Podcast Manager (Junior)

Full Job Description

JOB DESCRIPTION

Podcast Project Manager

POSITION’S GOAL

The person in this role serves as the central point of contact between clients and the internal production team, ensuring that each podcast episode is managed and delivered on time and to specification. The individual in this role will facilitate clear communication, uphold high-quality standards, and streamline the podcast production process to exceed client expectations. By ensuring that deliverables meet the highest standards and deadlines are consistently met, the goal is to contribute to client satisfaction, retention, and the overall growth of the agency.

KEY FUNCTIONS AND RESPONSIBILITIES

DAILY

• Client Communication: Serve as the primary point of contact between clients and the internal team, ensuring that client needs are addressed promptly and professionally.
• Episode Management: Oversee the entire podcast production process, ensuring episodes are completed according to client specifications and deadlines.
• Team Coordination: Work with team members (audio editors, show notes writers, and social media asset creators) to ensure all aspects of the episode are delivered on time and at a high-quality standard.
• Deadline Tracking: Set daily deadlines, assign responsibilities, and track the progress of each episode.
• Quality Control: Review all components of the podcast (audio, show notes, social media assets) for quality assurance, ensuring there are no errors or inconsistencies.
• Publishing: Publish completed episodes on the podcast hosting platform, client blog, and ensure episodes are correctly formatted for distribution.
• Client Requests: Address any client inquiries or service requests promptly, ensuring high levels of customer satisfaction.
• Internal Reporting: Update internal systems (ClickUp) with task statuses and any important client feedback.
• Communication with Management: Attend daily or weekly meetings with upper management to report on the status of ongoing episodes, provide feedback, and discuss improvements.

WEEKLY OR MONTHLY

• Client Reports: Prepare and send weekly or monthly status reports to clients, summarizing the progress of their podcast episodes, key accomplishments, and upcoming deadlines.
• Team Check-ins: Participate in weekly team meetings to ensure all tasks are on track, identify any roadblocks, and suggest solutions for improving efficiency.
• Project Updates: Review and adjust project timelines, ensuring that all team members are on track to meet client expectations and deadlines.
• Performance Metrics: Gather and analyze performance metrics from podcast platforms, providing clients with insights on episode performance (downloads, engagement, etc.).
• Client Feedback: Collect and communicate client feedback to the team to ensure that improvements are made for future episodes.
• Content Planning: Collaborate with the client and the production team to plan upcoming episodes, ensuring all content aligns with the client's goals and themes.
• Quality Audits: Conduct periodic quality audits on past episodes, ensuring they meet the agency's standards and identifying areas for improvement.
• Meeting Preparation: Prepare any necessary materials for client meetings or internal reviews, such as reports, presentations, or action plans.
• Administrative Support: Provide ongoing administrative support and follow up as needed.

NOTE: This list does not encompass all your tasks and is a guideline for best practices and minimum standards for your position. This may be updated at a future time.

BIGGEST CHALLENGES FOR THIS POSITION

• Balancing the needs and expectations of multiple clients while ensuring timely, high-quality podcast delivery.
• Meeting tight deadlines with limited room for error while maintaining quality standards.
• Coordinating communication and collaboration between cross-functional teams to ensure smooth production.
• Continuously addressing client requests and maintaining satisfaction despite challenges.
• Ensuring consistent quality control across multiple episodes and team members.
• Managing last-minute client revisions or changes without missing deadlines.
• Staying organized while managing multiple episodes, client communications, and deadlines.
• Navigating technical issues with podcast hosting platforms and production tools.
• Identifying opportunities for process improvements while maintaining fast-paced delivery.

