Executive Assistant

Full Job Description

Engagement Overview 

LoanBud is seeking a highly organized, proactive, and resourceful independent contractor to provide executive assistance and operations support directly to our Founder & CEO. 

This is not a traditional administrative role focused only on calendars and scheduling. The contractor will help the CEO organize priorities, capture and structure ideas, coordinate meetings, drive follow-up, prepare documents, and make sure important commitments don't fall through the cracks — becoming a trusted extension of the CEO and helping create a more organized, effective operating rhythm around his day. As the engagement matures, it will also include selected remote office- and operations-support tasks that keep the wider team running smoothly. 

The right provider is comfortable working with senior executives, employees, lenders, partners and vendors; can take incomplete information, ask good questions, and turn it into clear next steps; and brings strong written English, judgment, discretion, responsiveness and follow-through.

Job Responsibilities

Scope of Services 

The contractor will provide services across the following areas: 

• Priority & task management — maintain a centralized system for the CEO's priorities, tasks, commitments and follow-ups; run a brief daily planning check-in; track open items and remind responsible parties; and deliver a concise daily written summary so nothing gets lost across email, Teams, meetings or voice notes. 
• Meeting support & follow-up — attend selected executive, product, sales, operations, finance and partnership meetings (roughly 10/week); capture decisions, action items, owners and deadlines; prepare agendas and background; distribute follow-ups; and chase open items to completion. 
• Turning ideas into action — convert voice notes, rough notes and conversations into structured documents; prepare first drafts of briefs, process docs, project plans and summaries; and organize early-stage ideas into clear objectives, requirements, open questions and next steps before the right product or engineering owner picks them up. 
• Calendar management — manage the CEO's calendar, coordinate internal and external meetings, resolve conflicts, and over time develop the judgment to move, shorten, decline or reschedule when appropriate. 
• Communication & administrative support — draft emails and internal communications; coordinate and track agreements, documents and signatures; follow up with stakeholders when requested; and, as trust develops, assist with inbox organization and routine responses. 
• Remote office & operations support — take on selected recurring operational and coordination tasks that can be handled remotely, helping keep team workflows, documents and administrative processes organized. 
• Selected personal & lifestyle coordination (a limited but real part of the role) — reservations, travel, personal appointments, coordinating household or contractor services, and occasional personal requests, including working with the CEO's family when specifically authorized. 
• Travel & expense support — coordinate roughly 10 business and personal trips per year; research and organize flights, hotels, transport and itineraries; and support receipt organization and expense documentation with the finance function. 

Job Requirements

Required Experience 

• 5+ years as an Executive Assistant, Senior EA, executive operations professional, or similar. 
• Experience directly supporting a founder, CEO, senior executive or business owner. 
• Excellent written and spoken English, and the ability to turn rough information into clear, professional documents. 
• Exceptional organization, attention to detail, and strong follow-through to completion. 
• Strong judgment and prioritization across competing requests; able to work independently without constant instruction. 
• Comfortable communicating directly with executives and employees, and handling confidential company, financial, employee and personal information with discretion. 
• Experience with calendars, email, Microsoft Office or Google Workspace, and project/task-management systems. 
• Comfortable learning and using AI tools such as ChatGPT. 
• Able to work across a full U.S. Eastern Time business day and stay highly responsive during business hours. 

Nice to Have 

Experience supporting a founder/CEO at a fast-growing company; fintech, financial services, lending, banking, SaaS or technology experience; tools such as Notion, ClickUp, Monday.com, Asana or Microsoft Teams; drafting project briefs, requirements docs, SOPs or product documentation; supporting both professional and occasional personal responsibilities; experience with U.S.-based companies; and project management or operations experience.

Skills Required

• Administration - Intermediate
• Data Entry - Intermediate
• Email Outreach - Intermediate

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..