Office Administrator

Full Job Description

About Palm Beach Painters

Palm Beach Painters is a trusted, experienced painting contractor delivering high-quality interior and exterior painting services to residential and commercial clients throughout Palm Beach County. We pride ourselves on reliable service, attention to detail, and building lasting relationships with homeowners, builders, and property managers.

Job Summary

We are seeking a proactive, customer-focused Office Administrator to serve as the first point of contact for leads and support our sales and estimating process. This role combines inbound lead handling, outbound sales outreach, administrative support, and coordination to help drive project bookings and business growth. The ideal candidate is organized, confident on the phone, comfortable with CRM tools, and has a background in home services or trades.

Job Responsibilities

Inbound Lead Management (Primary Focus)

• Respond promptly to incoming leads from sources such as Facebook, Google Ads, website inquiries, referrals, and other channels.
• Conduct warm qualification calls to understand the customer's project scope, needs, timeline, and budget.
• Build rapport, answer initial questions about our services, and position Palm Beach Painters as the trusted expert.
• Schedule on-site estimates with our project consultants efficiently and accurately.

Outbound Sales & Business Development

• Make targeted outbound calls to homebuilders, facility managers, property managers, and project managers to introduce our services, generate interest, and secure opportunities for bids or partnerships.
• Follow up on leads and maintain consistent outreach to build a pipeline of potential new construction and commercial projects.

Estimating & Administrative Support

• Assist in preparing quotes and proposals for new construction properties when architectural plans, specs, or details are provided.
• Enter and update customer/project information in our CRM system.
• Maintain accurate records in Excel/Google Sheets (e.g., lead tracking, scheduling, basic reporting).
• Support general office tasks as needed to keep operations running smoothly.

Job Requirements

Required Qualifications & Skills

• Proven experience using CRM software (e.g., Jobber, ServiceTitan, HubSpot, Salesforce, or similar) for lead tracking and customer management.
• Strong proficiency in Microsoft Excel and/or Google Sheets for data entry, basic formulas, and organization.
• Excellent verbal communication skills in English — must be clear, professional, friendly, and persuasive (approximately 50% of the role involves phone conversations with customers and prospects).
• Prior experience in home services, trades, construction, painting, remodeling, HVAC, roofing, or similar industries is strongly preferred.
• Comfortable making outbound cold/warm calls and handling rejection professionally.
• Organized, detail-oriented, and able to multitask in a fast-paced environment.
• Reliable, self-motivated, and eager to contribute to team success.

Preferred Qualifications

• 1–3+ years in a customer service, sales support, appointment setting, or office admin role within the home improvement or trades sector.
• Familiarity with painting/construction terminology and processes.
• Experience working with digital lead sources (Facebook, Google, etc.).

Skills Required

• Customer Support - Intermediate
• Sales - Expert

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