Executive Assistant

Full Job Description

Executive Assistant – Remote (Latin America)

Company - Dark Digital  Location - Remote (Latin America - Colombia, Mexico, Argentina, Brazil preferred)  

Hours - Full-time, 30 - 60 hours/week  

Salary - $1,500 - 2,000/month USD  

Availability - 9am - 10pm ET window (you manage your own hours within that range)

About Dark DigitalDark Digital is a creator-first strategy, production, and IP studio. We help creators and modern media companies scale without losing authorship - designing systems that turn creative output into durable businesses, not burnout machines.We work at the intersection of content, technology, and storytelling. Our clients include YouTube creators, podcasters, and media brands building owned properties across platforms.

We’re a small, fast-moving team. We use AI daily. We care about craft. If you don’t know what MrBeast, Logan Paul, or Emma Chamberlain are doing - or why it matters - this probably isn’t the role for you.

The Role

This is not a traditional admin job.You’ll be the operational backbone for our team - handling executive support, project coordination, and AI-assisted execution. You’ll report to our Operations Coordinator, manage freelancers, keep projects moving, and turn messy brain dumps into clean systems.

The role will evolve. If you want a predictable, static job description, this isn’t it. If you want to grow into more responsibility over time and get better at things you didn’t know existed six months ago - keep reading.

Compensation 

**$1,500–2,000/month USD** depending on experience

Paid directly (you’re hired as a contractor, not through an agency)

Full-time commitment expected (30–60 hours/week)

Room to grow as the company grows

How to Apply

Send an email to with:

Subject line -  “EA Application – [Your Name] – [Your Country]”A short note (3–5 sentences)  on why this role interests you and why you’d be a good fit. No cover letter templates, we want to hear your actual voice.

Your resume or LinkedIn profile

Answers to these three questions:      

Q1 - What AI tools do you currently use, and how? Give a specific example of something you used AI for in the last week.      

Q2 -  What YouTube channels or creators do you follow? Why?      

Q3 - Describe a time you figured something out at work without being told how to do it.

(Optional) A link to anything that shows how you think — a Notion template you built, a project you organized, a system you created, whatever.

What Happens Next

We review applications (expect a response within 5–7 business days)

Short async task — we’ll send you a real-world exercise to see how you work

Video interview with our Operations Coordinator

Paid trial period before full commitment

We’re hiring one person. We’d rather wait for the right fit than rush.

If you’re AI-literate, culturally fluent, growth-oriented, and capable of turning chaos into momentum - we want to hear from you.

Job Responsibilities

What You’ll Do

Executive Support

- Manage calendar, priorities, and scheduling across time zones

- Triage and draft emails in the founder’s voice

- Follow up on things so they don’t die quietly

Ops & Coordination

- Manage freelancers, deadlines, and deliverables

- Handle invoices, payments, and light finance tracking

- Keep projects moving without anyone having to chase

AI-Assisted Execution

- Use AI (ChatGPT, Claude, etc.) to summarize meetings, draft docs, prep agendas

- Turn voice notes and brain dumps into structured tasks and action items

- Think instinctively: “Can this be automated?” and “Can AI handle the first pass?”

Job Requirements

**Non-Negotiables**

**AI fluency** You already use ChatGPT, Claude, or similar tools daily. Not “open to learning” actively using. If you’re AI-skeptical, this isn’t the right fit.

**Tech-native** You’re fast with tools like Notion, ClickUp, Airtable, Slack, Google Drive. You understand systems, not just tasks.

**Growth mindset** You want more responsibility over time. You learn by doing. You’re comfortable saying “I don’t know yet, but I’ll figure it out.”

**Cultural fluency** You know what’s happening on YouTube, in streaming, with influencers, in internet culture. Our work is creator-focused, so you need to understand that world even if you’re not client-facing.

**Personality Fit**

- Curious by default - asks “why” and “what’s next?”

- Calm under ambiguity - doesn’t melt when plans shift

- High trust, low ego - discreet with sensitive info, proud of making things work behind the scenes

- Proactive - flags problems before they become fires

Timezone & Availability 

We need coverage within a **9am–10pm ET window**. You manage your own hours within that range - we don’t micromanage when you work, we care that things get done and you’re reachable during core collaboration hours.

This is why we’re hiring from Latin America: Colombia, Mexico, Argentina, and Brazil are in or near US Eastern time, so you can work normal daytime hours while covering this window.

Skills Required

• Data Entry - Intermediate
• Research - Intermediate
• Project Management - Intermediate
• Slack - Intermediate
• Time Management & Study Skills - Expert
• Communication Skills - Expert

Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..