Client Success Manager (Full Time, Remote)

Full Job Description

My name is Dr. Bao Thai. I'm the owner of Simplicity AI, a US based company. We build AI voice and text systems that follow up with leads and book appointments for dental, chiropractic, and medical practices.

Our mission is simple: help clinics grow. We've worked with over 200 clinics, and we're growing fast. I'm building a team that will grow with us for the long run.

Here's how we operate. Our success is based on our clients' success. If a clinic isn't growing, we haven't done our job. We take that seriously. Every client matters, every week.

I'm hiring a full time Client Success Manager and I'm moving fast.

Here's what I'm looking for:

1. Someone who can talk and communicate. This is number one. You'll be speaking with US doctors and practice managers every week. You need to be clear, warm, confident, and easy to understand.

2. Someone who is organized. You'll manage a full list of clients and nobody can slip through the cracks.

Here's the job:

Talk to every client every week by call, text, email, or Zoom. No client goes quiet.

Onboard new clients so they know exactly what to expect from day one.

Show them the value. Pull their numbers (leads, contacts, appointments booked) and walk them through what the system did for them.

Catch problems early. Most of our clients use their own marketing company to run ads. We connect to their system and our AI calls and texts every new lead to book them. When results are low, the real issue is often lead quality from the ads, not our system. You need to spot that and explain it clearly and calmly.

Your main goal is client retention. If clients stay and feel good about working with us, you're winning. As we grow, this role grows with us.

This is a full time, remote role with retention bonuses as we grow. Work hours overlap with US Central time.

HOW TO APPLY

Apply within 48 hours. Start your application with the word RETENTION so I know you read this all the way through. Applications without it will not be reviewed.

First, read this situation. You'll use it in both parts below.

A dental practice hires a marketing company to run Facebook ads. When someone fills out a form on an ad, that lead goes into the practice's system. We are connected to that system. Our AI calls and texts every lead within minutes to book them an appointment. We only handle the follow up. We do not run the ads.

Last month the ads brought in 150 leads. Our system called and texted every single one. 90 of them never picked up or replied. Many gave fake numbers or didn't remember filling out the form. Of the ones who did answer, our system booked 38 appointments.

The doctor contacts you and says: "I'm not getting more patients. I want to cancel."

PART 1: VIDEO (required, 5 minutes max)

Record one video with Loom or any screen recorder and include the link in your application. Answer these out loud:

1. Introduce yourself.

2. Tell me about a client you kept from leaving. What was going on and what did you do?

3. How would you keep track of 30 or more clients so nobody slips through the cracks? Walk me through your weekly routine.

4. The doctor from the situation above just called you. Talk to them like you're on the phone right now.

I want to hear how you talk, how you think on your feet, and how you explain things.

PART 2: WRITTEN (include in your application)

1. The same doctor texted you instead of calling. Write the exact text you would send back.

2. Here are last month's numbers for a different client: 112 leads, 84 contacted, 38 appointments booked, 29 showed. Write the weekly update you would send the doctor. Keep it short.

3. What tools have you used to manage clients? (CRM, GoHighLevel, HubSpot, Slack, or others)

4. What hours can you work in US Central time?

5. What is your expected monthly pay for full time work?

Feel free to send anything else you think will help me get to know you.

If it's a good fit, I'll reach out to set up a quick call.

Thanks,

Dr. Bao Thai

Owner, Simplicity AI

Job Responsibilities

CLIENT COMMUNICATION

1. Contact every client every week by phone, text, email, or Zoom. No client goes more than 7 days without hearing from us.

2. Be the main point of contact for doctors and practice managers.

3. Respond to all client messages within the same business day.

4. Keep every conversation clear, warm, professional, and easy to understand.

CLIENT ONBOARDING

5. Run onboarding calls with every new client.

6. Set clear expectations from day one: how the system works, what results to expect, how often we will communicate, and who to contact for help.

7. Collect any information or access we need from the client to launch their system.

8. Follow up during the first 30 days to make sure every new client is comfortable and seeing early results.

SHOWING VALUE

9. Pull each client's numbers every week: leads received, leads contacted, appointments booked, and appointments that showed.

10. Send a short weekly update to each client explaining what the system did for them.

11. Run monthly review calls to walk clients through their results and next steps.

12. Explain results in simple language that a busy doctor can understand in seconds.

RETENTION AND PROBLEM SOLVING

13. Spot at risk clients early: clients who go quiet, complain, or have low bookings.

14. Flag any at risk client to the owner the same day.

15. Ask questions to understand what the client expected and what is really going on before offering solutions.

16. Identify when low results are caused by lead quality from the client's marketing, and explain it calmly and clearly.

17. Handle cancellation requests professionally and work to keep the client.

18. Track and report client retention every month.

ORGANIZATION AND TRACKING

19. Keep a client tracker updated with last contact date, next touch point, open issues, client status, and next action.

20. Log every client conversation in our systems (Notion and GoHighLevel).

21. Plan each week ahead so every client is contacted on schedule.

22. Send the owner a weekly summary of client status, wins, risks, and open issues.

TEAM COORDINATION

23. Work with our project manager and developers when a client needs changes or technical support.

24. Make sure client requests are passed to the right team member with clear details.

25. Follow up until every client issue is fully resolved and confirm the fix with the client.

CLIENT FEEDBACK AND GROWTH

26. Collect client feedback and share what we can improve.

27. Collect testimonials and reviews from happy clients.

28. Notice when a client could benefit from more of our services and share it with the owner.

Job Requirements

REQUIRED EXPERIENCE

1. At least 2 years of experience in customer success, account management, or customer support.

2. Experience managing a list of ongoing clients, not just one time support tickets.

3. Experience handling upset clients and difficult conversations calmly.

4. Experience working with US based clients or companies.

LANGUAGE

5. Fluent English, both spoken and written (C1 level or higher). You will speak with US doctors every day.

6. Clear speaking voice that is easy to understand on the phone.

7. Spanish is a plus but not required.

COMMUNICATION SKILLS

8. Clear, warm, and confident on phone calls and video calls.

9. Strong writing skills for short, professional texts and emails.

10. Able to explain numbers and results in simple language.

11. Asks good questions and listens before offering solutions.

ORGANIZATION SKILLS

12. Highly organized with a proven system for tracking many clients at once.

13. Plans the week ahead and follows through without reminders.

14. Strong attention to detail.

15. Takes ownership and communicates early when something falls behind.

TECHNICAL SKILLS

16. Experience with at least one CRM (HubSpot, GoHighLevel, Salesforce, or similar).

17. Comfortable with Google Workspace (Gmail, Sheets, Docs, Calendar).

18. Comfortable with Zoom, Slack, and Loom.

19. Able to read basic reports and numbers (leads, contact rate, booking rate).

20. Quick to learn new software.

EDUCATION

21. No degree required. Experience and skills matter more.

WORK SETUP

22. Reliable high speed internet.

23. A computer and a quality headset with a microphone.

24. A quiet, professional space to work and take calls.

25. Available full time with hours that overlap US Central time.

NICE TO HAVE

26. Experience with GoHighLevel or Notion.

27. Experience in healthcare, dental, or medical offices.

28. Experience with marketing agencies, lead generation, or AI tools.

29. Customer success or CRM certifications (HubSpot, Gainsight, or similar).

30. Experience onboarding clients onto software.

Skills Required

• Customer Support - Intermediate
• Communication Skills - Expert

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..