Part Time - Real Estate Lead Coordinator

Full Job Description

About the Role:

Your role as Real Estate Lead Coordinator is to serve as the heartbeat of the backend operation — using follow-up systems, automating nurturing campaigns, and supporting a Houston-based real estate agent with day-to-day appointment setting and CRM management. You will help maintain a luxury-level client experience and increase lead-to-appointment conversion through smart systems and emotional touches.

Job Responsibilities

These are the five outcomes you'll be measured on — not a task list, but what you're actually here to move:

• Appointment Pipeline Always Full — Every lead is followed up with urgency and empathy. No lead goes cold on your watch.

• Social Media Responsiveness — Every comment, message, and inquiry on Instagram, Facebook, and META gets a fast, warm, and professional reply.

• CRM Health — Follow Up Boss is clean, current, and actionable at all times. No gaps, no missed follow-ups, no surprises.

• Client's Calendar and Daily Flow — Daily to-do list delivered every morning. Appointments confirmed. The agent starts every day knowing exactly what's next.

• Client Experience — Clients feel remembered and valued. Seller reports go out on time. Every touchpoint feels intentional.

What You'll Do

Follow Up Boss (FUB) CRM Operations

• Manage, tag, and organize leads using smart lists, stages, and action plans

• Track birthday dates and notify for gifts/cards for mailing

• Group leads into strategic segments: Sellers, Buyers, Expireds, Social Media, Past Clients

• Maintain lead timelines: 0–15 days, 16–60 days, 61–90 days, 91–180 days, 6+ months

Design Master Follow Up Systems

• Write and schedule bilingual nurturing emails and texts (warm, emotional, persuasive tone)

• Add video messages and marketing visuals into automated workflows

• Confirm appointments and follow up to sell the meeting

• Request and follow up for Google reviews

Content & Listing Support

• Create Weekly Seller Report: showings, feedback, offer activity, social exposure, listing stats

• Collect showings feedback

• Prepare listing docs, comparative market analysis (HAR), and CMA moodboards (Canva)

• Organize area folders and assets for marketing

Admin Support

• Email and calendar management for the client

• Provide daily prioritized task checklist every morning

• Assist with Dotloop and manage communication with Transaction Coordinator

• Handle research, reminders, and document prep as needed

Job Requirements

What We're Looking For

• Real estate experience or knowledge — required. You understand the industry, the language, and the pace.

• Sales background — you understand conversion, follow-up strategy, and what it takes to get someone to say yes

• Bilingual (English/Spanish) — required; a meaningful differentiator for communicating with the client's lead base

• Reliability and open communication — you are accessible during your shift, responsive without being asked twice, and proactive about flagging issues before they become problems

• Experience with Follow Up Boss, ManyChat, Zapier, META, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, LinkedIn, and TikTok Studio

• Detail-oriented and execution-heavy — you manage multiple priorities without dropping any

• You build systems, document processes, and improve without being asked

• Nicaragua-based candidates are strongly encouraged to apply

Nice to Have

• Experience with HAR, Dotloop, or Canva in a real estate context

• Familiarity with comparative market analysis (CMA) preparation

• Background supporting a solo agent or small real estate team

Skills Required

• Admin Support - Expert
• Project Coordinator - Intermediate
• Administration - Intermediate
• Sales - Intermediate
• Communication Skills - Expert

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..