full cycle bookkeeping or accounting for US based businesses
• Xero at an advanced level, used daily. We run on Xero, not QuickBooks. A QuickBooks background is fine as history, but Xero is the platform you will work in every day
• Month end close ownership, meaning you ran it, not that you supported someone who did
• Full cycle payroll processing and working knowledge of US federal and state payroll tax concepts
• Bank and credit card reconciliation across multiple accounts
• Client level or project level profitability reporting using tracking categories, classes, departments or an equivalent structure
• Accounts receivable and collections experience, including having the follow up conversation with a client who has not paid
• Ability to explain financial information clearly to people who are not accountants
• Fluent written and spoken English
• Available on US business hours

Preferred

• Marketing agency, ad agency, or similar client services business bookkeeping experience, where revenue arrives as retainers and a large share passes straight through to media buys. This is the single strongest predictor of a fast ramp in this role
• Ad spend reconciliation experience, reconciling client media budgets against actual platform spend
• Direct experience pulling spend data from Google Ads and Meta Ads Manager
• Experience in a business with 30 or more active client accounts
• Experience with Xero add ons for payroll, expense management or bill pay
• CPA or an international equivalent
• Comfortable using AI tools in daily work

Skills Required

• Financial Forecasting - Expert
• Financial Reporting - Expert
• Bookkeeping - Expert

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..