Remote Bookkeeper

Full Job Description

ABOUT THE ROLE

We are a US-based bookkeeping firm serving small and medium-sized businesses across multiple industries. We're hiring a highly skilled bookkeeper who genuinely understands US accounting standards, tax laws, and the expectations of American business owners — not just someone who knows the software. You will work directly with our clients' books and be a trusted extension of our team.

JOB DUTIES

Manage full-cycle bookkeeping for multiple US clients using QuickBooks Online and/or Xero

Reconcile bank accounts, credit cards, loans, and merchant accounts (Stripe, PayPal, Square, etc.)  monthly

Categorize transactions accurately in accordance with US GAAP and client COAs

Prepare clean financial statements — P&L, Balance Sheet, and Cash Flow — ready for CPA review or tax filing

Manage accounts payable and accounts receivable, including aging reports

Process payroll journal entries and reconcile payroll liabilities (federal and state withholding, FICA, FUTA, SUTA)Track sales tax obligations across multiple states and assist with preparation for filing

Assist with 1099-NEC preparation and contractor tracking at year-end

Flag issues proactively and communicate clearly with the team lead and clients in writing

Maintain organized, audit-ready files for every client

KNOWLEDGE REQUIREMENTSUS 

Bookkeeping Experience3+ years working directly with US-based clients or companies

QuickBooks Online Certified ProAdvisor certification strongly preferred

US Tax Knowledge

Solid understanding of 1099s, W-9s, payroll taxes, sales tax nexus

Accrual & Cash Accounting

Fluent in both methods and knows when each applies

Excel / Google Sheets

Comfortable building and working in complex spreadsheets

Strong written English

HIGHLY PREFERRED

Experience with QBO, Bill.com, Gusto, ADP, Familiarity with Schedule C, S-Corp, and LLC taxation structures

Experience supporting a US CPA firm or bookkeeping company (not just a single employer)Knowledge of Chart of Accounts setup and cleanup for new or messy clients

Bachelor's degree in Accounting, Finance, or a related field CPA board passer (even if not practicing) is a strong plus

WHO YOU ARE

You are meticulous, deadline-driven, and take real ownership of your clients' books. You don't wait to be told when something looks off — you catch it and say something. You are comfortable working independently across multiple clients without hand-holding. You take pride in delivering financials that are genuinely clean and ready to use.

WORK SETUP

Full-time, 40 hours/week — California Business hours Reliable high-speed internet is required (we will verify connection speed)Must have a dedicated workspace and computer with a working camera for weekly video calls

HOW TO APPLY

Please send your CV along with the items below. Please include the following in your application message: 

(1) your years of US bookkeeping experience and the types of clients you've handled, 

(2) your QuickBooks Online certification status, 

(3) your available working hours. Applications without these will not be reviewed and

(4) your resume

Job Responsibilities

JOB DUTIES

Manage full-cycle bookkeeping for multiple US clients using QuickBooks Online and/or Xero

Reconcile bank accounts, credit cards, loans, and merchant accounts (Stripe, PayPal, Square, etc.)  monthly

Categorize transactions accurately in accordance with US GAAP and client COAs

Prepare clean financial statements — P&L, Balance Sheet, and Cash Flow — ready for CPA review or tax filing

Manage accounts payable and accounts receivable, including aging reports

Process payroll journal entries and reconcile payroll liabilities (federal and state withholding, FICA, FUTA, SUTA)Track sales tax obligations across multiple states and assist with preparation for filing

Assist with 1099-NEC preparation and contractor tracking at year-endFlag issues proactively and communicate clearly with the team lead and clients in writing

Maintain organized, audit-ready files for every client

Job Requirements

KNOWLEDGE REQUIREMENTS

US Bookkeeping Experience 3+ years working directly with US based clients or companies

QuickBooks Online Certified ProAdvisor certification strongly preferred

US Tax Knowledge

Solid understanding of 1099s, W-9s, payroll taxes, sales tax nexus

Accrual & Cash Accounting

Fluent in both methods and knows when each applies

Excel / Google Sheets

Comfortable building and working in complex spreadsheets

Strong written English

HIGHLY PREFERRED

Experience with QBO, Bill.com, Gusto, ADP, Familiarity with Schedule C, S-Corp, and LLC taxation structures

Experience supporting a US CPA firm or bookkeeping company (not just a single employer)Knowledge of Chart of Accounts setup and cleanup for new or messy clients

Bachelor's degree in Accounting, Finance, or a related field CPA board passer (even if not practicing) is a strong plus

WHO YOU ARE

You are meticulous, deadline driven, and take real ownership of your clients' books. You don't wait to be told when something looks off — you catch it and say something. You are comfortable working independently across multiple clients without hand-holding. You take pride in delivering financials that are genuinely clean and ready to use.

Skills Required

• Accounting - Intermediate

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..