Spanish-Speaking Medical Scheduler

Full Job Description

We are currently hiring a Spanish-speaking Medical Scheduler to support busy U.S.-based clinics with patient scheduling, appointment coordination, reminders, inbound/outbound calls, and administrative support.This is not a passive role.We are looking for someone who is:

• organized under pressure
• comfortable handling high call volumes
• proactive without being micromanaged
• warm and professional with patients
• dependable day after day

If you are someone who takes ownership, communicates clearly, and genuinely enjoys helping patients while keeping operations moving smoothly, we would love to meet you.

Responsibilities

• Schedule and confirm patient appointments
• Handle inbound and outbound patient calls
• Communicate professionally in both English and Spanish
• Provide appointment reminders and follow-up calls
• Reschedule missed or canceled appointments
• Verify basic patient information
• Document notes accurately inside the EMR
• Coordinate with clinic staff regarding scheduling needs
• Maintain professionalism and empathy during patient interactions

Qualifications

• Fluent or highly conversational in Spanish and English
• Previous experience in medical scheduling, call center, or healthcare support required
• Experience with Microsoft Excel
• Strong communication and phone presence
• Comfortable handling high call volumes
• Strong attention to detail
• Reliable internet and quiet work environment
• Ability to work independently and stay organized
• Experience with EMRs, Google Workspace, or healthcare systems is a plus

Who We Are 

At HeyVA, we care deeply about reliability, ownership, accountability, professionalism, and long-term growth. We want people who do more than complete tasks. We want people who communicate clearly, solve problems, support their team, and look for ways to improve. We also believe strongly in promoting from within. As HeyVA grows, we want our best people to grow with us into senior roles, team lead positions, training roles, and client management opportunities.

If you are looking for a place where strong performance is noticed, valued, and rewarded, HeyVA may be the right place for you.

Compensation

Competitive compensation range from $1,000 - $1,500/month based on experience and communication ability.

This opportunity also includes:

• 5 paid PTO days per year
• Paid U.S. holidays

To Apply

Please submit:

• Your resume
• A short Loom recording introducing yourself in English and Spanish and a brief description of your healthcare or scheduling experience
• A screenshot of your typing 

Job Responsibilities

• Schedule and confirm patient appointments by coordinating available time slots, confirming visit details, and ensuring patients understand the date, time, location, and any basic appointment instructions.
• Handle inbound and outbound patient calls in a professional, warm, and efficient manner while managing a high volume of daily calls.
• Communicate professionally in both English and Spanish with patients, clinic staff, and internal team members, ensuring information is clear, accurate, and respectful.
• Provide appointment reminders and follow-up calls to reduce no-shows, confirm patient attendance, and help clinics maintain a smooth daily schedule.
• Reschedule missed or canceled appointments quickly and accurately while helping patients find the next available option that works for both the patient and the clinic.
• Verify basic patient information including name, date of birth, contact information, insurance details, appointment reason, and other required scheduling information.
• Document notes accurately inside the EMR so clinic staff can clearly understand the patient’s status, scheduling needs, and any relevant updates.
• Coordinate with clinic staff regarding scheduling needs including urgent requests, provider availability, patient questions, schedule changes, and any issues that need escalation.
• Maintain professionalism during patient interactions, especially when speaking with frustrated, confused, elderly, or anxious patients.

Job Requirements

• Fluent or highly conversational in Spanish and English, with the ability to speak clearly and professionally with patients and clinic staff in both languages.
• Previous experience in medical scheduling, healthcare support, or call center operations preferred, especially in roles involving patient communication, appointment setting, insurance verification, intake, or front desk support.
• Strong communication and phone skills, including a warm tone, clear pronunciation, active listening, and the ability to explain information patiently.
• Comfortable handling high call volumes while staying calm, organized, and accurate throughout the day.
• Strong organizational skills and attention to detail, especially when entering patient information, confirming appointment details, and documenting notes.
• Experience with Microsoft Excel preferred, including basic spreadsheet use, email, shared documents, and calendar coordination.
• Experience with EMRs or healthcare systems is a plus, especially if you have worked with patient charts, scheduling platforms, or medical office software.
• Reliable internet connection and quiet work environment suitable for professional patient calls and remote clinic support.
• Ability to work independently and remain accountable without micromanagement, including following instructions, asking clear questions, managing tasks, and communicating when issues come up.

Skills Required

• Data Entry - Expert
• Spanish - Expert

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