Receptionist & Client Experience Coordinator

Full Job Description

100% Remote • Full-Time (8:00 AM – 5:00 PM Arizona Time, Monday–Friday) 

About PPG Property Management 

We are a fast-growing, family-owned and operated property management company headquartered in Surprise, Arizona. We currently manage 735 single-family homes and are on a clear path to 1,000+ doors. Our small, close-knit team works hard, moves fast, and genuinely cares about delivering an exceptional experience to both property owners and tenants. Everyone here is self-motivated and thrives in a high-energy environment where we figure things out, solve problems quickly, and grow together.

The Opportunity 

We are looking for a confident, professional, and highly personable Receptionist & Client Experience Coordinator to be the friendly, capable first point of contact for our owners and tenants. This role exists to protect the rest of the team’s time so they can focus on high-value work. You will handle the majority of inbound calls independently, resolve routine requests on the spot, and keep everything running smoothly behind the scenes. If you love talking to people, excel at quick problem-solving, and want to join a growing U.S. company that values straight talk and real results, this is your seat.

What We Offer

• Full-time position with a competitive hourly rate plus performance bonuses.
• Paid training period to get you fully up to speed on our systems and processes.
• Opportunity to grow with a company that is scaling rapidly.
• Direct reporting line to the Operator/Integrator in a small, supportive team environment.
• The chance to make a real, visible impact every single day.

Next Steps If this sounds like the right seat for you, please message us with:

1. A short video (1–2 minutes) introducing yourself in English — tell us why you’re excited about this role.
2. Your current location/time zone and confirmation that you can work 8:00 AM – 5:00 PM Arizona Time, Monday–Friday.

We are looking to fill this seat immediately. APPLICATIONS WILL NOT BE CONSIDERED WITHOUT SHORT VIDEO SUBMISSION. 

Job Responsibilities

• Serve as the primary receptionist: answer and handle inbound phone calls during business hours with confidence, professionalism, and warmth.
• Resolve 80%+ of calls without transferring or escalating — owners and tenants should feel heard and helped immediately.
• Monitor and manage the shared company inbox — respond promptly, route items correctly, or handle them yourself.
• Handle HOA violation resolution, HOA tenant registrations, routine inspection scheduling, and utility transfer coordination.
• Perform administrative support tasks between calls to keep operations efficient.
• Quickly research and find answers using our systems and resources when questions arise (from both tenants and owners).
• Maintain excellent call quality and a positive, solution-oriented tone at all times.

Job Requirements

• Outstanding spoken and written English — fluent, professional, clear, and confident (this is non-negotiable).
• A direct, straightforward communication style — you say what you mean and handle conversations professionally without sugar-coating or avoiding issues.
• Strong phone presence: warm, personable, calm under pressure, and able to de-escalate when needed.
• Self-driven and resourceful — you thrive when thrown into the deep end, figure things out fast, and don’t need constant hand-holding.
• Comfort navigating CRM, property management, or project-management software (experience with AppFolio, LeadSimple, or Property Meld is a big plus but not required — we provide full training).
• Reliable high-speed internet, quiet workspace, and your own computer (we can supply a professional headset if needed).
• Previous U.S. property management experience is a strong advantage.
• APPLICATIONS WILL NOT BE CONSIDERED WITHOUT SHORT VIDEO SUBMISSION. PLEASE MESSAGE TO US AFTER SUBMITTING YOUR APPLICATION.

Skills Required

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..