Full-Time Administrative & Client Support Assistant Remote | Full-Time | Alabama Central Time

Full Job Description

How to apply?

We don’t just want to see your CV. We want to meet you! Please send us:

1. Your CV 
2. A short 1–2 minute video in English

In your video, tell us a little about yourself and answer: Why are you interested in this particular role? What do you think you would enjoy most about the job, and what part do you think you could really be good at? We know you probably need a job — that’s true for most people applying! But we’d love to know why this role caught your attention.You can record your video using Loom and simply send us the link.

We’re looking for a reliable, organized, proactive, and genuinely kind person to join our team as a full-time Administrative & Client Support Assistant. This position is intended to be your sole full-time job. We ask that team members not work another job simultaneously, as we want to ensure they can be fully focused and dedicated to their role with us.

We are a small, international law firm focused on Railroad Retirement Board (RRB) disability benefits. Our attorney has more than a decade of experience working with the RRB and helping railroaders navigate the disability process.This is an important role on our team. You’ll help manage client matters, communicate with clients and medical providers, organize cases, handle follow-ups, and keep things moving. Because we manage many cases at once, attention to detail is extremely important. A missed reminder, document, or follow-up can make a difference.

Most importantly, we’re looking for someone who can take ownership of their work and stay on top of things without being micromanaged.

Monday–Friday, 8:00 AM–5:00 PM Alabama time (Central Time)

You’ll have a one-hour lunch break, and you can generally choose when to take it as long as your work is covered. Because we work with clients throughout the United States, availability during these hours is important.

What do we offer?

• Full-time, remote position
• $6-$7 per hour. 
• 1 week of paid vacation per year, earned after 4 months of full-time work
• Your birthday off
• U.S. holidays off: New Year’s Day, Memorial Day, Independence Day, Labor Day, Thanksgiving Day, and Christmas Day 
• Friendly, international work environment
• Flexibility when possible

We understand that life happens:

Need a day off unexpectedly?

Are you sick and need an extra day?

Is a family member visiting and you’d like to take a few hours to have lunch with them? 

No worries. We can discuss it. 

We believe flexibility creates a happier, more motivated team — and happy employees do better work.

Who will you be working with? We’re a small international team, with team members in Alabama, Argentina, and the Netherlands.

We’re now looking for one more person to join us and become part of the team.

We appreciate you taking the time to apply and record a video. We want to meet you!

Job Responsibilities

Your responsibilities will include:

• Assisting with client intakes and communicating with potential and existing clients by phone and email
• Following up with clients for information and documents
• Communicating with medical providers and requesting medical records
• Entering and updating information in our CRM systems
• Setting reminders and tracking deadlines and follow-ups
• Organizing case information and making sure nothing falls through the cracks
• Drafting basic documents and correspondenceFollowing up with potential clients and tracking their status
• Assisting with general administrative tasks and, occasionally, coordinating travel for the attorney

Job Requirements

• Previous administrative, assistant, customer service, legal assistant, or similar experience
• Excellent organization and attention to detail
• Ability to manage multiple tasks and cases at once
• Excellent spoken and written English
• Strong communication and customer-service skills
• Comfortable speaking with clients and medical offices by phone
• Ability to learn new software and CRM systemsReliable, responsible, and able to work independently
• Positive, friendly, and professional attitude

We’d especially love someone who:

• Notices when something needs to be done before being asked
• Keeps good notes and follows up consistently
• Doesn’t let tasks disappear into a “to-do list”Is comfortable juggling several cases
• Understands that small details can be very important
• Takes pride in providing excellent customer service
• Wants to become an important, long-term part of a small team

Skills Required

• Administration - Expert
• Customer Service - Expert

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..