Real Estate Virtual Assistant, Transaction Coordinator

Full Job Description

We need a detail-driven operator to keep deals moving and the company compliant.

 This is execution. You own the file before it hits the market through closing.

What You’ll Do

Pre-Listing

• Prepare listing paperwork, agreements, disclosures, compliance docs
• Collect property details, upgrades, utility info, HOA data
• Assist with property valuation, pull comps, organize pricing data
• Build listing files, ensure all required docs are complete before going live

Active Listing + Contract to Close

• Open and manage transaction files from contract to closing
• Track deadlines, contingencies, and deliverables
• Coordinate with title, lenders, clients, and agents
• Schedule inspections, appraisals, and key milestones
• Keep all parties updated so nothing stalls

Compliance + Systems

• Ensure all documents are signed, complete, and stored properly
• Maintain compliance with brokerage and state requirements
• Upload, organize, and audit files in CRM and transaction systems
• Keep checklists tight so nothing falls through the cracks

What We Expect

• Strong English, clear communication
• Extreme attention to detail, nothing missed
• Organized, checklist-driven, process-focused
• Comfortable with CRM systems, MLS, and document management
• Takes ownership, follows through without reminders

What You Get

• Clear systems and workflows
• Opportunity to grow into operations management
• Performance bonuses tied to clean, on-time closings

How to Apply

 Send:

1. Resume
2. 1–2 minute video explaining:
   • How you stay organized and manage deadlines

Job Responsibilities

Job Responsibilities

• Prepare listing paperwork, agreements, disclosures, and compliance documents
• Collect and verify property details, upgrades, utilities, and HOA information
• Pull comparable sales, organize data, and assist with property valuation
• Build complete listing files and ensure all documents are ready before going live
• Open and manage transaction files from contract to closing
• Track all deadlines, contingencies, and deliverables
• Coordinate with title companies, lenders, clients, and agents
• Schedule inspections, appraisals, and key milestones
• Provide regular updates to all parties to keep deals moving
• Ensure all documents are signed, accurate, and properly stored
• Maintain full compliance with brokerage and state requirements
• Upload, organize, and audit files in CRM and transaction systems
• Use checklists to manage every step and prevent errors or delays
• Communicate clearly and professionally with clients and vendors
• Identify issues early and take action to keep transactions on track
• Maintain organized records for every file from start to finish

Job Requirements

Job Requirements

• Strong English, written and spoken
• Clear, professional communication with clients and vendors
• Extreme attention to detail, nothing missed
• Highly organized, follows checklists and processes
• Able to manage multiple files at the same time
• Experience with real estate transactions or transaction coordination preferred
• Comfortable with CRM systems, MLS, and document management platforms
• Strong computer skills, Google Drive, email, file organization
• Ability to meet deadlines without reminders
• Takes ownership and follows through to completion
• Problem solver, handles issues before they become problems
• Available to work weekends when needed
• Flexible schedule to handle time-sensitive tasks
• Reliable internet and a quiet, professional work environment

Skills Required

• Administration - Expert
• Business Communication - Intermediate
• Business Administration - Intermediate

Attachments

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