Operations & Client Success Coordinator

Full Job Description

Are you someone who genuinely loves talking to people, solving problems in real time, and keeping moving pieces organized while everything around you is happening fast?

We’re looking for an Operations Coordinator who thrives in a high-energy environment and enjoys being at the center of communication, coordination, and execution.This role is perfect for someone who can talk to anyone, stay calm under pressure, and juggle multiple priorities without losing attention to detail. You’re the type of person who doesn’t get overwhelmed when problems appear — you get energized by solving them.At envision media, operations isn’t background work. It’s the engine that keeps everything running smoothly for our clients and our team.You’ll act as the central hub connecting clients, creatives, editors, and leadership — ensuring projects move forward efficiently, communication stays clear, and every client experience meets our standards.This isn’t just a coordination role. It’s an opportunity to grow into a key operational leader inside a fast-scaling company.

Company Overview

At envision media, we’re more than a media provider — we’re a trusted partner to real estate professionals across Greater Los Angeles.We specialize in high-quality photo and video marketing that helps agents stand out in a competitive market. What truly sets us apart is our commitment to communication, reliability, and delivering an exceptional client experience every single time.As we continue to grow, strong operations become even more critical — and that’s where you come in.

How You Will Add Value

Be the Operational Hub

You’ll sit at the center of daily operations — coordinating schedules, managing communication, and ensuring projects move seamlessly between teams. When things change (and they will), you help keep everything aligned and moving forward.

Deliver an Exceptional Client Experience

You love talking to people. Whether communicating with clients, field teams, or editors, you create clarity, confidence, and trust through proactive communication and fast response times.

Solve Problems Before They Become Problems

You think ahead. You spot bottlenecks early, anticipate challenges, and take initiative to prevent issues before they impact clients or production timelines.

Help Build Better Systems

As we grow, workflows evolve. Your feedback, organization, and operational thinking will directly contribute to improving processes and scaling the company efficiently.

Overview

As an Operations Coordinator, you will own the daily operational rhythm of the company.

You’ll coordinate production logistics, oversee scheduling, support quality control workflows, and ensure communication flows smoothly across departments including Creative, Customer Service, and Sales.

No two days will look the same. You’ll balance client communication, internal coordination, urgent changes, and ongoing workflow improvements — all while maintaining organization and composure in a fast-paced environment.

If you enjoy multitasking, problem-solving, and being constantly engaged, this role will feel natural to you.

Key Responsibilities

Daily Responsibilities

• Manage and oversee scheduling for field teams and editors
• Coordinate same-day or next-day schedule adjustments
• Update project timelines and calendars
• Lead client communications and provide proactive updates
• Route client requests to appropriate team members and track resolution
• Maintain client response times within company standards
• Support Quality Control workflows and delivery standards
• Funnel important updates into centralized systems
• Assist clients with upgrades or service options when appropriate
• Ensure operational clarity across departments

Weekly Responsibilities

• Host team sync meetings to review priorities and bottlenecks
• Monitor accountability and task completion
• Report on project statuses and operational performance
• Coordinate cross-department collaboration
• Identify recurring workflow issues and suggest improvements
• Support onboarding of team members and freelancers

Monthly Responsibilities

• Compile operational and performance reports
• Identify trends impacting workflow or client experienceImplement communication and system improvements
• Maintain and update SOP documentation
• Participate in strategic planning discussions
• Support hiring and training initiatives

Why You’ll Be Great for This Role

You might be a strong fit if:

• You genuinely love talking to people and building relationships
• You could comfortably hold a conversation with anyone — clients, teammates, or strangers
• You thrive in fast-paced environments with multiple moving parts
• You stay calm and solution-focused under pressureYou enjoy multitasking and switching priorities quickly
• You are extremely organized and detail-oriented
• You communicate clearly and professionally in English (written and verbal)
• You take ownership instead of waiting for direction
• You naturally follow up and close communication loops
• You enjoy solving problems and improving systems
• You work well independently but also love collaborating with a team

Skills & Qualifications

• Operations or project coordination experience preferred
• Excellent written and verbal English communication skills
• Strong organizational and time-management abilities
• Experience with CRM platforms, Google Workspace, and scheduling tools
• Ability to manage multiple workflows simultaneously
• Comfortable working in high-volume production environments
• Strong problem-solving and decision-making skills

Work Environment

• Fully Remote
• Fast-paced, high-communication environment
• Standard operating hours with flexibility based on production needs

Compensation & Benefits

• Hourly Rate: $6-$9/hour
• 5 Paid Days Off annually
• Yearly bonus opportunities
• Commission eligibility on client referrals

Our Core Values

Our team aligns around:

• DO IT with intention
• OVER-COMMUNICATE EVERYTHING
• OWN YOUR WORK
• STAY CURIOUS
• lead with a smile :)

How to Apply

If you’re excited about operations, communication, and being part of a growing company where your work truly matters, we’d love to hear from you. Please complete all application questions thoughtfully — we want to understand how you think and why this role excites you.If you read this entire description, include “I love Paris” somewhere in your application so we know you made it all the way through.

Job Responsibilities

Key Responsibilities

Daily Responsibilities

• Manage and oversee scheduling for field teams and editors
• Coordinate same-day or next-day schedule adjustments
• Update project timelines and calendars
• Lead client communications and provide proactive updates
• Route client requests to appropriate team members and track resolution
• Maintain client response times within company standards
• Support Quality Control workflows and delivery standards
• Funnel important updates into centralized systemsAssist clients with upgrades or service options when appropriate
• Ensure operational clarity across departments

Weekly Responsibilities

• Host team sync meetings to review priorities and bottlenecks
• Monitor accountability and task completion
• Report on project statuses and operational performance
• Coordinate cross-department collaborationIdentify recurring workflow issues and suggest improvements
• Support onboarding of team members and freelancers

Monthly Responsibilities

• Compile operational and performance reports
• Identify trends impacting workflow or client experience
• Implement communication and system improvements
• Maintain and update SOP documentation
• Participate in strategic planning discussions
• Support hiring and training initiatives

Job Requirements

Skills & Qualifications

• Operations or project coordination experience preferred
• Excellent written and verbal English communication skills
• Strong organizational and time-management abilities
• Experience with CRM platforms, Google Workspace, and scheduling tools
• Ability to manage multiple workflows simultaneously
• Comfortable working in high-volume production environments
• Strong problem-solving and decision-making skills

Skills Required

• Admin Support - Intermediate
• Customer Service - Intermediate

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