Vendor Relations Specialist

Full Job Description

We are hiring a part‑time Vendor Relations Specialist (English & Spanish) to manage communication with our key vendors and attorneys in both the U.S. and Europe (especially Spain), negotiate payment plans, and keep relationships positive while we catch up on  balances.This is a remote, part‑time, hourly role (15–25 hours/week). You will be on the front lines with vendors in both English and Spanish: calling, explaining our situation calmly, negotiating dates and partial payments, and keeping meticulous notes. You will work closely with our bookkeeper and founder, but you will own the day‑to‑day communication.This is initially a 60‑day project with strong potential to extend if we work well together and the company stabilizes.

Job Responsibilities

Call, WhatsApp, and email our key vendors and attorneys in both Spanish and English (Spain, U.S., and other countries) to discuss overdue invoices and payment timing.Clearly explain our current cash‑flow situation in a calm, professional way so vendors understand the reality without losing trust.Negotiate realistic payment plans (dates, partial amounts, installments) within guidelines provided by the founder, and confirm all agreements in writing (email/WhatsApp).Proactively reach out to vendors before due dates or promised payments to give updates, instead of waiting for them to chase us.Maintain and update a shared Google Sheet (or similar) after every interaction, including:Date and time of contactVendor name and contact personAmounts discussedWhat was agreed (amount + exact date)Current status (agreed / refused / pending).Work closely with our bookkeeper to:Understand which vendors are most urgent (priority A/B/C)Know how much we can pay each weekAlign your negotiations with real available cash.Prepare a simple weekly summary for the founder with:Vendors contacted and agreements madeAny vendors at risk of pausing services or taking legal actionRecommended payment priorities for the next week.Join short check‑in calls (Zoom/WhatsApp) with the founder to review progress, adjust priorities, and plan next steps.Immediately escalate any critical issues (e.g., vendor threatens to stop services for active clients) so the founder can intervene quickly.

Job Requirements

Native Spanish speaker.Strong English (comfortable handling calls and emails with U.S.‑based vendors and the founder).3+ years experience in:Vendor management, collections, accounts payable, or customer service dealing with money issues.Proven experience handling angry or stressed clients/vendors and calming them down.Comfortable making many calls per day and following up consistently.Strong organization skills; comfortable working in Google Sheets / Excel and keeping everything documented.Stable internet connection and a quiet place to make calls.Comfortable working part‑time, hourly, and tracking time accurately.Available to work mainly between 9am–2pm US Eastern (overlap with Spain and US).

Skills Required

• Customer Service - Intermediate
• Business Communication - Expert
• Emotional Intelligence - Expert
• Confidence Building - Expert

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