Digital Marketing Account Coordinator / Executive Assistant

Full Job Description

About Us

We’re a fast-growing digital marketing team helping car dealerships and automotive businesses win in today’s evolving search landscape. We specialize in Google Ads, Meta Ads, and SEO. As we scale, we’re hiring a detail-oriented Account Coordinator / Executive Assistant to be our operational backbone—keeping inboxes organized, meetings on track, and client communications crisp.

The Role

You’ll support our leadership and account managers by owning day-to-day coordination, email responses, scheduling, and documentation. This role is client-facing at times and highly operational—perfect for someone who loves organizing chaos into clean, actionable next steps.

You’ll Be Working On:

- Inbox & Calendar Management – Triage and draft replies, route messages to the right owner, schedule meetings across time zones, and protect focus time.

- Client Communications – Send follow-ups, coordinate meeting agendas, share recaps/action items, and ensure a friendly, professional tone.

- Meeting Support – Prepare agendas, take clear notes, log decisions, and assign tasks with deadlines; circulate summaries after calls.

- Project Coordination – Track deliverables, update task boards (e.g., Notion), follow up on blockers, and make sure nothing slips.

- Documentation & SOPs – Maintain folders, naming conventions, SOPs, and checklists so the team can move fast and stay aligned.

- Administrative Tasks – File management, form submissions, vendor coordination, light research, CRM/contact updates, and invoice support.

What We’re Looking For

- Clear, confident communicator (written and verbal); comfortable drafting emails and occasionally joining client calls.

- Proactive organizer who anticipates needs, follows through, and closes loops without hand-holding.

- Experience in coordination/admin or client services (agency or startup experience is a plus).

- Strong command of Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Slides), Zoom/Google Meet, and Slack.

- High attention to detail—you proofread your own work and spot gaps before others do.

Nice to Have:

- Background in automotive or e-commerce marketing.

- Familiarity with Google Ads and SEO

- Light slide design skills for client updates (Slides/PowerPoint/Canva).

Compensation & Work Setup:

- Competitive salary based on experience.

- Remote-friendly role.

- Direct exposure to clients and leadership with clear paths for growth

How to Apply (Please Follow Exactly)

Short Video (2–3 minutes): Introduce yourself and briefly explain:

- How you would manage a busy executive inbox and calendar.

- How you prioritize urgent vs. important items.

Be yourself, no need for heavy editing; we want to see your communication style.

Email Your Application to [email protected] and cc [email protected] and [email protected].

Subject line: “DDM Account Coordinator Application”

Include your resume, video link (or attach the file), and a 3–5 sentence cover note in the body of the email.

Important Note: We’re looking for detail-oriented individuals! Applicants who don’t follow these instructions won’t be considered. 

Job Responsibilities

• Inbox & Calendar Management: Triage emails, draft responses, route messages to the appropriate team member, schedule meetings across different time zones, and protect leadership's focus time.
• Client Communications: Draft and send follow-up emails, coordinate meeting agendas, send recap emails with action items, and maintain a friendly, professional tone.
• Meeting Support: Prepare agendas, take detailed notes during calls, log decisions, assign tasks with deadlines, and circulate summaries after meetings.
• Project Coordination: Track deliverables, keep task boards up to date (e.g., in Notion), follow up on blockers, and make sure projects stay on schedule.
• Documentation & SOPs: Organize files, maintain naming conventions, update Standard Operating Procedures (SOPs), and manage checklists to keep the team aligned.
• Administrative Tasks: Handle file management, form submissions, vendor coordination, light research, CRM/contact updates, and basic invoice support.

Job Requirements

Job Requirements

• Strong Communication Skills: Clear, confident communicator in both written and verbal English; comfortable drafting professional emails and joining client calls when necessary.
• Proactive & Independent: Self-starter who anticipates team and leadership needs, follows through on commitments, and closes operational loops without hand-holding.
• Relevant Experience: Background in administrative coordination, executive support, or client services (experience in an agency or startup environment is a strong plus).
• Technical & Ad Platform Skills: Foundational knowledge of Google Ads and Meta Ads; comfortable navigating dashboards, pulling performance reports, and making light operational changes (e.g., adjusting budgets, swapping creative assets, or pausing ads).
• Software & Tool Proficiency: Strong command of Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Slides), video conferencing tools (Zoom, Google Meet), and Slack.
• High Attention to Detail: Exceptional proofreading skills and a sharp eye for catching gaps or inconsistencies before others do.

Nice-to-Have Qualifications:

• Prior background or familiarity with the automotive or e-commerce marketing sectors.
• Basic understanding of SEO concepts.
• Light slide design skills for creating or polishing client update decks (using Google Slides, PowerPoint, or Canva).

Skills Required

• Google Adwords - Beginner
• Marketing Strategy - Intermediate
• Google Analytics - Beginner
• Business Analysis - Intermediate
• Business Administration - Intermediate

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..