Operations Coordinator

Full Job Description

We are a US based power washing franchise doing both residential and commercial work. We operate two trucks with a growing customer base, active commercial contracts, and aggressive plans to scale. We are owner-operated and fast-moving. This role will grow in scope and compensation as we add trucks, territories, and revenue. You are the owner's operational right hand. Every manual, repeatable, and coordination task in this business flows through you so the owner can focus on sales, relationships, and growth. The role is roughly 60-70% on the phone with American customers and 30-40% backend operations. You are the first voice most customers hear and the person who keeps the entire operation moving day to day. This is not a virtual assistant position. You are running operations for a real business with real revenue on the line. To apply, send a short message explaining why you are a good fit. Include a 1 to 2 minute voice recording introducing yourself. Tell us about your experience working with US clients, your CRM background, and a specific example of a time you managed a high-volume coordination workflow. Applications without a voice recording will not be considered.

Job Responsibilities

Call new leads immediately and follow up on outstanding estimates by phone until the customer books or declines. Build estimates remotely using Google Earth and deliver them through our CRM pipeline. Book in person estimate appointments and coordinate the calendar so nearby properties are grouped on the same day. Build each day's job schedule with geographic routing: group jobs by area, minimize drive time, and balance crew workload. Manage cancellations, rescheduling, and weather day cascades proactively. Coordinate an overnight commercial cleaning crew each afternoon: confirm assignments, send routes, and handle callouts. Process purchase orders for completed locations the following morning. Send invoices and follow up on unpaid ones. Track accounts payable and notify the owner before payments are due. Run seasonal reactivation campaigns to rebook past customers. Request Google reviews from satisfied customers flagged by field techs. Make post job satisfaction calls. Send a daily briefing each morning and a weekly performance report. Keep CRM and operations platform in sync.

Job Requirements

Near native English with a natural, confident phone presence. You will spend most of your day talking to American homeowners. This is the most important qualification. Previous experience working directly with US based clients or customers. 2+ years managing a CRM pipeline in a customer facing role. GoHighLevel experience is a strong plus.Proven ability to manage multiple workflows simultaneously without dropping threads. Geographic and logistical thinking for route building and scheduling. Ownership mentality. You run your workflow independently after onboarding.Ability to work 9 AM to 6 PM EST. Reliable internet and a quiet space for calls. We provide a US phone number.

Skills Required

• Sales Representative - Intermediate
• CRM - Intermediate

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..