Full-Time Legal Assistant Remote | Direct with U.S. Law Firm | Long Term | Benefits

Full Job Description

AE Injury Law provides specialized legal support services with a focus on precision, security, and client satisfaction, serving Orange County and Los Angeles County. Our work centers on three core areas: Demand Writing (summarizing medical records, building medical exhibits, and formatting compelling legal demands), HIPAA-compliant Document Retrievals (secure, confidential handling of legal and medical records), and comprehensive New Client Sign-Ups (full intake, dermatome injury charting, and TBI questionnaires).

We’re looking for an organized, detail-oriented Legal Assistant to support our attorneys and case managers on personal injury case files from intake through demand. You’ll work on motor vehicle accident, No-Fault (PIP), and Workers’ Compensation cases, helping with records, documents, client communication, and demand preparation. This role requires strong writing and organizational skills, comfort working across multiple case files at once, and a commitment to accuracy and confidentiality at every step.

Job Responsibilities

Case Support

• Support case managers and attorneys on a high volume of active personal injury cases.
• Enter and update client and case data in the firm’s case management system, reviewing regularly for accuracy and completeness.
• Keep case folders in Dropbox current and organized in the firm’s standard format.
• Help track statutes of limitations, insurance deadlines, and other critical case dates.

Client Communication & Intake

• Send out letters of representation and welcome letters.
• Answer client calls and emails, give basic case updates, and route questions to the case manager or attorney.
• Conduct client sign-ups over the phone, and coordinate with and dispatch reps to complete in-person sign-ups.
• Screen and qualify incoming leads and route them to the right team member for sign-up.

Records & Insurance

• Request medical records and itemized bills from providers, and request government records, including police reports.
• Track outstanding record and bill requests, following up on status until fulfilled.
• Organize incoming medical records into the firm’s standard format.
• Help open insurance claims and request coverage information from insurance adjusters.

Demand Preparation

• Draft demand letters for attorney review, using Claude and ChatGPT as drafting and research support tools.
• Prepare medical summaries, billing breakdowns, liability summaries, and exhibits for each case file.
• Upload completed work (demands, summaries, exhibits) to Dropbox.
• Help prepare settlement paperwork and lien documentation under attorney supervision.

Additional Support

• Support Elite Liens during downtime or as needed, assisting with scheduling, advocate referrals, appointment verification, records requests, and sending contracts to new clients.

Job Requirements

• At least 1 year of experience as a legal assistant or in a legal/medical office (personal injury experience preferred).
• Advanced written and verbal English communication skills.
• Strong organizational skills and attention to detail, especially when handling medical and legal documentation.
• Ability to multitask and manage multiple active case files in a fast-paced environment.
• Comfortable making client intake calls and coordinating with field reps for in-person sign-ups.
• Familiarity with case management software, email, Dropbox, and Microsoft Office.
• Comfortable using AI tools (such as Claude and ChatGPT) to support drafting and research.
• Critical thinking and problem-solving skills, with the ability to work independently.
• Understanding of and commitment to HIPAA-compliant handling of sensitive documents.
• Reliable computer, cellphone, and high-speed internet connection.
• Bilingual (English/Spanish) is a plus.

Full-time commitment: The working hours are from 8:30 a.m. to 5:00 p.m. PST. You will be required to sign a non-compete agreement and NDA confirming that this will be your full-time job, with no other employment, no exceptions.

If you are working multiple remote jobs at once, please do not apply.

Skills Required

• Cold Emailing - Expert
• Email Management - Expert
• Email Outreach - Expert
• Time Management - Expert

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..