Chief of Staff & Executive Operations Director

Full Job Description

ABOUT THE OPPORTUNITY

Q3 Enterprises is a fast-moving, growth-oriented company led by a visionary CEO who moves quickly and expects the same from the team. We are searching for an extraordinary individual — a true superstar — to serve as the CEO's most trusted partner and the operational backbone of our organization.

This is not a traditional assistant role. The right candidate will function at the intersection of executive support, operations leadership, financial oversight, and team management. You will have direct impact on every department, every day. For the right person, this role offers virtually unlimited growth potential within our organization.

We operate in both English and Spanish, and you will be expected to communicate flawlessly in both languages across all channels — written and verbal.

ABOUT THE TITLE: CHIEF OF STAFF & EXECUTIVE OPERATIONS DIRECTOR

We created this title intentionally. Here is what it means in practice:

●    Chief of Staff — You are the CEO's right hand. You anticipate needs, remove obstacles, and ensure execution at the highest level.

●    Executive Operations Director — You oversee the day-to-day functions of the business: operations, sales, finance, and customer support.

●    You are not just supporting the CEO. You are helping run the company.

CORE RESPONSIBILITIES

Executive Support

●    Manage the CEO's calendar, communications, priorities, and daily workflow with precision

●    Draft, proofread, and send correspondence on behalf of the CEO in both English and Spanish

●    Prepare reports, presentations, agendas, and briefing documents

●    Act as a gatekeeper and liaison between the CEO and all internal/external stakeholders

●    Anticipate needs before they arise — think three steps ahead at all times

Operations Management

●    Oversee daily operational functions across all departments

●    Identify inefficiencies and implement scalable systems and processes

●    Monitor KPIs and report operational performance to the CEO

●    Ensure all teams are aligned, accountable, and hitting their targets

●    Step in as needed to resolve operational issues quickly and decisively

Finance Oversight

●    Track budgets, expenses, and cash flow on behalf of the CEO

●    Prepare financial summaries, reconcile accounts, and flag anomalies

●    Coordinate with vendors, contractors, and payment processes

●    Ensure invoicing, billing, and collections are running smoothly

●    Support financial planning and forecasting in collaboration with the CEO

Sales Support

●    Monitor sales pipeline activity and assist with follow-up and outreach

●    Support proposal preparation, contract management, and client onboarding

●    Track sales metrics and provide regular reporting to the CEO

●    Coordinate between the sales team and operations to ensure seamless delivery

Customer Support Oversight

●    Oversee the customer support function to ensure service excellence

●    Handle escalated customer issues with professionalism and urgency

●    Monitor team responsiveness and customer satisfaction metrics

●    Develop and refine customer-facing processes and communication templates

Team Management

●    Directly oversee existing staff across all departments

●    Assign tasks, set expectations, and hold team members accountable

●    Foster a positive, high-performance team culture

●    Onboard new team members and maintain performance documentation

THE IDEAL CANDIDATE — OUR WISH LIST

We are not looking for average. We are looking for exceptional. Here is our honest wish list for the perfect person in this role:

●    🌎 Bilingual superstar:

●    Fluent in English and Spanish — spoken and written — at a professional level. You can switch between languages in real time without missing a beat.

●    🔍 Obsessively detail-oriented:

●    You catch errors others miss. Typos, miscalculations, inconsistencies — nothing gets past you. Ever.

●    ⚡ Master of multitasking:

●    You can manage 10+ active projects simultaneously and never lose track of a single one. You thrive in busy environments.

●    🔄 Adaptable under pressure:

●    Priorities shift. Things change. You adapt without complaint and without losing momentum. Chaos is just another word for opportunity to you.

●    📋 Relentlessly organized:

●    Your systems, files, and workflows are immaculate. You create order out of complexity and maintain it effortlessly.

●    ✅ An extreme task master:

●    You hold yourself and others accountable. Deadlines are sacred. Follow-through is non-negotiable. You close loops.

●    ⏰ Punctual and utterly reliable:

●    You are online, responsive, and ready every single day at 8:00 AM PST. Reliability is your trademark.

●    ☀️ Radiantly positive:

●    You bring warmth, energy, and optimism to every interaction. Your attitude is contagious — in the best way possible.

●    📊 A documented track record:

●    You have receipts. Metrics, before-and-afters, testimonials, screenshots — you can show, not just tell, what you have accomplished in previous roles.

●    👑 A natural leader:

●    People follow your direction not because they have to, but because they trust and respect you. You lead by example.

REQUIREMENTS

●    Fluent in both English and Spanish (written and verbal) — this is a firm requirement

●    Minimum 3 years of experience in an executive assistant, operations, or administrative leadership role

●    Demonstrated experience managing or overseeing a team

●    Proficiency with project management tools (Asana, ClickUp, Trello, or similar)

●    Strong working knowledge of financial tracking, budgeting, and reporting

●    Excellent written communication skills in both languages

●    Reliable high-speed internet connection and a quiet, professional remote work setup

●    Available Monday through Friday, 8:00 AM – 5:00 PM Pacific Standard Time (PST) without exception

●    Ability to pass a background check

HOW TO APPLY

We take our hiring process seriously — and we ask that you do too. Incomplete applications will not be reviewed. To be considered, you must submit ALL of the following:

Job Responsibilities

REQUIREMENTS

●    Fluent in both English and Spanish (written and verbal) — this is a firm requirement

●    Minimum 3 years of experience in an executive assistant, operations, or administrative leadership role

●    Demonstrated experience managing or overseeing a team

●    Proficiency with project management tools (Asana, ClickUp, Trello, or similar)

●    Strong working knowledge of financial tracking, budgeting, and reporting

●    Excellent written communication skills in both languages

●    Reliable high-speed internet connection and a quiet, professional remote work setup

●    Available Monday through Friday, 8:00 AM – 5:00 PM Pacific Standard Time (PST) without exception

●    Ability to pass a background check

Job Requirements

●    🌎 Bilingual superstar:

●    Fluent in English and Spanish — spoken and written — at a professional level. You can switch between languages in real time without missing a beat.

●    🔍 Obsessively detail-oriented:

●    You catch errors others miss. Typos, miscalculations, inconsistencies — nothing gets past you. Ever.

●    ⚡ Master of multitasking:

●    You can manage 10+ active projects simultaneously and never lose track of a single one. You thrive in busy environments.

●    🔄 Adaptable under pressure:

●    Priorities shift. Things change. You adapt without complaint and without losing momentum. Chaos is just another word for opportunity to you.

●    📋 Relentlessly organized:

●    Your systems, files, and workflows are immaculate. You create order out of complexity and maintain it effortlessly.

●    ✅ An extreme task master:

●    You hold yourself and others accountable. Deadlines are sacred. Follow-through is non-negotiable. You close loops.

●    ⏰ Punctual and utterly reliable:

●    You are online, responsive, and ready every single day at 8:00 AM PST. Reliability is your trademark.

●    ☀️ Radiantly positive:

●    You bring warmth, energy, and optimism to every interaction. Your attitude is contagious — in the best way possible.

●    📊 A documented track record:

●    You have receipts. Metrics, before-and-afters, testimonials, screenshots — you can show, not just tell, what you have accomplished in previous roles.

●    👑 A natural leader:

●    People follow your direction not because they have to, but because they trust and respect you. You lead by example.

Skills Required

• Business Administration - Expert

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..