Full-Time Case Manager Remote | Direct with U.S. Law Firm | Long Term | Benefits

Full Job Description

AE Injury Law provides specialized legal support services with a focus on precision, security, and client satisfaction, serving Orange County and Los Angeles County. Our work centers on three core areas: Demand Writing (summarizing medical records, building medical exhibits, and formatting compelling legal demands), HIPAA-compliant Document Retrievals (secure, confidential handling of legal and medical records), and comprehensive New Client Sign-Ups (full intake, dermatome injury charting, and TBI questionnaires).

We’re looking for an organized, client-focused Case Manager to manage personal injury case files from intake through demand and settlement. You’ll handle motor vehicle accident, No-Fault (PIP), and Workers’ Compensation cases, and serve as the main point of contact for clients, medical providers, insurance adjusters, and attorneys. This role requires strong communication skills, comfort managing a high-volume caseload, and a commitment to accuracy and confidentiality at every step.

Job Responsibilities

Case Management

• Manage a caseload of about 85 active treating cases, keeping case notes accurate and tracking deadlines and outstanding tasks.
• Track statutes of limitations, insurance deadlines, and other critical case dates.
• Make sure all case files are properly documented and updated in the firm’s case management system.
• Keep case folders in Dropbox current and organized in the firm’s standard format.

Client Communication & Treatment

• Send out letters of representation and welcome letters.
• Stay in regular contact with clients so they know where their case stands.
• Track clients’ medical treatment and make sure appointments, referrals, and outstanding medical recommendations are followed up on time.

Insurance & Records

• Open insurance claims, request coverage information, and communicate with insurance adjusters.
• Identify all applicable insurance policies, including third-party liability, UM/UIM, and MedPay coverage.
• Request and organize medical records, billing, police reports, and other supporting documents.
• Track medical expenses, outstanding balances, and liens throughout the case.

Demands & Settlement

• Review medical records to identify injuries, diagnoses, treatment gaps, and recommendations for future care.
• Prepare complete demand packages, including demand letters, medical summaries, billing breakdowns, exhibits, and supporting documentation for attorney review. Use Claude and ChatGPT as drafting and research support tools.
• Prepare settlement breakdowns, coordinate lien negotiations and reductions, and assist with disbursement documentation and settlement paperwork under attorney supervision.

Attorney Support

• Prepare and organize case files for weekly review with the attorney, including case updates, treatment status, outstanding documents, upcoming deadlines, and next steps.
• Conduct weekly file reviews with the attorney so that all cases are organized, updated, and ready for discussion.
• Flag cases that need attorney attention, including liability disputes, treatment gaps, coverage issues, and potential litigation.
• Help attorneys identify cases that should be referred to litigation.

Intake & Additional Support

• Screen incoming leads and assist with client intake, including phone sign-ups and coordinating reps for in-person sign-ups.
• Support Elite Liens during downtime or as needed, assisting with scheduling, advocate referrals, appointment verification, records requests, and sending contracts to new clients.

Job Requirements

• At least 2 years of personal injury experience, including case management and demand writing.
• Working knowledge of third-party liability, UM/UIM, MedPay, No-Fault/PIP, and Workers’ Compensation claims.
• Experience reviewing medical records and tracking medical billing and liens.
• Strong written and verbal English communication skills.
• Ability to manage multiple files, follow through on assignments, and meet deadlines.
• Strong client service skills, with patience and empathy when working with injured clients.
• Familiarity with case management software, email, and Microsoft Office.
• Comfortable using AI tools (such as Claude and ChatGPT) to support drafting and research.
• Understanding of and commitment to HIPAA-compliant handling of sensitive documents.
• Reliable computer, cellphone, and high-speed internet connection.
• Bilingual (English/Spanish) is a plus.

Full-time commitment: The working hours are from 8:30 a.m. to 5:00 p.m. PST. You will be required to sign a non-compete agreement and NDA confirming that this will be your full-time job, with no other employment, no exceptions.

If you are working multiple remote jobs at once, please do not apply.

Skills Required

• Case Management - Expert
• Client Communication - Expert
• Demand Writing - Expert
• Time Management - Expert

Skills Required

• Email Management - Expert
• Cold Calling - Expert
• Email Outreach - Expert
• Time Management - Expert

Attachments

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