Customer Operations Specialist

Full Job Description

We aren’t looking for a passive "customer support" agent who waits for inbound emails. We are looking for a Customer Operations Powerhouse.

You will be the connective tissue between our Sales Team, our Vendors, and our Customers. You’ll be managing the "back-end" of the customer journey—fixing orders, hunting down missing tracking numbers, creating processes for RMAs, and engaging with customers via email, text, and chat.  This is a role for a "closer" who loves a clean queue and thrives on operational efficiency.

You'll be working with our sales team of three, our product data specialist, and our COO on a daily basis.  

Are you the right fit?

• The "70-Ticket" Challenge: When you see a backlog of 70 tickets, you don’t feel stressed—you feel a rush. You view an empty inbox as a personal victory.
• Proactive to a Fault: If a tracking number is missing, you don't wait for the customer to complain. You’ve already reached out to the vendor and updated the backend before anyone noticed.
• Tech-Savvy: You navigate CRMs, order management systems, and messaging platforms with your eyes closed. You enjoy finding shortcuts to do things faster and better.
• Personal touch: You enjoy interacting with customers through email, text, and chat, helping answer their questions or getting them to the right sales team expert.

Job Responsibilities

What You’ll Do Daily

• Back-End Mastery: Edit and manage orders within our backend systems to ensure data accuracy and fulfillment.
• Inbound & Outbound Communication: Handle high-volume inbound emails, online chat, and send outbound text messages to help customers get answers to their inquiries
• Vendor Management: Be the "squeaky wheel." Reach out to vendors daily to secure status updates and tracking information.
• Sales Team Support: Act as the primary point of contact for the sales team when they need a status update on an existing account.
• Tracking Hunter: Proactively identify orders that are lagging and resolve fulfillment issues before they become "problems."

Job Requirements

Requirements

• Fluency in English (C1/C2): Your written English must be professional, clear, and high-energy.
• Availability: Must be able to work a consistent 9am – 5pm EST schedule (Monday – Friday).
• Tech Stack: Experience with Shopify is required. Gorgias is a plus.
• Setup: A reliable, high-speed internet connection and a quiet, professional remote workspace.
• The "Go-Getter" Factor: A proven track record of working in fast-paced environments where you were required to manage your own time and priorities.

Skills Required

• Customer Support - Intermediate
• Customer Service - Intermediate
• Business Administration - Intermediate

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..