Chief of Staff

Full Job Description

About Pathfinder

At Pathfinder Hospitality, we believe in Platinum Service: doing unto others better than they could imagine. That philosophy drives how we treat our guests, our clients, and our team members. Here, you are not just filling a role — you are joining a team that invests in your growth and rewards excellence.

We manage three hotels across Texas and we run them differently than the industry does. Peak Moments, our hospitality standards, and the culture we have built are not the default anywhere else. That difference is the reason this role exists.

The opportunity

This is a new seat, reporting directly to the CEO, with visibility into every part of how a hospitality company actually runs.

Pathfinder has strong ideas and a genuinely differentiated vision. The distance we are closing is between what gets decided and what gets executed consistently — across every property and across the corporate team. You are the person who closes it.

You will not be handed a role someone else vacated. You will shape this one.

What the last person in a role like this built

This is not a maintenance seat. Recent work at this level includes:

• Peak Moments. A company-wide adoption push that took one of the cornerstones of our Vision from poorly understood to genuinely lived. Both the number of Peak Moments created at our properties and their quality have increased significantly since that project began.
• Automation. Converting manual processes to automated ones so our teams spend their time on guests instead of administration. The volume of work now running automatically has grown substantially since inception, and there is a great deal more to build.
• Learning & Development. Turning an abstract L&D vision into a real operating strategy — including three of the best sales trainings this company has run, and the blueprint we now use to build all internal learning content.

You will lead work like this, not just track it.

Job Responsibilities

What you will own

• Guard the standard. Know our SOPs and workflows cold — this is real study, not orientation, because nothing we do is the industry default. Notice when reality diverges. Tell the difference between an acceptable variance and a genuine breach.
• Lead projects to completion. Own initiatives end to end, across properties and across the corporate team. The examples above are the bar.
• Course-correct directly. When execution drifts, you have the conversation — warmly, specifically, with a fix and a date.
• Own the commitment loop, company-wide. This is not a property-only role. Commitments made in meetings and calls — at the hotels and across the corporate team — get captured with an owner and a date, and tracked to closure. When something slips, you find out why and move it. You do not hand a list back to the CEO.
• Keep the operating cadence on track and surface patterns. Make sure our existing rhythm actually happens, and flag what you see repeating across properties before it becomes a problem.
• Be the accountability partner to the owners. Both owners drift into work that is not theirs. Part of this role is saying so — "I've got this, go spend the afternoon with your GM." It is a position of trust with direct CEO access, and we mean it.
• Build what reduces repetition. Roughly a third of this role is building the tracking, dashboards and escalation paths that make the other two-thirds sustainable, working alongside our AI and systems lead. Build in service of holding the standard, never as a substitute for it.

On authority

You will get most of what you need through relationships, credibility, and knowing the work better than anyone else in the room.

Where that is not enough, you are delegated authority by the CEO to administer consequences directly — up to and including progressive discipline where our SOPs call for it.

You will rarely need it. It matters that you have it. Accountability without the ability to apply consequences is not accountability, and we do not ask people here to hold a standard they cannot enforce.

What this role is not

Being clear here saves everyone time.

• Not an executive assistant. Minimal calendar and inbox work.
• Not an SOP author. Our L&D function writes the standards. You hold them.
• Not primarily a strategy role — but you will have a voice in it. You are here to make what is decided actually happen. That said, we develop our people to think, not just execute. The person who held this seat before you contributed meaningfully to company strategy, and we expect the same of you. Your perspective is wanted and it will be heard.
• Coaching and mentoring our GMs is the owners' role. That is how this company is built and how our L&D function wants it to stay. You guard the standard; we develop the people.

Job Requirements

Who succeeds here

• You are comfortable saying the same thing four times. The most important trait on this list and the one most people do not have. The fourth conversation about the same missed commitment has to feel like the job — not like evidence the person is hopeless or the system is broken.
• You hold a line under emotional pressure. Hospitality attracts warm, high-empathy people, and in this industry compassion often gets confused with lowering the bar. Empathy is understanding why someone missed. Compassion is helping them hit it next time. Neither requires moving the line.
• You learn a system deeply rather than approximately. You would rather know one company's way of working cold than five superficially.
• You write clearly and directly, and can deliver an uncomfortable message without softening it into ambiguity or sharpening it into accusation.
• You are comfortable with people senior to you and able to tell them something they do not want to hear.

Soft skills

• Communication — clear, direct, and warm in the same sentence.
• Ownership — you close loops without being asked twice.
• Time management — you protect your own priorities while absorbing other people's urgency.
• AI resourcefulness — you reach for the tool before you reach for the hour. We build with AI here and expect you to.
• Decisiveness — indecision is not what we are looking for. We debate, we decide, and then we act.

What we offer

Compensation & Benefits

• Access to an innovative enablement model — research, proposal support, and admin removal — so you can focus on the work that matters.
• Fully Remote & Globally Inclusive. Work from anywhere. We trust great talent to do great work, wherever they are.
• Mission-Driven Culture. A company that values mentorship, transformation, and long-term careers — not just jobs.
• Growth Opportunities. Learning and development programs, mentorship from experienced leaders, and a fast-paced environment where your contributions shape the future. People grow here — the last person in a role at this level went from administrative support to leading projects at the heart of our Vision.
• People-First Environment. Platinum Service is not only for guests. You will be seen, supported, and celebrated.
• Time Off & Wellness. 8 paid holidays, flexible PTO and vacation, birthday pay, and a Mental Health & Wellness Program including access to a Life Coach.
• Two trips to the United States each year. The first is in your first month — all three properties, meeting the teams in person. You cannot hold a standard you have only read about.

What we are looking for

• Demonstrated ability to hold standards across a distributed team
• Operations, project management, chief-of-staff, or consulting background
• Fluent, professional written and spoken English
• Comfortable on camera and in live meetings across US business hours
• Hospitality experience welcome, not required — holding a standard matters more than industry knowledge

We do not screen on years of experience. We screen on whether you can do the work.

Process

Application, a first conversation, then a paid work sample with our final candidates. We pay because your time has value and because we want to see how you work, not how you describe your work.

Skills Required

• Technology - Intermediate
• Emotional Intelligence - Expert
• Time Management - Expert
• Communication Skills - Expert

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..