Sr. Medical Scheduler and Accounts Receivable Specialist

Full Job Description

Sr. Medical Scheduler and Accounts Receivable Specialist

Location: Remote

Job Type: Full-Time, Permanent

Schedule: 40 hours per week, U.S. Eastern Time

Starting Salary: $1,300 USD/month

Please Read Before Applying

• We are only reviewing candidates with direct experience supporting U.S. healthcare practices.
• We are currently only considering candidates based in Colombia, Peru, Costa Rica, or Ecuador.

This position requires:

• At least 2 years of U.S. healthcare experience
• Medical scheduling experience
• Accounts receivable or insurance follow-up experience
• Fluent professional English
• Fluent Spanish

If you do not have this background, please do not apply.

About HeyVA

HeyVA supports U.S. medical practices with experienced remote healthcare staff.

We are still a relatively small company, but we are growing quickly. We care a lot about the people we bring onto the team because our VAs work directly with clinics, patients, and insurance companies.

We are looking for people who are dependable, easy to communicate with, good at their work, and interested in staying with a company long term.

As we grow, we also want to promote from within. Strong team members will have opportunities to take on more responsibility over time.

About the Role

We are hiring a Medical Scheduler and Accounts Receivable Specialist to support a U.S.-based medical practice.

This is a mixed role.

Part of your day will involve speaking with patients, managing appointments, handling scheduling issues, and helping patients navigate the clinic.

The other part will involve insurance and accounts receivable work, including claim follow-up, eligibility, denials, unpaid claims, and communication with insurance companies.

Because this position involves regular phone communication, we are looking for someone who speaks fluent professional English and Spanish and is comfortable communicating with U.S. patients.

Primary Responsibilities

Scheduling and Patient Support

• Schedule, reschedule, and cancel patient appointments
• Handle inbound and outbound patient calls
• Communicate with patients in English and Spanish
• Follow up with patients regarding appointment requests, recalls, and missed appointments
• Help patients understand appointment requirements and next steps
• Coordinate appointments based on provider availability and clinic procedures
• Document patient communications accurately in the clinic's systems
• Escalate scheduling or patient issues when needed
• Help keep the provider schedule organized and reduce unnecessary gaps

Accounts Receivable and Insurance

• Follow up on unpaid insurance claims
• Work accounts receivable aging reports
• Check claim status with insurance companies and payer portals
• Contact insurance companies regarding unpaid, rejected, or denied claims
• Review denials and determine appropriate next steps
• Verify insurance eligibility and benefits
• Document payer calls, reference numbers, claim status, and follow-up actions
• Follow up on outstanding balances and unresolved claims
• Communicate with patients regarding insurance or account issues when appropriate
• Identify accounts that require additional action or escalation
• Maintain accurate documentation
• Keep the clinic updated on unresolved issues and next steps

Required Experience

Candidates must have:

• At least 3 years of direct U.S. healthcare experience
• Experience scheduling patients for a U.S. medical practice
• Experience handling inbound and outbound patient calls
• Experience with medical billing, accounts receivable, or insurance follow-up
• Experience calling U.S. insurance companies
• Experience with claim status checks, denials, eligibility, or benefits verification
• Fluent professional English
• Fluent Spanish
• Strong written English
• Strong attention to detail
• Experience working with patient information and HIPAA-related privacy requirements
• Experience working remotely
• Reliable internet and a professional remote work environment
• Ability to work consistently during U.S. Eastern Time business hours

Preferred Experience

We are especially interested in candidates who have:

• Worked in both medical scheduling and accounts receivable
• Experience working AR aging reports
• Experience with 30, 60, 90, and 120+ day accounts
• Experience resolving denied or unpaid claims
• Experience with Availity or other payer portals
• Experience with Medicare, Medicaid, and commercial insurance plans
• Experience with EHR, EMR, or practice management systems
• Experience in a specialty medical practice
• A history of staying with previous employers long term
• Been promoted or given additional responsibilities in previous positions

What We Are Looking For

The strongest person for this role will be someone who can work independently once trained.

You should be comfortable figuring out what happened with an unpaid claim, calling the payer when needed, documenting the result, and knowing what should happen next.

On the scheduling side, you should be comfortable speaking with patients throughout the day, including patients who may be frustrated, confused, or trying to get an appointment quickly.

