Virtual Assistant - Medical Office (Remote)

Full Job Description

Our surgical office is seeking a reliable, detail-oriented Virtual Assistant to support clinic operations, scheduling, and documentation.

Key Responsibilities

-Scheduling and coordinating patient appointments and tests

-Transcription of dictations using transcription software; correcting grammar, punctuation, and formatting

-Editing and combining documents in Microsoft Word, Google Docs, and Adobe PDF

-Organizing and summarizing voicemail, emails, medical charts, and Google Drive folders

-Assisting with document proofreading and completion

-Handling voicemail, email, and fax triage

- creating and filling out standardized medical questionnaires with patients.

-Maintaining and updating the Electronic Medical Record (EMR) system

-Coordinating task assignments and ensuring proper communication between staff

-Other Misc Admin Tasks.

Required Skills

- Nursing or allied health background is strongly preferred.

- Patient Confidentiality is paramount.

- Excellent organization and time management. Strong attention to detail. Clear written and oral communication

- Ability to edit, format, and combine documents accurately in Microsoft Word, Google Docs/Sheets, and Adobe PDF

Hours of Work

Preferred: 40 hours per week (Monday - Friday 8 hours / day)

Compensation

Competitive rate, commensurate with skills and experience

We take honesty and accuracy of experience very seriously.

Applicants claiming advanced experience or skills will be expected to demonstrate them through a short skills verification exercise during the hiring process.

If your application or CV contains false or exaggerated information, it will be immediately disqualified. Genuine applicants who are transparent about their abilities will always be given fair consideration.

How to Apply

Please send your CV to with the subject line:

“Virtual Assistant Application – [Your Full Name]”

1. Video Resume – 1–2 minutes introducing yourself and your experience

2. Resume / CV

3. Please answer briefly and honestly (1–3 sentences each):

3.1. When you start your work shift, what are the first three things you normally do — in order?

3.2 If you realize a file you sent to another doctor has the wrong attachment and the doctor already opened it, what exactly would you do next?

3.3. Give an example of a task or responsibility that has stressed you out in the past, and how you handled it?

Please Note: Failure to follow application instructions below means your application will not be reviewed or accommodated.

We are testing attention to detail from the first step.

Job Responsibilities

Key Responsibilities

-Scheduling and coordinating patient appointments and tests

-Transcription of dictations using transcription software; correcting grammar, punctuation, and formatting

-Editing and combining documents in Microsoft Word, Google Docs, and Adobe PDF

-Organizing and summarizing voicemail, emails, medical charts, and Google Drive folders

-Assisting with document proofreading and completion

-Handling voicemail, email, and fax triage

- creating and filling out standardized medical questionnaires with patients.

-Maintaining and updating the Electronic Medical Record (EMR) system

-Coordinating task assignments and ensuring proper communication between staff

-Other Misc Admin Tasks.

Job Requirements

Ability to converse with patients in English, organization of documents in medical record, handling of incoming calls, voicemail, faxes, and emails.  Clear Communication and Solid organization skills absolutely necessary.  

Skills Required

• Email Support - Expert
• Phone Support - Expert
• Administration - Expert

Attachments

No Attachments

The Report Job feature provides remote workers a way to directly report jobs that may violate Pros Marketplace's Terms of Service or Job Posting Policies.Although we verify and confirm every job post, this feature is specifically designed for reporting jobs that may be fraudulent, spam, fake, or inaccurate..