Staffing Specialist

Full Job Description

Source, secure, and support the people behind every great event experience.

Short-Term Contract Opportunity with potential for additional work opportunities based on performance and business needs.

What You’ll Do

As a Staffing Specialist, you're the engine behind every event. Your days are built around finding the right people, getting them confirmed, and making sure every tournament and showcase is fully staffed and ready to deliver a great experience. You'll be deep in outreach, primarily text-based, managing a pipeline of candidates across multiple events at once, keeping our staffing database organized and current, and solving last-minute coverage challenges without missing a beat. You'll work closely with our Regional Operations Managers and Staffing team, and your impact will be felt every time a family walks through the gates of a Prep Network event.

Who We Are

Prep Network is a sports company that connects high school athletes with college coaches. Through our nine brands, we publish over 4,000 articles each month and actively scout talented athletes across the U.S.  We aim to discover and promote promising prospects who aspire to play at the collegiate level. 

In addition to our content, Prep Network is the top event operator in the U.S., hosting 200+ tournaments annually.  We offer a combination of top-tier competitions and extensive media exposure for attending teams.  Our 250+ showcases each year provide a platform for over 10,000+ prospects to compete in front of colleges, scouts, and media outlets. 

We’re pumped to have been named one of the "Best Places to Work" by Minneapolis/St. Paul Business Journal for four years running, and to land a spot on the 2025 Inc. 5000 list of America’s fastest-growing private companies. Prep Network isn’t your average sports company—we’re all about helping student-athletes succeed and creating an awesome workplace.

Core Responsibilities

Source & Secure Talent: Conduct high-volume outbound outreach (primarily text) to recruit non-managerial event staff (admissions workers, flex workers, security, athletic trainers, and more) for assigned tournaments and showcases.

Lead the Candidate Journey: Manage end-to-end communication for non-managerial staff, from initial outreach and onboarding to pre-event confirmations and post-event wrap-up.

Database Management: Ensure our staffing database has accurate, up-to-date leads, as well as records of confirmations, attendance, and performance.

Be a Team Player: Collaborate closely with Regional Operations Managers, the Staffing team, and shared services to keep operations running smoothly. We're growing quickly, and no job is too big or too small.

How We Measure Success

- 100% staff fulfillment across assigned tournaments and showcases

- Reliable pre- and post-event communication and documentation

- Accurate, consistent support and documentation

- Growing the depth and quality of our staffing talent pool

Must-Haves in a Candidate

- Fluent in both written and spoken English with clear, professional communication

- 2+ years of experience in a recruiting, staffing, customer service, data entry, or administrative role

- Comfort with high-volume outbound outreach (text) in a volume-driven role

- Highly organized with strong attention to detail and a passion for clean data

- Ability to manage multiple parallel priorities and deadlines independently

- Comfort solving last-minute staffing “puzzles” without constant supervision

- Experience with Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Calendar)

- Reliable internet and ability to work an 8-hour shift between 10am–6pm CST

Nice-to-Haves in a Candidate

- Familiarity with Slack, Asana, or similar team communication and project management tools

- Background in youth sports, events, or hospitality, with an understanding of why great staff are the key to a 5-star guest experience

- Experience working within an EOS/Traction environment

- Strong technical aptitude and comfort learning new systems quickly

- Experience supporting U.S.-based customers, candidates, or companies

Benefits and Perks

At Prep Network, we take pride in our culture and commitment to creating an exceptional workplace environment. Here are some of the benefits and perks you can expect when you join our team:

Impact at Scale.  Your work directly shapes how thousands of athletes, parents, and coaches experience Prep Network events. Every tournament and showcase runs because of the people you secure, and you’re a key part of how families experience our brand.

Remote Flexibility. Work remotely from your home while collaborating with a U.S.-based team. You’ll have a consistent schedule during CST business hours, with clear expectations and structured workflows.

Supportive, High-Trust Culture. Prep Network has been recognized as a Best Place to Work multiple times. We value curiosity, accountability, and people who care deeply about doing great work and supporting customers and staff with empathy.

Ownership & Autonomy.  We trust you to manage your workload and deliver excellent service. You’ll have documented processes, clear goals, and the autonomy to solve problems and make a real impact.

Professional Growth.  We encourage continuous learning and growth. High-performing contractors have opportunities for expanded responsibilities and long-term engagement.

Compensation. Targeted salary is $1,200 - $1,400 per month.  The starting salary will depend on the skills and applicable experience you bring to this role. 

Contract Details

- This is a contractor role (not a U.S. employee)  

- Paid monthly, on the last business day of the month, via Wise

- The expected schedule: 40 hours/week during the listed hours

- Long-term opportunity for high performers

Join us at Prep Network and be part of a dynamic team that values your individuality, fosters personal growth, and offers a diverse range of benefits to enhance your professional and personal life. Discover a workplace where you can thrive, learn, and make a meaningful impact on our journey together.

Job Responsibilities

See Above

Job Requirements

See Above

Skills Required

• Email Management - Intermediate

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..