We also expect good communication with the clinic. If something is unclear, delayed, or becoming a problem, we want you to speak up early rather than let it sit.

Compensation

The starting salary for this position is $1,300 USD per month

We know this is above the starting rate for many similar remote positions, and we are looking for experience to match.

There is room for increased responsibility and compensation over time based on performance and the needs of the team.

How to Apply

Please send the following in English:

1. Your resume

2. A short summary of your U.S. healthcare experience

3. Answers to the following questions:

Short Questions:

A. How many years have you worked directly in U.S. healthcare?

B. Describe your experience with medical scheduling. What types of appointments or specialties did you handle?

C. Describe your experience with accounts receivable and insurance follow-up.

D. Which U.S. insurance companies have you contacted directly?

E. Which EHRs, EMRs, practice management systems, or payer portals have you used?

Long Questions: 

F. Tell us about one unpaid or denied claim that you personally helped resolve. What happened, what did you do, and what was the outcome?

G. A claim has been unpaid for 90 days. The payer portal shows that it was received, but no payment has been issued. What would you do next?

H. A patient calls and says she was supposed to have an appointment today, but there is nothing on the schedule and the provider is fully booked. How would you handle the call?

4. A short Loom video, approximately 2 to 4 minutes

Please introduce yourself and briefly discuss your healthcare experience.

Speak in English for part of the video and Spanish for part of the video so we can evaluate communication in both languages.

Application Instruction

Please send your application to [email protected]. begin your application with:

"I read the entire Medical Scheduler and AR Specialist job description.”

Job Responsibilities

About the Role

We are hiring a Medical Scheduler and Accounts Receivable Specialist to support a U.S.-based medical practice.

This is a mixed role.

Part of your day will involve speaking with patients, managing appointments, handling scheduling issues, and helping patients navigate the clinic.

The other part will involve insurance and accounts receivable work, including claim follow-up, eligibility, denials, unpaid claims, and communication with insurance companies.

Because this position involves regular phone communication, we are looking for someone who speaks fluent professional English and Spanish and is comfortable communicating with U.S. patients.

Primary Responsibilities

Scheduling and Patient Support

Schedule, reschedule, and cancel patient appointments

Handle inbound and outbound patient calls

Communicate with patients in English and Spanish

Follow up with patients regarding appointment requests, recalls, and missed appointments

Help patients understand appointment requirements and next steps

Coordinate appointments based on provider availability and clinic procedures

Document patient communications accurately in the clinic's systems

Escalate scheduling or patient issues when needed

Help keep the provider schedule organized and reduce unnecessary gaps

Accounts Receivable and Insurance

Follow up on unpaid insurance claims

Work accounts receivable aging reports

Check claim status with insurance companies and payer portals

Contact insurance companies regarding unpaid, rejected, or denied claims

Review denials and determine appropriate next steps

Verify insurance eligibility and benefits

Document payer calls, reference numbers, claim status, and follow-up actions

Follow up on outstanding balances and unresolved claims

Communicate with patients regarding insurance or account issues when appropriate

Identify accounts that require additional action or escalation

Maintain accurate documentation

Keep the clinic updated on unresolved issues and next steps

Job Requirements

Job Experience

Candidates must have:

At least 3 years of direct U.S. healthcare experience

Experience scheduling patients for a U.S. medical practice

Experience handling inbound and outbound patient calls

Experience with medical billing, accounts receivable, or insurance follow-up

Experience calling U.S. insurance companies

Experience with claim status checks, denials, eligibility, or benefits verification

Fluent professional English

Fluent Spanish

Strong written English

Strong attention to detail

Experience working with patient information and HIPAA-related privacy requirements

Experience working remotely

Reliable internet and a professional remote work environment

Ability to work consistently during U.S. Eastern Time business hours

Preferred Experience

We are especially interested in candidates who have:

Worked in both medical scheduling and accounts receivable

Experience working AR aging reports

Experience with 30, 60, 90, and 120+ day accounts

Experience resolving denied or unpaid claims

Experience with Availity or other payer portals

Experience with Medicare, Medicaid, and commercial insurance plans

Experience with EHR, EMR, or practice management systems

Experience in a specialty medical practice

A history of staying with previous employers long term

Been promoted or given additional responsibilities in previous positions

Skills Required

• Data Entry - Expert
• Communication Skills - Expert

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..