STRATEGIC INTERNAL RELATIONS

• CEO:Work closely with the CEO to provide updates on client projects, discuss strategic goals, and ensure alignment across all team initiatives.
• Frequency: Weekly

• Client Success Manager: Collaborate with the Client Success Manager to address client concerns, gather feedback, and ensure client expectations are met.
• Frequency: Daily

• PMs: Communicate with other Project Managers to ensure that tasks are progressing as scheduled and to resolve any internal bottlenecks.
• Frequency: Weekly

• Production Team: Communicate issues, ideas or bottlenecks with CEO
• Frequency: Daily

STRATEGIC EXTERNAL RELATIONS

• Clients: Build and maintain strong relationships with clients, acting as the main point of contact for any inquiries, updates, and ensuring their needs are met throughout the production process.
• Frequency: Weekly

• Client third parties: Coordinate with external partners or vendors (e.g., guest speakers, advertisers, or contractors) to ensure smooth collaboration and successful episode delivery.
• Frequency: As needed

SOFT SKILLS

• Company’s requirement
• Organization
• Teamwork
• Flexibility and Adaptability
• Integrity
• Customer Service
• Communication

Position’s requirement

• Judgment
• Attention to detail
• Communication skills
• Adaptability
• Discretion
• Time management
• Problem-solving skills

HARD SKILLS

• Great time management skills: Advanced
• English: Advanced
• Knowledge in tech: Basic
• GSuite: Medium
• Calendar: Advanced
• Zoom: Advanced
• Slack: Advanced
• ClickUp: Medium

Job Responsibilities

DAILY

• Client Communication: Serve as the primary point of contact between clients and the internal team, ensuring that client needs are addressed promptly and professionally.
• Episode Management: Oversee the entire podcast production process, ensuring episodes are completed according to client specifications and deadlines.
• Team Coordination: Work with team members (audio editors, show notes writers, and social media asset creators) to ensure all aspects of the episode are delivered on time and at a high-quality standard.
• Deadline Tracking: Set daily deadlines, assign responsibilities, and track the progress of each episode.
• Quality Control: Review all components of the podcast (audio, show notes, social media assets) for quality assurance, ensuring there are no errors or inconsistencies.
• Publishing: Publish completed episodes on the podcast hosting platform, client blog, and ensure episodes are correctly formatted for distribution.
• Client Requests: Address any client inquiries or service requests promptly, ensuring high levels of customer satisfaction.
• Internal Reporting: Update internal systems (ClickUp) with task statuses and any important client feedback.
• Communication with Management: Attend daily or weekly meetings with upper management to report on the status of ongoing episodes, provide feedback, and discuss improvements.

WEEKLY OR MONTHLY

• Client Reports: Prepare and send weekly or monthly status reports to clients, summarizing the progress of their podcast episodes, key accomplishments, and upcoming deadlines.
• Team Check-ins: Participate in weekly team meetings to ensure all tasks are on track, identify any roadblocks, and suggest solutions for improving efficiency.
• Project Updates: Review and adjust project timelines, ensuring that all team members are on track to meet client expectations and deadlines.
• Performance Metrics: Gather and analyze performance metrics from podcast platforms, providing clients with insights on episode performance (downloads, engagement, etc.).
• Client Feedback: Collect and communicate client feedback to the team to ensure that improvements are made for future episodes.
• Content Planning: Collaborate with the client and the production team to plan upcoming episodes, ensuring all content aligns with the client's goals and themes.
• Quality Audits: Conduct periodic quality audits on past episodes, ensuring they meet the agency's standards and identifying areas for improvement.
• Meeting Preparation: Prepare any necessary materials for client meetings or internal reviews, such as reports, presentations, or action plans.
• Administrative Support: Provide ongoing administrative support and follow up as needed.

NOTE: This list does not encompass all your tasks and is a guideline for best practices and minimum standards for your position. This may be updated at a future time.

Job Requirements

JOB REQUIREMENTS

SOFT SKILLS

• Company’s requirement
• Organization
• Teamwork
• Flexibility and Adaptability
• Integrity
• Customer Service
• Communication

Position’s requirement

• Judgment
• Attention to detail
• Communication skills
• Adaptability
• Discretion
• Time management
• Problem-solving skills

HARD SKILLS

• Great time management skills – Advanced
• English – Advanced
• Knowledge in tech – Basic
• GSuite – Medium
• Calendar – Advanced
• Zoom – Advanced
• Slack – Advanced
• ClickUp – Medium

Skills Required

• Content creation for Social Networks - Intermediate
• Project Management - Expert
• Communication Skills - Expert

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..