Operations & Systems Assistant – Performance Marketing Agency (Remote)

Full Job Description

About fscales

fscales is a California-based performance marketing agency for fast-growing US-based DTC e-commerce brands. We media buy and make high-volume and high-converting video and static ads (UGC, voiceover + B-roll remixes, etc). We cover paid social ads (Meta ads, TikTok ads, etc) and paid search ads (Google ads, Bing ads, etc). These brands typically spend 6 to 7 figures on their ads a month.

Our standard: Client goals and timelines are the minimum, not the goal. We aim to exceed client expectations, not just meet them. Always.

The role

We’re growing and looking for an Operations & Systems Assistant to be a force multiplier for our team: executing, optimizing, and building the AI-powered systems that expand our capacity.

You’ll get your hands dirty and support operations wherever the business needs it, from creative quality assurance to performance reporting to help the team deliver faster and more reliably. Great systems come from understanding the work firsthand, so you’ll be in the weeds alongside the team. When a timeline or quality standard is at risk, you’ll jump in and do whatever it takes to get the work across the finish line.

You’ll work closely with our team and clients to continuously improve workflows from reactive to proactive: day-to-day operations, the creative queue, dashboards, SOPs, eliminating bottlenecks, getting production ahead of schedule, and creating extra capacity through better systems and AI, using the tools and people we have. Your work directly supports our ability to take on more client work while raising our quality and speed.

Room to grow into an Operations Manager for the right person.

Applications that skip the questions won't be reviewed.

Job Responsibilities

Responsibilities include, but are not limited to:

• Hands-on operations: project timelines, team coordination, creative QA, reporting, client deliveries, etc., especially when a timeline or quality standard is at risk. This also helps you learn how work actually flows.
• Map and document current workflows (creative production, editing, client delivery) and find bottlenecks and fix them
• Design and implement process improvements, templates, and SOPs that save the team time. Every process should get better the second time.
• Set up and monitor KPIs for workflow quality, efficiency, and turnaround times
• Track project timelines and team capacity, and flag risks before timelines slip
• Dashboards and reporting: build simple views of timelines and workload so problems show up early
• Use AI tools like Claude and Notion to automate repetitive tasks and streamline operations
• Plan, test, and roll out new systems, then review results and iterate
• Collaborate with the CEO and team in daily syncs and send end-of-day progress updates

Job Requirements

• Bachelor’s degree
• 2+ years of experience in executive assistance, operations, project coordination, or project management (agency or remote team experience is a plus)
• Strong systems thinking: you enjoy organizing chaos into clear, repeatable processes
• Experience creating SOPs, trackers, and workflows (Google Workspace and Notion are a plus)
• Comfortable using AI tools (like Claude and Notion) to work faster. If you’re newer to AI, we’ll help you get up to speed, as long as you’re a strong operator and eager to learn
• Familiarity with Agile/Scrum or similar project management methods is a plus
• Advanced English (written and spoken) and clear, proactive communication
• Available full-time, with core hours roughly 9 AM–6 PM PT, when the team is online

You’re a fit if you:

• Can’t resist cleaning things up. A messy folder or a broken process bugs you until it’s fixed
• Are detail-obsessed. You catch what others miss and notice the small stuff. You’d rather check twice than send something wrong once.
• Are a natural operator with a bias for getting things done. You close out tasks and projects the fastest way possible, at the highest quality.
• See around corners. You anticipate what’s needed before anyone asks.
• Act like an owner, not a renter. You treat the work like it’s yours, because it is
• Flag problems early, with a recommended fix. You don’t just bring problems. You bring solutions.
• Are an overachiever. You’ve been the best at something: top of your class, a competition win, or the go-to person on a team
• Get your hands dirty. You execute, not just plan or strategize
• Treat timelines and quality standards as the floor, not the goal. Meeting the bar isn’t enough. You want to raise it.

Skills Required

• Editing and Proofreading - Intermediate
• Admin Support - Intermediate
• Project Management - Intermediate
• Business Analysis - Intermediate
• Data Interpretation - Intermediate
• Slack - Intermediate
• Business Communication - Expert

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..