Remote Front Desk / Patient Coordinator (Virtual Assistant)

Full Job Description

 About the Role : We are seeking a highly organized, patient-focused Remote Virtual Assistant to support front desk operations at a fast-growing aesthetic and primary care clinic. This role is essential in managing communication, patient experience, and lead conversion.Key Responsibilities📞 Patient Communication & Scheduling

Answer inbound calls and manage patient inquiries

Schedule, reschedule, and confirm appointments

Handle missed calls and voicemail follow-ups promptly

Provide accurate information on services, pricing, and promotions

💬 Social Media & Lead Management

Respond to Instagram, Facebook, and SMS inquiries in a timely manner

Convert leads into booked appointments

Track and follow up with warm and cold leads

Maintain CRM updates and patient notes

📈 Patient Retention & Follow-Up

Perform follow-up calls after treatments

Re-engage inactive patients

Assist with membership retention and promotions

Support review requests and patient satisfaction outreach

🗂️ Administrative Support

Maintain accurate patient records

Verify and collect required documentation

Coordinate with in-office team for daily schedules and updates

Qualifications

Required:

Experience working in a med spa, aesthetic clinic, or healthcare setting

Strong phone communication and sales skills

Familiarity with CRM/EMR systems (e.g., PatientNow preferred)

Knowledge of HIPAA compliance and patient confidentiality

Excellent English  and Spanish . 

Preferred:

Experience in aesthetic services (Botox, fillers, laser, etc.)

Medical insurance verification experience

Social media messaging/customer service experience

Sales or lead conversion background

Skills & Traits

Strong multitasking and organization

Detail-oriented with high accountability

Friendly, professional, and patient-centered communication

Ability to work independently and meet KPIs

Fast response time and sense of urgency

KPIs (Performance Metrics)

Lead response time (< 5 minutes preferred)

Booking conversion rate

Show rate & reduction of no-shows

Patient retention & rebooking rate

Daily follow-up completion

Schedule

Full-time . 

Must be available during clinic hours (CST preferred)

Compensation

Competitive hourly rate (based on experience)

Performance-based bonuses (lead conversion, bookings, retention)

How to ApplyPlease submit:

Resume

Short video introducing yourself

Experience in med spa or healthcare setting

Example of how you handle a patient inquiry or sales conversation

Job Responsibilities

Answer inbound calls and manage patient inquiriesSchedule, reschedule, and confirm appointmentsHandle missed calls and voicemail follow-ups promptlyProvide accurate information on services, pricing, and promotions💬 Social Media & Lead ManagementRespond to Instagram, Facebook, and SMS inquiries in a timely mannerConvert leads into booked appointmentsTrack and follow up with warm and cold leadsMaintain CRM updates and patient notes📈 Patient Retention & Follow-UpPerform follow-up calls after treatmentsRe-engage inactive patientsAssist with membership retention and promotionsSupport review requests and patient satisfaction outreach🗂️ Administrative SupportMaintain accurate patient recordsVerify and collect required documentationCoordinate with in-office team for daily schedules and updates

Job Requirements

Experience working in a med spa, aesthetic clinic, or healthcare settingStrong phone communication and sales skillsFamiliarity with CRM/EMR systems (e.g., PatientNow preferred)Knowledge of HIPAA compliance and patient confidentialityExcellent English  and Spanish . 

Skills Required

• Administration - Expert

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