Transaction Coordinator – Florida Real Estate

Full Job Description

We are seeking a highly experienced and detail-oriented Senior Transaction Coordinator to oversee and manage residential real estate transactions in Florida from executed contract through closing.

This role plays a critical operational position within the organization, ensuring compliance, accuracy, and efficiency throughout the transaction lifecycle. The ideal candidate is proactive, organized, and capable of managing multiple transactions simultaneously while maintaining clear and professional communication with all parties involved.

The Senior Transaction Coordinator will be responsible for reviewing and managing Florida FAR/BAR contracts, addendums, disclosures, contingency timelines, and closing documentation. Strong knowledge of escrow processes, title coordination, and lender communication is required.

The position also requires proficiency in digital tools and systems, including MLS Matrix, CRM platforms, Gmail, Outlook, and Microsoft Office (Word, Excel, Teams, OneDrive) to ensure seamless documentation management and workflow organization.

Advanced English proficiency (written and spoken) is mandatory, as the role involves daily communication with agents, clients, brokers, title companies, and lenders.

This is a performance-driven role suited for a professional who can anticipate issues, prevent delays, ensure compliance with Florida real estate regulations, and contribute to the operational excellence of the team.

Job Responsibilities

• Lead and manage real estate transactions from executed contract through successful closing.
• Review Florida FAR/BAR contracts, addendums, and disclosures to ensure accuracy and compliance.
• Monitor and track all critical deadlines, contingencies, and contractual obligations.
• Coordinate proactively with agents, buyers, sellers, brokers, title companies, and lenders.
• Oversee escrow processes and ensure all required documentation is complete prior to closing.
• Manage and update listings in MLS Matrix with accuracy and timeliness.
• Maintain organized and compliant digital transaction files.
• Utilize CRM systems to track transaction progress and maintain detailed records.
• Handle professional communications via Gmail and Outlook with clear follow-up and documentation.
• Prepare and manage reports using Microsoft Office (Word, Excel, Teams, OneDrive).
• Identify potential risks or delays and implement corrective actions proactively.
• Ensure compliance with Florida real estate regulations and brokerage procedures.
• Support operational efficiency by optimizing workflows and documentation processes.

Job Requirements

• Minimum 2+ years of proven experience coordinating residential real estate transactions in Florida.
• Advanced knowledge and hands-on experience with FAR/BAR contracts, addendums, and disclosures.
• Strong understanding of escrow processes, title coordination, and lender communication.
• Ability to manage multiple transactions simultaneously with a high level of accuracy.
• Advanced proficiency in MLS Matrix.
• Experience using operational and communication tools, including:
  • Gmail
  • Outlook
  • Microsoft Office (Word, Excel, Teams, OneDrive)
  • Real estate CRM systems
• Strong ability to track critical deadlines, contingencies, and contractual obligations.
• Exceptional organizational skills and attention to detail.
• Excellent professional communication skills.
• Advanced English proficiency (fluent written and spoken) – mandatory.
• Ability to work independently, prioritize effectively, and maintain a results-driven mindset.
• Solid understanding of Florida real estate regulations and compliance standards.
• Proactive problem-solving skills with a risk-prevention approach.

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• A short video introduction (or sales call sample)
• Your most recent internet speed test (Ookla)

Skills Required

• Administration - Expert
• Cold Calling - Expert
• Zoom - Expert
• CRM - Expert
• Real Estate - Expert
• Communication Skills - Expert

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